Zijn asynchrone vergaderingen de toekomst?

Het is geen understatement om te zeggen dat de manier waarop we werken en communiceren aan het veranderen is. Videovergaderingen zijn nu essentieel voor veel bedrijven—maar deze komen met beperkingen. Leer hoe asynchrone vergaderingen virtuele teams bij hun samenwerking en productiviteit kunnen helpen.

Een illustratie van een professional die vanuit huis op een laptop aan het werk is.

Er zijn meer flexibele werkmogelijkheden gearriveerd—waaronder hybride en virtual-first teams—en deze zullen niet meer verdwijnen. In een onderzoek uit 2020 van PwC, geeft 83% van werknemers aan dat ze sinds de pandemie minimaal een dag per week thuis willen werken.

Nu steeds meer bedrijven thuiswerken aanbieden, worden technologieën voor communicatie en samenwerking essentieel. Videovergaderingen zijn nu een veelgebruikte methode waarmee teams op afstand verbonden en betrokken kunnen blijven.

Deze vergaderingen kunnen echter chaotisch verlopen—en bij overmatig gebruik zijn ze bovendien uitputtend. Trage internetverbindingen, gesprekken die elkaar overlappen en een algeheel gebrek aan productiviteit zijn slechts een paar van de problemen waar mensen bij videovergaderingen mee te maken hebben.

Een infographic van Atlassian geeft aan dat we gemiddeld 31 uur per maand aan niet-productieve vergaderingen besteden. Dus hoe kun je gebruikmaken van de voordelen van virtuele vergaderingen zonder in te boeten op productiviteit, betrokkenheid en verbondenheid?

Hier komen asynchrone vergaderingen om de hoek kijken.

Een professional die thuis op de grond op een laptop aan het werk is.

Laten we beginnen bij het begin. Wat wordt er met asynchroon bedoeld?

Asynchrone communicatie vindt plaats als één persoon (of groep) informatie verstrekt en er een vertraging is voordat de ontvangers hun antwoorden geven. 

Een goed voorbeeld van asynchrone communicatie is e-mail, berichten vereisen niet een onmiddellijk antwoord en er zijn onderbrekingen of vertragingen tussen uitwisselingen.

Simpel gezegd: een asynchrone vergadering vindt niet in realtime plaats. De vergadering wordt in zekere mate georganiseerd en gepland, maar zit niet vast aan een schema. Communicatie kan uit eenrichtingsverkeer bestaan, zoals een vooraf opgenomen video, of interactiever, zoals on-demand videoberichten.

Asynchrone vergaderingen worden niet live gestreamd—in plaats daarvan worden ze opgenomen zodat ze op een later moment kunnen worden bekeken en doorgenomen. 

Het verschil tussen asynchrone en synchrone vergaderingen

Misschien vraag je je af wat er anders is aan asynchrone vergaderingen. Als je inmiddels al een tijdje op afstand werkt, is het aannemelijk dat je meeste vergaderingen synchroon zijn verlopen. Dit wil zeggen dat ze live zijn en er deelnemers tegelijkertijd actief moeten zijn.

Net als bij asynchrone vergaderingen, kun je bij synchrone vergaderingen zelfs met collega's en klanten communiceren als de locatie een probleem vormt. Synchrone vergaderingen moeten echter gepland worden, en de vergadering zelf wordt niet altijd vastgelegd als toekomstige referentiebron.

Samengevat:

  • Synchrone vergaderingen vinden plaats in realtime—live videovergaderingen op platforms zoals Zoom vereisen tweerichtingsverkeer tussen deelnemers. Deelnemers nemen materialen van de vergadering samen door en feedback vindt onmiddellijk plaats
  • Asynchrone vergaderingen zijn het tegenovergesteld. Deze worden niet live gestreamd en de communicatie vindt niet in realtime plaats. Asynchrone vergaderingen worden opgenomen en gedeeld zodat de inhoud later kan worden bekeken en doorgenomen
Een professional die thuis werkt en op de bank op een laptop aan het werk is.

De voordelen van asynchrone vergaderingen

Asynchrone vergaderingen presenteren nieuwe mogelijkheden voor bedrijven om te innoveren en flexibeler te worden. Laten we eens kijken welke voordelen asynchrone vergaderingen zoal voor jouw bedrijf hebben.

Meer flexibiliteit

Asynchrone vergaderingen zijn essentieel voor hybride, verspreide en virtuele teams op afstand. Door de ongemakken van persoonlijke vergaderingen te vermijden, kunnen bedrijven hun talentenpool uitbreiden en buiten de grenzen van het kantoor werven.

Deze aanpak zorgt ervoor dat je in meerdere tijdzones en op verschillende platforms kunt werken. Als je klanten hebt in andere landen, hoef je je bij het organiseren van een vergadering niet druk te maken dat de aanvangstijd te vroeg is voor het ene team, maar te laat voor het andere.

Door de druk van onmiddellijke respons weg te nemen, is het minder waarschijnlijk dat teamleden last krijgen van burn-outs als ze te maken hebben tijdgerelateerde stress en eisen.

Op een persoonlijk vlak laat een asynchrone aanpak zien dat je je teamleden vertrouwt. Het toont dat je vertrouwen in hun vaardigheden hebt waarmee ze de taken vervullen, zonder dat ze voortdurend in contact hoeven staan met leidinggevenden of managers.

Je krijgt weer de controle over agenda en je maakt meer tijd vrij die je anders aan vergaderingen in persoon zou moeten spenderen (die al dan niet nuttig besteed kan worden!) Teamleden kunnen in hun eigen tempo en op een tijdstip en locatie naar voorkeur een videovergaderingen bekijken.

Hogere productiviteit

Vergeleken met asynchrone communicatie, en de bijbehorende eindeloze stroom aan meldingen, heb je bij asynchroon werk minder last van onderbrekingen.

Omdat je asynchroon materiaal kunt verwerken wanneer het jou uitkomt, heb je de mogelijkheid om een videovergadering terug te kijken wanneer je gedurende de dag het meest productief bent of wanneer je je het best kunt concentreren.

Met asynchrone vergaderingen kun je meer proactief dan reactief zijn bij het werk en het samenwerken met collega's. Je hoeft je niet te haasten om een video te bekijken en je ervaart geen druk om zo snel mogelijk op een vergadering te reageren.

Zonder de vermoeidheid die je na vergaderingen kunt ervaren, voel je je energieker en beter voorbereid. Wanneer je de vrijheid krijgt om met je volle aandacht een asynchrone vergaderingen te bekijken, die je kunt pauzeren of terugspoelen, ben je in staat om scherpere en meer gerichte feedback te geven.

Daarnaast kunnen meer collega's bijdragen aan discussies bij asynchrone vergaderingen. Als je tijdens video-oproepen meerdere stemmen tegelijk hoort of te maken hebt met dominante persoonlijkheden, kan dat ervoor zorgen dat de stillere teamleden niets bijdragen. Dit asynchrone alternatief stimuleert betere participatie en samenwerking.

Een professional die in hun thuiskantoor aan het werk is.

Leg vergaderingen voor de toekomst vast

De aard van asynchrone vergaderingen maakt het overbodig om handgeschreven aantekeningen te maken of informatie te onthouden die je na de vergadering wilt gebruiken.

Met behulp van een tool zoals Dropbox Capture, kun je een archief aanmaken van videovergaderingen voor huidige en toekomstige werknemers om te gebruiken wanneer daar behoefte aan is. Zo kun je heel eenvoudig instructievideo's voor beginners aanbieden, of lezingen die het hele team kan gebruiken.

Door vergaderingen vast te leggen die altijd kunnen worden bekeken, draag je bij aan een werkcultuur die transparant en betrouwbaar is. De opnames zijn er om jou te ondersteunen als je projectdoelen of -verwachtingen opnieuw wilt doornemen.

Vormen asynchrone vergaderingen dus de toekomst op het werk?

Volgens Buffer vindt 20% van thuiswerkers het lastig om met hun team samen te werken en te communiceren. Als je dit bekend in de oren klinkt, kunnen asynchrone vergaderingen een oplossing zijn, asynchrone vergaderingen nemen veel beperkingen van synchrone vergaderingen weg en bieden teams meer flexibiliteit.

Met asynchrone vergaderingen kun je je bedrijf vernieuwen en aanpassen in tijden van veranderende werkculturen en ongekende productiveitsuitdagingen. 

Synchrone vergaderingen hoeven echter niet compleet vervangen te worden, maar ze moeten ook geen prioriteit te zijn. Sommige teamleden en klanten kunnen de voorkeur hebben aan gesprekken op locatie boven opgenomen video's. Daarnaast moet je bij asynchrone vergaderingen rekening houden met de vertraging in de responstijd voor projecten die strakke deadlines hebben.

Idealiter zou je een balans moeten vinden met behulp van tools waarmee je bedrijf in overeenstemming met je langetermijndoelen kan groeien. Een platform zoals Dropbox Capture neemt niet alleen de druk van het bijwonen van vergaderingen weg, maar stelt teamleden ook in staat om feedback op video's te geven met opmerkingen per frame.

Een video van een schermopname in Dropbox Capture.

Geen synchroon gevoel

Nu hybride en thuiswerken steeds normaler wordt, worden videovergaderingen de norm voor veel bedrijven. Met Dropbox Capture worden asynchrone vergaderingen een fluitje van een cent.

Je teams, die zich zowel dichtbij als ver weg bevinden, zullen je dankbaar zijn dat je hen de controle over hun agenda's geeft en zullen goed werk produceren in de tijd die ze anders nodeloos aan vergaderingen zouden moeten besteden.