Als je ervoor verantwoordelijk bent om nieuwe werknemers op dag één al succes te laten behalen, sta je onder grote druk om geordend te blijven. Werknemers rekenen op jou om ze zo goed mogelijk op weg te helpen.
"Mensen leveren niet hun beste werk en tillen ons niet naar een hoger niveau als ze gestrest zijn over hoe ze een vergaderruimte moeten vinden, zich moeten inschrijven voor voordelen, of wanneer ze hun eerste salaris krijgen", zegt Joe Topasna, HR Operations Analyst bij Dropbox.
Sommige HR-professionals vinden nieuwe manieren om herhalende taken te verminderen en de ervaring persoonlijker te maken. Bij Dropbox gebruikt ons People-team Dropbox Paper om onboarding eenvoudiger te maken. Paper is een samenwerkingswerkruimte die praktisch elk onderdeel van onboarding efficiënter kan maken. Om je te laten zien hoe dat kan, hebben we enkele mensen bij Dropbox gesproken die verantwoordelijk zijn voor het omtoveren van nieuwe werknemers tot de best presterende werknemers.
1. Sjabloon maken van documenten
W-4s. I-9s. Documenten voor nalevingsvereisten per land. Niet de meest inspirerende manier om 'Welkom bij je nieuwe baan' te zeggen, of wel? Gelukkig zijn er manieren om enkele papieren (en werk) uit het papierwerk te halen.
Zoals elke HR-professional weet, is het onboarding-proces een herhaling van handelingen. Wat enkele jaren geleden goed werkte, werkt tegenwoordig misschien niet meer zo goed. Informatie over voordelen verandert bijvoorbeeld elke maand wel. Het kan dus een uitdaging zijn om alle gerelateerde documenten actueel te houden.
Maar wanneer het Dropbox People-team een Paper-document deelt met een onboarding-klas, kan het team ervoor zorgen dat de nieuwe werknemers toegang hebben tot de nieuwste details door tekst bij te werken of links toe te voegen aan gerelateerde Paper-documenten.
"Met Paper kunnen we een wijziging aanbrengen in een document en kunnen mensen dit live zien. We hoeven dus geen revisies te sturen", zegt Dorena Sanchez, Benefits Employee Experience Analyst bij Dropbox. "We kunnen ook opmerkingen plaatsen en mensen verschillende zaken rechtstreeks in het document laten controleren. Dat is echt superhandig voor ons team. We kunnen onze instructies altijd herhalen. Nieuwe werknemers hoeven niet eens op Vernieuwen te klikken om de wijzigingen te zien."
Ook besparen ze tijd met behulp van sjablonen. Hiermee voorkomen ze dat ze een volledig nieuwe batch documenten moeten maken voor elke instromende klas. Wanneer Dorena's team documenten steeds weer hergebruikt, gebruikt het team de functie 'sjabloon maken (van)' van Paper.
De functie 'sjabloon maken (van)' in Dropbox Paper
Je eigen sjablonen maken van Paper-documenten is eenvoudig. Je kunt ook onze gebruiksklare sjablonen gebruiken om je team te helpen projecten op te starten met vergaderingsnotities, projectplannen, creatieve instructies en meer.
Deze week hebben we een onboarding-sjabloon voor nieuwe werknemers geïntroduceerd (zie hieronder) die het HR-team van elk bedrijf kan gebruiken. Deze sjabloon is speciaal ontworpen om de verplichtingen van dag één voor je team eenvoudiger te maken. Sjablonen zijn alleen in het Engels beschikbaar en zijn binnenkort beschikbaar op mobiel.
De onboarding-sjabloon voor nieuwe werknemers van Dropbox Paper
2. Eenvoudige checklists bieden
Er gebeurt zoveel op de eerste dag dat je gemakkelijk het overzicht verliest van wat er wanneer moet gebeuren. Daarom maakt ons People-team ontzettend veel gebruik van checklists. Met Paper kun je snel takenlijsten maken en personen toewijzen aan elke taak met een @vermelding. Ze krijgen dan een e-mailmelding waarin staat op welke datum de taak voltooid moet zijn.
"We hebben deze voordelenchecklist eind vorig jaar geïmplementeerd", zegt Dorena. "Voorheen was het een presentatie van 60 dia's die we met werknemers deelden. We verwachtten dan gewoonweg dat ze elk detail onthielden." Dorena zegt dat ze zich snel realiseerde dat dit niet gemakkelijk is voor nieuwe werknemers, vooral als andere teams hun aandacht vragen om formulieren in te vullen. Bovenop al het papierwerk moeten ze ook nog leren wat hun nieuwe functie is.
Na de implementatie van de Paper-documentchecklist merkten Dorena en haar team dat hiermee niet alleen het proces wordt gestroomlijnd, maar het nieuwe werknemers ook helpt hun aandacht te richten op de belangrijkste zaken. "Nu kunnen we aan het begin van de presentatie zeggen 'Probeer dit niet te onthouden. Raadpleeg de checklist.' Mensen lachen daarom, maar ze hoeven echt alleen maar de checklist te onthouden."
Taken toewijzen en einddatums instellen in Dropbox Paper
3. Zichtbaarheid en transparantie toevoegen
Met behulp van de functie Lezersinfo in Paper (hieronder weergegeven) kan het HR-team een document naar nieuwe werknemers sturen en vervolgens controleren wie het document heeft geopend (en wie niet). Dorena zegt dat ze op deze manier ervoor kunnen zorgen dat iedereen die op de hoogte moet zijn, de informatie heeft ontvangen. "Soms krijgen we vragen zoals 'Waar kan ik deze informatie vinden?' Dan zeggen wij: 'Het lijkt erop dat je dit document nog niet hebt geopend. Dit document wordt je beste vriend. Volg het stap voor stap en dan mis je niks.'"
Voortgang bijhouden met de functie voor lezersinfo in Dropbox Paper
Bovendien laat Paper iedereen die is uitgenodigd voor het document het bewerkproces live zien. De teamleden die bewerkmachtigingen hebben gekregen, kunnen wijzigingen aanbrengen. Twee of meer personen kunnen tegelijkertijd revisies aanbrengen. De personen die alleen weergavemachtigingen hebben gekregen, kunnen opmerkingen toevoegen om vragen te stellen over materiaal of voorstellen voor wijzigingen doen. Gesprekken die vaak verloren gaan in e-maildiscussies kunnen in context worden weergegeven naast het materiaal in de opmerkingen en reacties.
Opmerkingen toevoegen in Dropbox Paper
Bij Dropbox zijn we er sterk van overtuigd dat werknemers van elkaar moeten kunnen leren wanneer we samenwerken en van onze eerdere keuzes kunnen leren. Paper zorgt ervoor dat nieuwe werknemers snel op de hoogte worden gebracht, omdat slechts één zoekopdracht in Paper leidt tot documenten van projecten in de hele organisatie.
"We zijn als bedrijf zeer transparant over wat we beter hadden kunnen doen voor wat betreft producten", zegt Joe. "Iedereen kan zoeken naar een overzicht. Dat beperken we niet. Dat is de standaard op bedrijfsniveau. Dat fascineert mensen. Nieuwe werknemers spreken me aan en zeggen 'Ik werkte bij XYZ, een technologiebedrijf, en daar kregen we die zaken echt niet te zien.' Dat is iets nieuws voor de meeste mensen."
Uiteraard heeft niet elk bedrijf dezelfde transparantiecultuur. Voor bedrijven die alleen bepaald materiaal openbaar willen maken, is Paper ontworpen om IT-beheerders de mogelijkheid te bieden aan te passen wie wat kan bekijken. Dit gebeurt met aangepaste instellingen voor elk Paper-document.
"Ik heb bij niet-technologische bedrijven gewerkt en heb als nieuwe werknemer hun proces gezien", zegt Dorena. "Het fysieke papier en monotone instructies. Voor mijn gevoel zit het verschil tussen onboarding hier en bij die andere bedrijven in automatisering en zichtbaarheid van instructies. Bij andere bedrijven zeggen ze: 'Zo schrijf je je in voor voordelen. Succes.' Hier zeggen we: 'Zo schrijf je je in voor voordelen. En zo vind je een dokter. En zo maak je een afspraak.'"
4. Reacties op vragen van nieuwe werknemers stroomlijnen
HR-teams zijn op een willekeurige dag het meeste bezig met vragen van werknemers beantwoorden. "Ik krijg misschien wel 30-40 vragen per dag", zegt Dorena. "Maar veel van die vragen hebben betrekking op medische zaken. Daar heb je geen snel, eenvoudig antwoord op. Er worden waarschijnlijk 40-50 standaardvragen per week gesteld, herhaald in een cyclus: 'Hoe schrijf ik me hiervoor in?' en dan een week later: 'Wanneer krijg ik mijn medische ID's?'."
Paper heeft dat zo gestroomlijnd dat het me maar 15 minuten per dag kost, in plaats van 3 uur gedurende de dag", zegt ze. "We hebben ons materiaal zo ontzettend ontwikkeld dat we niet meer dezelfde informatie hoeven blijven typen of het hoeven aanpassen aan elke werknemer. Ik kan reageren en een Paper-document delen met de boodschap 'Hier vind je die informatie.'"
Teamleden uitnodigen voor een gedeeld Paper-document
5. Het eentonige werk een spelelement geven
Om ervoor te zorgen dat het nog minder vervelend wordt om documenten te doorspitten, heeft het People-team bij Dropbox besloten een spelelement toe te voegen aan het proces. Ze hebben een speurtocht opgezet die nieuwe werknemers begeleidt door de inschrijving en ze laat kennismaken met een van de belangrijkste tools die het bedrijf gebruikt om projecten te coördineren en te communiceren met werknemers: Dropbox Paper.
"Ik gebruik de speurtocht, die functioneert als een rondleiding van onze voordelenpagina's, als introductie op Paper", zegt Dorena. "We gebruiken informatie over voordelen in Paper-documenten om te laten zien wat de initiële inschrijvingsinformatie is. Vervolgens sturen we een lijst met een opsomming van zaken die ze voor bepaalde datums moeten doen. Ik denk dat dat laat zien hoe handig de samenwerking is. Met de functie voor lezersinfo kun je namelijk de gezichten en namen zien van de andere nieuwe werknemers die het document bekijken."
Het Paper-document met de speurtocht voor nieuwe werknemers
"Ik zit pas net bij het team en vond de speurtocht heel leuk", zegt Tony Hue, Lifecycle Marketing Manager bij Dropbox. "Hoewel ik nog steeds teleurgesteld ben dat ons team de speurtocht niet heeft gewonnen, was het waarschijnlijk wel de beste manier om snel op de hoogte te raken van de basisbeginselen van Paper en bekend te worden met het leven bij Dropbox."
Als je wilt leren hoe Dropbox Paper de onboarding en andere taken gemakkelijker kan maken voor je team, ga je naar dropbox.com/paper.
