Kontrakter, skatter, kontoutskrifter, filer, mapper, videoer og mye mer. Fysisk eller digital, administrasjon av papirarbeid og eiendeler er en betydelig del av det å drive din egen virksomhet.
Skylagringsløsninger har gjort det mye enklere å lagre alt på ett trygt, sikkert sted – alt uten å rote til kontoret. Å lagre alt i skyen betyr også at du kan få tilgang til det fra flere enheter – hvor som helst, når som helst. Å lagre og organisere filene dine er imidlertid ikke det samme.
Hvorfor det er viktig å organisere de digitale filene dine
For å holde den lille bedriften din i gang, må du være smidig og klar til å svare. Hvis du har planlagt en kundes drømmebryllup, men i siste øyeblikk mister de bordplanen, må du finne den raskt. Jobbet med rygg-til-rygg-videoopptak på én dag, med forskjellige interessenter, og trenger du nå å redigere dem? Å vite hvilket klipp som tilhører hvilket prosjekt vil gjøre videoredigeringsprosessen mye jevnere.
Å ta deg tid til å administrere filene dine og organisere dem kan utgjøre en stor forskjell for deg og kundene dine.
Hvor lang tid vil det ta å organisere de digitale filene mine?
Hvor lang tid det tar å organisere de digitale filene dine vil avhenge av hvor mye du trenger å organisere. Hvis det bare er noen få prosjekter (eller du akkurat har begynt), vil det ta en ettermiddag. Hvis det er måneder eller år med filer, mapper og eiendeler, vil det ta noen dager å få det sortert. Eller spre det ut over en uke.
Ja, organisere digitale filer høres ut som en innsats. Men det er verdt å skape den eneste kilden til sannhet du kan stole på. Tenk deg hvor mye lettere det vil være å referere tilbake til gamle kreative prosjekter hvis de har klare navn, med alle eiendelene lagret i én mappe. Enda bedre, se frem til den undervurderte gleden ved å dele din fullt organiserte «Selvangivelse 2021/22»-mappen med regnskapsføreren din. Så len deg tilbake og la dem gjøre resten.
Tenk på det som å administrere e-postinnboksen din: det er en smerte i begynnelsen, men å få det gjort vil hjelpe deg med å finne ting raskere og mer effektivt.
Slik organiserer du digitale filer
Det er mange måter å organisere de digitale filene dine på, men du må sørge for at du finner et system som fungerer for deg. Det er ingen vits å sette på plass et veldig oversiktlig organisasjonssystem hvis det bremser deg, eller gjør det vanskeligere for deg å finne filer når du trenger dem.
For å komme i gang har vi satt sammen de ti beste filbehandlingstipsene våre:
- Velg ett sted å lagre filer og mapper
- Slett eller arkiver dupliserte filer
- Lag mapper og undermapper med et tydelig hierarki
- Vær tydelig og spesifikk
- Hold deg til konvensjonene for filnavn
- Arranger alltid filene korrekt mens du er på farten
- Oppbevar de viktigste dokumentene dine trygt
- Lag digitale kopier av fysiske dokumenter
- Ikke vær redd for å bli kvitt ubrukte filer
- Sikkerhetskopier filene dine og datamaskinen regelmessig
1. Velg ett sted for å lagre filer og mapper
Som soloprenør er datamaskinen din sannsynligvis allerede sentrum for alt som er relatert til virksomheten din. Det gjør det til et naturlig sted å lagre alle dine filer, mapper og eiendeler. Det eneste problemet er hva som skjer hvis datamaskinen din uunngåelig går i stykker, blir stjålet eller går tapt. Plutselig har alle de nøye organiserte filene og mappene dine forsvunnet. Au da.
Skylagring er et sikkert, pålitelig alternativ for å lagre alle eiendelene dine. Siden det betyr at filene og mappene dine er lagret online i skyen, trenger du aldri å bekymre deg for at maskinvaren din svikter deg. Du kan også få tilgang til alle filene dine på hvilken som helst enhet, fra hvor som helst du trenger dem. Så hvis det verste skjer og den gamle, trofaste bærbare datamaskinen til slutt gir opp, kan du logge på en annen enhet og raskt komme i gang igjen.
Fra et praktisk perspektiv betyr bruk av skylagring også at du kan få tilgang til filene og mappene dine hvor som helst og når du trenger dem. De fleste tjenester lar deg gjenopprette filene dine hvis du også sletter dem ved et uhell. Eller lag en sikkerhetskopi, for sikkerhets skyld.
2. Slett eller arkiver dupliserte filer
Denne er kort og kjekk. Å administrere dupliserte filer er å duplisere arbeidet ditt. Før du begynner å arkivere, slett duplikater. Du kan også legge dem til side i en arkivmappe hvis du er usikker på om du trenger dem igjen.
Hvis du bestemmer deg for å beholde dem, lar Dropbox deg lagre filer på nettet og angi dem som bare online. Dette betyr at de fortsatt er trygge og sikre i skyen når du trenger dem, men at de ikke tar opp verdifull plass på enheten din. Det er ikke nødvendig å lagre hele den kreative porteføljen din på din pålitelige MacBook Air. Bare lagre det i skyen og få tilgang til arbeidet ditt når du trenger å vise det frem!
3. Lag mapper og undermapper med et tydelig hierarki
Du har ikke tid til å søke gjennom mapper etter mapper for å finne den rette «Kampanjeeiendel»_016.jpg». Opprett en mappestruktur som er enkel å forstå og navigere i, og lagre deretter relaterte filer, dokumenter og eiendeler sammen, uansett filtype. For å gjøre dette, må du etablere et klart mappe- og undermappehierarki.
Som en beste praksis, er det en god idé å strukturere mappehierarkiet:
Etter navn
Klienter > Klientens navn > Kreativt > Høsten 2022 > Det flotte innendørs > Flott_Innendørs_Camping_ FB_1080x1080.jpg
etter prosjekt
Alle prosjekter > Kreative kampanjer > Facebook-annonser > Det flotte innendørs > Flott_Innendørs_Camping_ FB_1080x1080.jpg
eller Etter dato
2022 > September > Kreativt > Klientens navn > Det flotte innendørs > Flott_Innendørs_Camping_ FB_1080x1080.jpg
Uansett hva du velger, bare husk å unngå å overbelaste mapper med filer. Del dem i stedet inn i undermapper. Dette vil gjøre det mye enklere for deg eller dine samarbeidspartnere å finne filene du trenger.
4. Vær tydelig og spesifikk
Fil- og mappenavn må være tydelige og enkle å forstå. Hvis du er en fotograf som jobber i høysesongen for bryllup, kommer du til å ha uker der du skal delta på tre eller fire bryllup. La oss være ærlige – du kommer ikke til å ha tid til å endre navn på hvert bilde når du laster dem opp. Men du kan sortere dem i mapper med detaljer som dato, stedsnavn og kanskje fornavnene til det lykkelige paret. Takk deg selv senere.
Å være tydelig og spesifikk med filbehandlingen din er enda viktigere når du deler filer og mapper. I runde fire har ikke klienten tid til å forhåndsvise hver og en av de 30 kampanjemidlene. De vil bare sjekke at du har gjort tilbakemeldinger på JB_Mars_22_Kampanje_Banner.png.
5. Hold deg til konvensjonene for filnavn
Når du har valgt et sett med navnekonvensjoner, hold deg til dem. Enten du jobber solo eller samarbeider med andre, gjør det å være konsekvent alles liv enklere.
Som en ekstra bonus, er det tydelig at navngivning av filer og mapper gjør det mye, mye enklere å søke etter dem etter navn.
6. Arranger alltid filene korrekt mens du er på farten
Det er lett å ende opp med et etterslep av filer som må arkiveres. Ikke vær den personen. Arranger i stedet filene mens du er på farten, eller opprett eiendeler i mappen de hører hjemme i. Hvis du ved en feiltakelse lagrer en fil i feil mappe, bør klare navnekonvensjoner også gjøre det enkelt å sortere. Ingen skade gjort.
7. Oppbevar de viktigste dokumentene dine trygt
Passordbeskyttende filer er en vanlig måte å beskytte viktige dokumenter på. Noen nettskylagringsløsninger lar deg til og med gi og fjerne tilgang til dokumenter med noen få enkle klikk. Begge er smarte strategier for digital infrastruktur og cybersikkerhet å sette på plass for å beskytte arbeidet ditt.
Noen ganger trenger filer et ekstra lag med sikkerhet, utover til og med passord. Det kan være fordi de inneholder sensitiv informasjon, for eksempel kundenes personopplysninger. Det kan være fordi du jobber med en helt ny prototype som konkurrentene dine ville elske å få tak i. Eller kanskje det ikke er jobbrelatert i det hele tatt. Kanskje du bare trenger et trygt sted å hjelpe til med å lagre foreldrenes viktige papirer.
Dropbox Vault hjelper deg med å lagre, organisere og sikre den mest sensitive informasjonen din i skyen. I tillegg til sikkerhetstiltakene Dropbox allerede har på plass, er Vault en PIN-beskyttet mappe i Dropbox-kontoen din. Bare du bør kjenne PIN-koden, og bare du har tilgang til det som er inni.
.png)
8. Lag digitale kopier av fysiske dokumenter
Selv om virksomheten din er bortimot fullstendig basert på nett, vil du fortsatt ha fysiske dokumenter og eiendeler. Men det er ikke nødvendig å holde disse adskilt når du administrerer filene dine. Du kan i stedet ganske enkelt digitalisere dem og arkivere dem på samme måte som en annen digital fil.
En måte å gjøre dette på er å bruke en dokumentskanner for å skanne kvitteringer, ID-er, bilder og mer, rett til telefonen. De vil om kort tid også være klare for arkivering. Hvis skylagringen din har optisk tegngjenkjenning (OCR) innebygd, kan du konvertere de skannede bildene til tekstsøkbare PDF-filer.
Prøver du å finne den ene spesifikke kontrakten du glemte å sende inn, men husker bare navnet på underskriveren? Ikke noe problem – bare søk på lagringsplassen din etter navnet på underskriveren og OCR vil raskt identifisere den irriterende PDF-kontrakten den er nevnt i.
9. Ikke vær redd for å bli kvitt ubrukte filer
Sletting og arkivering av gamle filer er ikke bare en engangshandling. Hvis du vil administrere de digitale filene dine effektivt, må du utføre en rask gjennomgang av og til. Du kan bli overrasket over hvor mye av det du finner faktisk kan fjernes.
Den beste måten å gjøre dette på er å angi en påminnelse for deg selv. Når filene dine er organisert, er det å sette av denne tiden til å vedlikeholde og administrere filene dine en fin måte å spareplass på – både på harddisken og i hvilken som helst skylagring du bruker.
10. Sikkerhetskopier filene dine ... og datamaskinen din jevnlig
Sist, men på ingen måte minst: ta alltid sikkerhetskopi av alle filene og mappene dine. All den filbehandlingen og organiseringen er bortkastet hvis filene dine ikke er sikkerhetskopiert, for sikkerhets skyld. Hvis du ikke har en sikkerhetskopi og mister eller skader datamaskinen som hele virksomheten din er basert på, har du plutselig fått et stort problem.
Vi har allerede nevnt at eksterne harddisker er et godt alternativ for å sikkerhetskopiere filene dine. Men de kan også lett bli borte, stjålet eller ødelagt. Da er du tilbake til start. Sikkerhetskopiering til nettskyen er en flott løsning på dette problemet. Da kan du få tilgang til sikkerhetskopiene dine når som helst og hvor som helst.
Med Dropbox Backup kan du til og med sikkerhetskopiere flere datamaskiner og eksterne harddisker til nettskyen. Hvis datamaskinen eller harddisken din skulle gå i stykker eller bli stjålet, kan du enkelt gjenopprette alle filene og mappene dine til en annen enhet. Det beste av alt er at filene og mappene dine blir gjenopprettet der de opprinnelig var lagret, så du kan fortsette der du slapp.
Finn et hjem for alle filene dine
Når det gjelder å administrere de digitale filene dine, er det å finne den rette lagringsløsningen det beste stedet å begynne. Dropbox har sikker, brukervennlig skylagring som gjør det enkelt å holde orden på filene og mappene dine. Men vi gjør mer enn bare å lagre.
Tenk på Dropbox som ditt sentrale samarbeidssenter. Trygge og sikre, filene og mappene dine er tilgjengelige fra datamaskinen, telefonen eller nettbrettet når du trenger dem. Hvis du vil dele arbeidet ditt med klienter, kunder eller samarbeidspartnere, er det også enkelt. I tillegg, hvis du noen gang mister tilgangen til filene dine, vil Dropbox holde dem trygge og organiserte – selv om datamaskinen din går tapt, eller om den til slutt bryter sammen.