Kreative personers hodebry. Du legger hjerte og sjel i et prosjekt. Det er nøye gjennomtenkt og grundig utført ned til hver minste lille detalj, om du skal si det selv. Så kommer den vanskelige biten: Å dele arbeidet ditt slik at du kan hente inn nyttige tilbakemeldinger fra en kunde eller kollega.
Det er ikke til å unngå at enkelte tilbakemeldinger er frustrerende. Alle har hatt en kunde som slenger sammen en liste med kommentarer som de sender på e-post. Eller et teammedlem som gir innspill via Zoom i stedet for å skrive det ned. Tilbakemeldinger, selv konstruktive, er vanskelige å implementere hvis de ikke blir levert på en god måte.
Enten du redigerer en demovideo eller finpusser en salgspresentasjon, må du ta hensyn til alle kommentarer før du går videre med prosjektet. En fast, gjentakende gjennomgangsprosess gjør det mye enklere for alle parter. Et par små endringer i arbeidsflyten vil gi stort utbytte senere.
Prøv disse tre tipsene for å dele arbeidet ditt med teamet eller kunder på en mer effektiv måte, og få bedre tilbakemeldinger på kjøpet.
1. Vær forutsigbar – del filene på samme måte hver gang
Å være konsekvent er grunnlaget for alle gode prosesser. Men det er ikke alltid enkelt, særlig når du skal dele store, kreative filer. E-postvedlegg har størrelsesbegrensninger. Og sender du ut fysiske utskrifter, mister du garantert noe viktig på veien. Du trenger en enkel måte å dele kreative ressurser på som fungerer hver gang, uavhengig av filformat eller størrelse. Da trenger du ikke instruere hele teamet på nytt for hver nye forespørsel. Samarbeidspartnere vet alltid hvor de kan finne den nyeste versjonen av arbeidet ditt. Du trenger ikke mase på etternølere eller dele filene dine på nytt, du får tilbakemeldingene du trenger uten å måtte tenke på det.
Det er imidlertid ett problem: En kronglete prosess kan skape flere problemer enn den løser. Du vil helst ikke kjøre deg fast i unødvendige detaljer. Derfor har vi gjort det så enkelt som mulig å dele. Med Dropbox kan du dele filer med alle og gjøre det enkelt for deg og den som skal gjennomgå filen. Send en hel bildekatalog eller et stort videoprosjekt med bare et par klikk. Og lever prøvetrykk på design med en gang etter en oppdatering. De som ser gjennom, kan til og med legge inn kommentarer rett i Dropbox. Da blir all kontekst du trenger, fra tilbakemeldinger til filversjonshistorikk, samlet på ett sted.
2. Øvelse gjør mester. Finn et system som fungerer, og hold deg til det
Alle nye prosesser medfører en læringskurve. Men jo mer du og kollegaene dine bruker den, desto enklere og mer effektiv blir den. Du kan begynne med å sikre tilbakemeldingsprosessen. Lag en plan som starter på slutten av prosjektet og går bakover for hvert nye kreative prosjekt, og angi antall gjennomgangsrunder. Ikke vær redd for å be om tilbakemeldinger i det formatet du foretrekker, det er jo du som redigerer. Jo mer spesifikk du er når det gjelder behov, desto mer kan kollegaene dine gjøre for å hjelpe til.
Til syvende og sist har du og alle interessenter i prosjektet samme mål: å gjøre en best mulig jobb. De gode hensiktene forsvinner imidlertid underveis hvis tilbakemeldinger ikke leveres på en god måte. Derfor er det så viktig å effektivisere og standardisere gjennomgangsprosessen – og det kan Dropbox bidra til. Du kan legge inn en utløpsdato for delte koblingstillatelser for å unngå kommentarer svært sent i prosessen. Eller du kan gi bestemte brukere skrivebeskyttet tilgang, slik at de kan ta en titt og kommentere uten å redigere. Og det beste av alt? Dropbox viser hvem som har sett på filen og hvem som ikke har det – alle involverte må ta ansvar umiddelbart.
3. Be om det du vil ha. Uthev områdene du ønsker tilbakemeldinger på
Ingen kjenner arbeidet ditt bedre enn deg selv. Bruk det til din fordel. Når du ber om tilbakemeldinger, kan du fortelle alle som ser gjennom arbeidet akkurat hva du trenger. Be en skribent eller redaktør se gjennom grammatikken. Be kreativ direktør om å kommentere på den generelle utformingen. Og spør en kontoansvarlig om arbeidet ditt dekker alle kundebehov. Er du proaktiv, er det lettere å unngå for mange kommentarer. Isteden får du nyttige tilbakemeldinger som er knyttet til hver enkelt bidragsyters ekspertise.
Å fortelle hva noen skal gjøre er ikke et problem, men det er én felle du må unngå, og det er utydelige instruksjoner. Ikke bare fortell de som skal se gjennom arbeidet ditt hvor du vil ha tilbakemeldinger, vis dem det. Med Dropbox kan du markere kommentarer direkte i filen, og deretter dele den for å få tilbakemeldinger. Når de som skal se gjennom, åpner filen, vil notatene og anmerkningene dine være lett synlige. Du kan legge til kommentarer og spørsmål knyttet til en bestemt del av et bilde, en video, en designfil eller et tekstdokument. På den måten vet prosjektteamet akkurat hvor tilbakemeldingene deres vil få størst innvirkning.
Det beste kreative arbeidet er summen av mange deler, og gjennomganger er en avgjørende del. Med de rette tilbakemeldingene kan arbeidet ditt nå nye høyder. På den andre siden kan forvirrende eller utydelige tilbakemeldinger bremse eller stanse et prosjekt. Nøkkelen er å hjelpe de som har gjennomsyn til å hjelpe deg. Ikke vær redd for å be om akkurat det du trenger. Og gå alltid foran med et godt eksempel: Velg de beste verktøyene til jobben, hold deg til én prosess og be om tilbakemeldinger der du trenger det.
