Tip pengurusan fail digital untuk usahawan solo

Mengetahui cara untuk mengurus fail digital anda boleh menjimatkan masa dan usaha anda. Mula-mula, anda perlu berhenti memikirkan tentang proses yang menyakitkan. Berita baik, dengan beberapa tip pengurusan fail ringkas, anda dapat menguasai seni mengatur fail digital dengan mudah.

Seorang usahawan solo duduk dengan komputer riba, mencuba untuk mengurus dan mengatur fail digital mereka.

Kontrak, cukai, penyata bank, fail, folder, video dan banyak lagi. Menguruskan kertas kerja dan aset fizikal atau digital anda merupakan bahagian penting dalam menjalankan perniagaan anda sendiri.

Penyelesaian penyimpanan awan telah lebih memudahkan penyimpanan segala-galanya di satu tempat yang selamat dan terjamin—semuanya tanpa menyepahkan pejabat anda. Menyimpan segala-galanya dalam awan juga bermakna anda boleh mengakses simpanan daripada berbilang peranti—di mana-mana sahaja, pada bila-bila masa. Walau bagaimanapun, menyimpan dan mengatur fail anda bukanlah perkara yang sama.

Sebab pentingnya mengatur fail digital anda

Untuk memastikan perniagaan kecil anda berjalan dengan lancar, anda perlu tangkas dan bersedia untuk memberikan respons. Jika anda telah merancang perkahwinan impian klien anda, tetapi pada saat-saat akhir mereka kehilangan pelan meja mereka, anda perlu mencari pelan dengan pantas. Bekerja dengan rakaman video berturut-turut dalam satu hari dengan pihak berkepentingan yang berbeza, dan kini perlu mengedit video tersebut? Mengetahui klip untuk setiap projek akan menjadikan proses pengeditan video lebih lancar.

Meluangkan masa untuk mengurus fail anda dan mengatur fail itu boleh membawa perubahan yang besar kepada anda dan pelanggan anda.

Berapa lamakah masa yang diambil untuk mengatur fail digital saya?

Tempoh masa yang anda perlukan untuk mengatur fail digital anda akan bergantung kepada masa yang anda perlukan untuk mengatur. Jika hanya melibatkan beberapa projek, (atau anda baru bermula), luangkan sepanjang petang. Jika ia terdiri daripada fail, folder dan aset berbulan atau bertahun, ambil masa beberapa hari untuk mengisih dokumen tersebut. Atau luangkan masa sepanjang minggu.

Ya, mengatur fail digital kelihatan seperti usaha. Tetapi berbaloi untuk mencipta satu-satunya sumber kebenaran yang anda boleh harapkan. Bayangkan betapa mudahnya untuk merujuk kembali projek kreatif lama jika projek itu mempunyai nama yang jelas, dengan semua aset disimpan dalam satu folder. Lebih baik lagi, nantikan kegembiraan tidak terhingga berkongsi folder "Pulangan Cukai 2021/22" yang teratur sepenuhnya dengan akauntan anda. Kemudian berehat dan biarkan mereka melakukan yang lain.

Fikirkan ia seperti mengurus peti masuk e-mel anda: memang susah pada mulanya, tetapi menyelesaikan tindakan itu akan membantu anda mencari sesuatu dengan lebih cepat dan lebih cekap.

Cara mengatur fail digital

Terdapat banyak cara untuk mengatur fail digital anda, tetapi anda perlu memastikan anda menemui sistem yang sesuai untuk anda. Tiada guna apabila mempunyai sistem pengaturan yang sangat jelas jika ia melambatkan anda, atau menyukarkan anda untuk mencari fail apabila anda memerlukan fail tersebut. 

Untuk membantu anda bermula, kami telah mengumpulkan 10 tip pengurusan fail teratas kami:

  1. Pilih satu tempat untuk menyimpan fail dan folder
  2. Hapuskan atau arkibkan fail pendua
  3. Cipta folder dan subfolder dengan hierarki yang jelas
  4. Jelas dan spesifik
  5. Ikut konvensyen penamaan fail anda
  6. Sentiasa membuat fail semasa anda bergerak
  7. Simpan dokumen paling penting anda dengan selamat
  8. Buat salinan digital bagi dokumen fizikal
  9. Jangan takut untuk membuang fail yang tidak digunakan
  10. Sandarkan fail anda secara kerap...dan komputer anda juga

 

1. Pilih satu tempat untuk menyimpan fail dan folder

Sebagai usahawan solo, komputer anda mungkin sudah menjadi pusat bagi semua perkara yang berkaitan dengan perniagaan anda. Itu menjadikan ia tempat lazim untuk menyimpan semua fail, folder dan aset mereka. Satu-satunya masalah adalah perkara yang akan berlaku sekiranya, tidak dapat dielakkan, komputer anda rosak, dicuri atau hilang. Dengan sekelip mata, semua fail dan folder anda yang diatur secara teliti lesap. Aduh.

Penyimpanan awan  ialah pilihan selamat yang boleh dipercayai untuk menyimpan semua aset anda. Memandangkan ia bermakna fail dan folder anda disimpan dalam talian, anda tidak akan perlu risau tentang perkakasan yang mengecewakan anda. Anda juga boleh mengakses semua fail anda pada mana-mana peranti dari mana-mana sahaja yang anda perlukan fail tersebut. Oleh itu, jika perkara paling buruk berlaku dan komputer riba lama yang setia anda akhirnya rosak, anda boleh log masuk pada peranti lain dan dapatkan sandaran dengan cepat.

Pelbagai rangkaian fail dan folder diatur dalam penyimpanan awan.
Pelbagai fail disimpan dalam penyimpanan awan

Daripada perspektif praktikal, menggunakan penyimpanan awan juga bermakna anda boleh mengakses fail dan folder anda di mana-mana dan pada bila-bila masa anda memerlukan simpanan tersebut. Kebanyakan perkhidmatan membenarkan anda untuk memulihkan fail anda jika anda menghapuskan fail secara tidak sengaja. Atau cipta sandaran untuk berjaga-jaga.

2. Hapuskan atau arkibkan fail pendua

Tindakan yang ringkas dan padat. Menguruskan fail pendua adalah membuat pendua kerja anda. Sebelum anda mula membuat pemfailan, hapuskan pendua. Anda juga boleh mengasingkan pendua dalam folder Arkib jika anda tidak pasti jika anda memerlukan ia lagi.

Jika anda memutuskan yang anda mahu menyimpan pendua, Dropbox membenarkan anda untuk menyimpan fail dalam talian dan tetapkan ia sebagai dalam talian sahaja. Ini bermakna ia masih selamat dan terjamin dalam awan apabila anda memerlukan fail tersebut, tetapi jangan menggunakan ruang yang berharga pada peranti anda. Tidak perlu untuk menyimpan seluruh portfolio kreatif anda pada MacBook Air yang dipercayai anda. Hanya simpan ia dalam awan dan akses kerja anda apabila anda perlu untuk membentangkan kerja itu!

3. Cipta folder dan subfolder dengan hierarki yang jelas

Anda tidak mempunyai masa untuk mencari melalui folder demi folder untuk mencari “Campaign_Asset_016.jpg” yang betul. Cipta struktur folder yang mudah difahami dan dicari, kemudian simpan fail, dokumen dan aset yang berkaitan bersama-sama, tidak kira jenis failnya. Untuk melakukan ini, anda perlu  mewujudkan hierarki folder yang jelas

Hierarki folder dalam Dropbox.

Sebagai amalan terbaik, bernas untuk menstrukturkan hierarki folder anda:

Mengikut nama

Klien > Nama klien > Kreatif > Musim Gugur 2022 > The Great Indoors > Great_Indoors_Camping_ FB_1080x1080.jpg

mengikut projek

Semua projek > Kempen kreatif > Iklan Facebook > The Great Indoors > Great_Indoors_Camping_ 1080x1080.jpg

atau Mengikut tarikh

2022 > September > Kreatif > Nama Klien > The Great Indoors > Great_Indoors_Camping_ FB_1080x1080.jpg

Tidak kiralah apa yang anda pilih, sentiasa beringat untuk mengelak daripada membebankan folder dengan fail. Sebaliknya, pecahkan ia kepada subfolder. Ini akan memudahkan anda atau kolaborator anda mencari fail yang anda perlukan.

4. Jadi jelas dan spesifik

Nama fail dan folder perlu jelas dan mudah difahami. Jika anda seorang jurugambar yang bekerja pada waktu puncak musim perkahwinan, anda akan mempunyai beberapa minggu yang mana anda menghadiri 3 atau 4 majlis perkahwinan. Sejujurnya—anda tidak akan mempunyai masa untuk menamakan semula setiap foto apabila anda memuat naik folder itu. Tetapi anda boleh mengisih gambar ke dalam folder dengan butiran seperti tarikh, nama tempat dan mungkin nama pertama pasangan bahagia itu. Anda akan menghargai tindakan ini nanti.

Menjadi jelas dan khusus dengan pengurusan fail anda menjadi lebih penting apabila anda berkongsi fail dan folder. Pada pusingan ke-4, pelanggan tidak mempunyai masa untuk melihat setiap satu daripada 30 aset kempen. Mereka hanya ingin menyemak anda telah bertindak atas maklum balas pada JB_March_22_Campaign_Banner.png.

5. Ikut konvensyen penamaan fail anda

Setelah anda telah memilih satu set konvensyen penamaan, kekal denga konvesyen itu. Sama ada anda bekerja secara solo atau bekerjasama dengan orang lain, bersikap konsisten menjadikan kehidupan semua orang lebih mudah.

Sebagai bonus tambahan, menamakan fail dan folder anda dengan jelas menjadikan pencarian mengikut nama sangat mudah. 

​​Seorang pengguna mencari fail dalam Dropbox.

6. Sentiasa membuat fail semasa anda bergerak

Mudah sekali untuk berkesudahan mempunyai fail tertunggak yang perlu difailkan. Jangan jadi sebegitu. Sebaliknya, failkan semasa anda bergerak, atau buat aset dalam folder mengikut kategori aset. Jika anda tersilap menyimpan fail dalam folder yang salah, konvensyen penamaan yang jelas juga akan memudahkan fail untuk diisih. Tiada kemudaratan berlaku.

7. Simpan dokumen paling penting anda dengan selamat

Fail dilindungi kata laluan adalah cara biasa untuk memastikan dokumen penting dilindungi. Sesetengah penyelesaian penyimpanan awan malah membenarkan anda memberikan dan mengalih keluar akses kepada dokumen dengan beberapa klik mudah. Kedua-duanya ialah strategi keselamatan siber pintar untuk dilaksanakan bagi melindungi kerja anda. 

Kadang kala, fail memerlukan lapisan keselamatan tambahan, bukan sekadar kata laluan. Itu mungkin kerana ia mengandungi maklumat sensitif, seperti data peribadi pelanggan anda. Ini mungkin kerana anda sedang mengusahakan prototaip serba baharu yang pesaing anda ingin dapatkan. Atau mungkin ia langsung tidak berkaitan kerja. Mungkin anda hanya memerlukan tempat yang selamat untuk membantu penyimpanan kertas kerja penting ibu bapa anda untuk mereka.

Dropbox Vault membantu anda untuk menyimpan, mengatur dan menjamin maklumat anda yang paling sensitif dalam awan. Tambahan kepada langkah-langkah keselamatan yang telah Dropbox ambil, Vault ialah folder yang dilindungi PIN dalam akaun Dropbox anda. Hanya anda yang patut tahu akan PIN dan hanya anda yang boleh mengakses kandungan folder. 

8. Buat salinan digital bagi dokumen fizikal

Walaupun jika perniagaan anda hampir sepenuhnya berasaskan dalam talian, anda masih akan mempunyai dokumen dan aset fizikal. Tetapi tidak perlu mengasingkan ini apabila menguruskan fail anda. Sebaliknya, hanya digitalkan dan failkan ia sama seperti yang anda lakukan kepada fail digital lain.

Satu cara untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan pengimbas dokumen untuk mengimbas resit, ID, foto dan banyak lagi, terus daripada telefon anda. Sebentar sahaja ia akan tersedia untuk difailkan juga. Dan jika penyimpanan awan anda mempunyai Pengecaman Aksara Optik (OCR) terbina dalam, anda boleh menukar imej yang diimbas itu menjadi PDF yang boleh dicari teks. 

Cuba untuk mencari satu kontrak khusus yang anda terlupa untuk failkan, tetapi hanya ingat nama penandatangan? Tiada masalah—cuma cari nama penandatangan dalam simpanan anda dan OCR akan mengenal pasti dengan cepat kontrak PDF yang disebutkan.

9. Jangan takut untuk membuang fail yang tidak digunakan

Menghapus dan mengarkibkan fail lama anda bukan sekadar tindakan sekali sahaja. Jika anda ingin mengurus fail digital anda dengan berkesan, anda perlu melakukan semakan pantas sekali-sekala. Anda mungkin terkejut dengan bilangan perkara yang anda temui yang boleh dialih keluar.

Cara terbaik untuk melakukan ini adalah mengingatkan diri anda sendiri. Setelah fail anda diatur, menetapkan masa ini untuk menyelenggara dan mengurus fail anda merupakan cara terbaik untuk menjimatkanruang—pada pemacu keras anda dan juga dalam mana-mana penyimpanan awan yang anda gunakan.

10. Sandarkan fail anda secara kerap...dan komputer anda juga.

Akhir sekali tetapi tidak bermaksud yang terakhir: sentiasa simpan sandaran semua fail dan folder anda. Semua pengurusan dan pengaturan fail itu menjadi sia-sia jika fail anda tidak disandarkan, sekadar berjaga-jaga. Jika anda tidak mempunyai sandaran dan kehilangan atau merosakkan komputer yang menjadi asas kepada keseluruhan perniagaan anda, anda tiba-tiba mengalami masalah besar. 

Kami telah nyatakan bahawa pemacu keras luaran adalah pilihan yang baik untuk membuat sandaran fail anda. Walau bagaimanapun, ia juga boleh hilang, dicuri atau rosak dengan mudah. Kemudian, anda kembali kepada masalah yang sama. Sandaran awan ialah penyelesaian yang bagus untuk masalah ini—membolehkan anda melihat sandaran anda pada bila-bila masa dan di mana-mana sahaja.

Dropbox Backup juga membenarkan anda untuk membuat sandaran bagi berbilang komputer atau pemacu keras luaran ke awan. Jika komputer atau pemacu keras anda pernah rosak atau dicuri, anda boleh memulihkan dan menyimpan semula semua fail dan folder anda ke peranti lain dengan mudah. Paling penting, fail dan folder anda akan dipulihkan di tempat asal fail dan folder tersebut, sedia untuk anda menyambung semula dari tempat anda berhenti.

Cari rumah untuk semua fail anda.

Apabila berkaitan dengan pengurusan fail digital anda, mencari penyelesaian simpanan yang betul ialah tempat terbaik untuk bermula. Dropbox menampilkan penyimpanan awan yang selamat dan mudah untuk digunakan yang memudahkan untuk memastikan fail dan folder anda teratur. Tetapi kami lakukan lebih daripada sekadar menyimpan.

Fikirkan Dropbox sebagai pusat kolaborasi anda. Selamat dan terjamin, fail dan folder anda boleh diakses daripada komputer, telefon atau tablet anda pada bila-bila masa anda memerlukan dokumen. Jika anda ingin berkongsi kerja anda dengan klien, pelanggan atau kolaborator, itu juga mudah. Selain itu, jika anda kehilangan akses kepada fail anda, Dropbox akan memastikan fail tersebut selamat dan teratur—walaupun anda kehilangan komputer anda atau ia akhirnya rosak.

Pastikan semua kandungan anda selamat—untuk berjaga-jaga.

Ketahui lebih lanjut mengenai Dropbox BackUp