계약서, 세금, 은행 명세서, 파일, 폴더, 동영상 등 그것이 실물 파일이든 컴퓨터 파일이든 서류와 자료를 관리하는 일은 비즈니스 운영에 있어 매우 중요합니다.
클라우드 스토리지 솔루션을 사용하면 사무실 공간을 어지럽히지 않고 모든 문서를 하나의 안전한 공간에 간편하게 저장할 수 있습니다. 모든 파일을 클라우드에 보관하면 언제, 어디서든 다양한 장치로 파일에 액세스할 수 있다는 장점도 있습니다. 하지만 파일을 저장하는 일과 정리하는 일은 다릅니다.
파일을 정리해야 하는 이유
소규모 비즈니스를 원활하게 운영하려면 민첩하게 움직여야 하고 대응이 빨라야 합니다. 클라이언트가 바라 오던 꿈의 결혼식을 열심히 기획했지만, 막바지 순간에 좌석 배치표를 잃어버렸다면 신속하게 파일을 찾아야 합니다. 지난번에 다양한 관계자들과 함께 촬영한 동영상을 편집해야 할 때 어떤 동영상이 어떤 프로젝트에 속하는지 알면 동영상 편집 프로세스가 훨씬 수월해집니다.
시간을 내어 파일을 관리하고 정리하면 비즈니스는 물론 고객의 경험까지 달라질 수 있습니다.
파일을 정리하는 데 걸리는 시간
파일을 정리하는 데 걸리는 시간은 정리해야 할 파일의 양이 얼마인지에 따라 다릅니다. 비즈니스를 이제 막 시작했거나 아직 맡은 프로젝트가 몇 개 되지 않는다면 반나절이면 파일을 정리할 수 있겠지만, 몇 개월, 몇 년 동안 쌓인 파일, 폴더, 자료를 정리하는 데는 며칠에서 일주일까지 걸릴 수 있죠.
파일 정리가 그리 쉬운 일처럼 들리지는 않는다는 것. 네, 인정합니다. 하지만 신뢰할 수 있는 단일 진실 공급원을 구축하는 일에는 그만큼의 가치가 있습니다. 파일 이름을 명확하게 지정해 놓고, 모든 자료를 하나의 폴더에 저장해 놓으면 오래된 크리에이티브 프로젝트 자료를 찾아보는 일이 얼마나 간편해질지 생각해보세요. 완벽하게 정리해 놓은 '2022년도 세금 환급' 폴더를 세무사와 공유할 때 기분이 얼마나 후련할지도요. 그러면 느긋하게 앉아 결과만 기다리면 됩니다.
파일 관리는 이메일 받은 편지함을 관리하는 일과 비슷합니다. 처음에는 번거롭고 귀찮지만 한번 정리하고 나면 원하는 파일을 더 빠르고 효율적으로 찾을 수 있죠.
파일 정리 방법
파일을 정리하는 방법은 다양합니다. 하지만 가장 중요한 것은 나에게 맞는 파일 정리 체계가 무엇인지 찾는 것입니다. 제아무리 명확한 정리 체계를 갖춘다 한들 업무 속도가 저하되거나 필요할 때 파일을 찾는 게 더 어려워진다면 아무런 소용이 없겠죠.
어디서부터 시작해야 할지 모르겠는 사람들을 위해 Dropbox가 10가지 파일 관리 팁을 정리했습니다.
- 파일과 폴더를 저장할 하나의 공간 선택
- 중복 파일 삭제 또는 압축 보관
- 명확한 계층 구조를 바탕으로 폴더와 하위 폴더 생성
- 명확하고 구체적인 방식으로 관리
- 파일 명명 규칙 지키기
- 언제나 파일은 제때제때 정리
- 중요한 문서를 안전하게 보관
- 실물 문서의 디지털 사본 만들기
- 사용하지 않는 파일 삭제
- 정기적으로 파일과 컴퓨터 백업
1. 파일과 폴더를 저장할 하나의 공간 선택
1인 기업을 운영할 때는 아마도 비즈니스와 관련된 모든 것이 컴퓨터를 중심으로 돌아갈 겁니다. 자연스럽게 모든 파일과 폴더, 자료를 컴퓨터에 정리하게 되죠. 컴퓨터를 중심 저장 공간으로 사용할 때의 유일한 문제는 컴퓨터는 필연적으로 고장 나거나, 도난당하거나, 분실할 수밖에 없다는 점입니다. 그러면 정성스럽게 정리한 파일과 폴더도 사라지게 되죠. 참으로 뼈아픈 경험이 아닐 수 없습니다.
클라우드 스토리지는 모든 자료를 위한 안전하고 믿을 수 있는 저장 공간입니다. 파일과 폴더가 클라우드라는 온라인 공간에 저장되어 하드웨어 문제를 걱정할 필요가 없죠. 또한, 필요할 때 언제든 모든 장치로, 모든 파일에 액세스할 수 있습니다. 그래서 오래도록 사용해 온 노트북이 끝내 수명을 다하는 최악의 사태가 발생한다고 해도 다른 장치로 로그인해 빠르게 비즈니스를 재개할 수 있죠.
실용성의 관점에서 생각해보세요. 클라우드 스토리지를 사용하면 언제, 어디서나 필요할 때 파일과 폴더에 액세스할 수 있습니다. 그리고 대부분의 서비스가 실수로 파일을 삭제했을 때 파일을 복구하거나 만일을 대비해 파일을 백업할 수 있는 기능을 제공하죠.
2. 중복 파일 삭제 또는 압축 보관
이 방법은 간단하면서도 효율적인 파일 관리 방식입니다. 중복 파일을 관리한다는 것은 업무가 중복된다는 것을 의미합니다. 파일을 저장하기 전에 중복 파일을 삭제하세요. 나중에 필요할지, 필요하지 않을지 확실하지 않다면 압축 보관 폴더에 저장해두는 것도 좋습니다.
중복 파일을 보관하기로 결정했다면 Dropbox를 사용해 파일을 온라인 전용으로 보관해보세요. 그러면 나중에 필요할 경우를 대비해 파일이 클라우드에 안전하게 보관되긴 하지만, 장치의 저장 공간은 차지하지 않습니다. 크리에이티브 포트폴리오 전체를 꼭 노트북에 저장해야 할 필요는 없습니다. 클라우드에 저장해 놓고 필요할 때 액세스하면 되죠.
3. 명확한 계층 구조를 바탕으로 폴더와 하위 폴더 생성
안 그래도 바쁜데 '캠페인_자료_016.jpg'라는 파일을 찾느라 수많은 폴더를 뒤질 시간이 어디 있나요? 탐색하기 쉬운 폴더 구조를 만들어 파일 유형과 관계없이 관련된 모든 파일과 문서, 자료를 함께 저장하세요.그러려면 먼저 명확한 폴더-하위 폴더 계층을 만들어야 합니다.
아래에서 폴더 계층 구조 모범 사례를 살펴보세요.
이름별
클라이언트 > 클라이언트 이름 > 크리에이티브 > 2020년 가을 > 슬기로운 캠핑 > 슬기로운_실내_캠핑_FB_1080x1080.jpg
프로젝트별
모든 프로젝트 > 크리에이티브 캠페인 > Facebook 광고 > 슬기로운 캠핑 > 슬기로운_실내_캠핑_1080x1080.jpg
날짜별
2022년 > 9월 > 크리에이티브 > 클라이언트 이름 > 슬기로운 캠핑 > 슬기로운_실내_캠핑_FB_1080x1080.jpg
어떤 방식을 선택하든 폴더가 파일로 과부하되지 않도록 하는 것이 가장 중요합니다. 대신 하위 폴더를 만들어 파일을 정리하세요. 그러면 본인은 물론 공동 작업자들도 필요한 파일을 훨씬 간편하게 찾을 수 있습니다.
4. 명확하고 구체적인 방식으로 관리
파일과 폴더 이름은 명확하고 이해하기 쉽게 정해야 합니다. 사진작가는 결혼식 성수기가 되면 몇 주 동안 매일 3~4개의 결혼식에 참여합니다. 그러면 사진을 업로드할 때 사진 이름을 일일이 변경할 시간이 없죠. 하지만 날짜, 장소 이름, 커플 이름 등의 세부 정보로 폴더 이름을 정해 폴더별로 사진을 분류해 놓으면 나중에 일이 훨씬 수월해집니다.
파일을 명확하고 구체적인 방식으로 관리하는 것은 파일과 폴더를 공유할 때 특히 더 중요합니다. 수정이 4~5번 정도 진행되면 클라이언트도 30분짜리 캠페인 자료를 일일이 다시 검토할 시간이 없습니다. JB_0322_캠페인_배너.png 파일에 피드백을 제대로 적용했는지만 확인하고 싶어 하죠.
5. 파일 명명 규칙 지키기
명명 규칙을 설정한 후 이 규칙을 충실하게 따르도록 하세요. 혼자 일하든, 다른 사람들과 일하든, 일관성을 유지하면 모두의 일이 수월해집니다.
뿐만 아니라, 명확한 파일과 폴더 이름을 명확하게 정하면 이름을 기준으로 파일이나 폴더를 검색하기가 훨씬 수월해집니다.
7. 중요한 문서를 안전하게 보관
파일에 비밀번호를 설정하는 것은 중요한 문서를 보호할 때 사용하는 일반적인 방식입니다. 일부 클라우드 스토리지 솔루션은 클릭 몇 번만으로 간단하게 문서 액세스를 허용하거나 삭제하는 기능을 제공하기도 합니다. 두 가지 모두 파일 보호를 위한 스마트한 사이버 보안 전략입니다.
비밀번호보다 강력한 보안이 필요한 경우도 있습니다. 파일에 고객의 개인정보 등과 같은 민감한 정보가 포함되어 있거나, 경쟁업체의 손에 들어가면 안 되는 새로운 프로토타입을 만들고 있을 때, 또는 업무와는 전혀 관련 없지만 부모님의 중요한 서류를 안전하게 보관할 공간이 필요할 때 등 말이죠.
Dropbox Vault는 민감한 정보를 클라우드에 안전하고 체계적으로 저장할 수 있도록 도와줍니다. Vault는 Dropbox 계정에서 액세스할 수 있는 폴더로, Dropbox가 기존에 제공하는 보안 조치와 더불어 PIN 설정을 통해 보안을 한층 더 강화해주죠. PIN은 오직 본인만이 알 수 있기 때문에 폴더에 저장된 파일에도 본인만 액세스할 수 있습니다.
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8. 실물 문서의 디지털 사본 만들기
비즈니스의 대부분을 온라인으로 운영한다고 해도 우리는 여전히 실물 문서와 자료를 사용합니다. 하지만 그렇다고 해도 파일을 관리할 때 실물 파일과 디지털 파일을 분리할 필요는 없습니다. 대신, 실물 파일을 디지털화해 디지털 파일을 정리하는 방식으로 저장하면 되죠.
이를 위한 방법 중 하나는 문서 스캐너를 사용해 영수증, 신분증, 사진 등을 휴대폰으로 스캔하는 것입니다. 그러면 실물 파일을 디지털상에서 관리할 준비가 빠르게 완료되죠. 사용 중인 클라우드 스토리지에서 광학 문자 인식 (OCR) 기능이 지원될 경우 스캔한 이미지를 PDF로 변환해 텍스트로 이미지를 검색할 수도 있습니다.
계약서를 저장하는 걸 깜빡했는데 기억나는 건 서명한 사람의 이름뿐이라도 괜찮습니다. 스토리지에서 서명인의 이름을 검색하면 OCR이 빠르게 서명인의 이름이 포함된 PDF 계약서를 찾아주니까요.
9. 사용하지 않는 파일 삭제
오래된 파일을 삭제하고 정리하는 것은 일회성 작업에 그쳐서는 안 됩니다. 디지털 파일을 효율적으로 관리하고 싶다면 정기적으로 관리 상태를 점검해야 합니다. 오래된 파일 중 얼마나 많은 파일을 제거할 수 있는지 알게 되면 아마도 깜짝 놀라실 겁니다.
가장 좋은 방법은 리마인더를 설정하는 것입니다. 파일을 정리한 후 정기적인 점검 시간을 정해 파일을 관리하면 사용 중인 하드 드라이브와 클라우드 스토리지의 공간을 모두 절약할 수 있습니다.
10. 정기적으로 파일과 컴퓨터 백업
순서는 마지막이지만 다른 모든 팁과 마찬가지로 중요한 팁은 바로 모든 파일과 폴더를 정기적으로 백업해야 한다는 것입니다. 만일을 대비해 파일을 백업해두지 않을 경우 파일 관리와 정리에 쏟은 모든 노력이 허사가 됩니다. 백업을 하지 않았는데 사용하던 컴퓨터가 고장 나거나 분실되면 큰 문제에 봉착하게 되죠.
앞서 외장 하드 드라이브가 파일을 백업하기에 좋은 옵션이라고 설명했지만, 외장 하드 드라이브도 잃어버리거나, 도난당하거나, 손상되기 쉽습니다. 그러면 모든 것이 말짱 도루묵이 되어버리죠. 이 문제에는 언제, 어디서든 백업된 파일을 확인할 수 있는 클라우드 백업이 좋은 해결책이 될 수 있습니다.
Dropbox Backup을 사용하면 여러 대의 컴퓨터와 외장 하드 드라이브를 클라우드에 백업하는 것도 가능합니다. 컴퓨터, 하드 드라이브가 고장 나거나 누군가가 훔쳐 가도 모든 파일과 폴더를 다른 장치에 간편하게 복원할 수 있죠. 무엇보다도 모든 파일과 폴더가 원래 저장되어 있던 위치로 그대로 복원되어 이전 그대로의 환경에서 비즈니스를 빠르게 재개할 수 있습니다.
모든 파일을 위한 저장 공간
파일을 관리할 때 가장 좋은 출발점은 적절한 스토리지 솔루션을 찾는 것입니다. Dropbox는 간단하게 파일과 폴더를 정리할 수 있는 안전하고 간편한 클라우드 스토리지를 제공합니다. 하지만 Dropbox는 단순한 파일 스토리지에 그치지 않습니다.
Dropbox를 여러분의 중심 협업 공간으로 생각하세요. Dropbox는 필요할 때마다 컴퓨터, 휴대폰, 태블릿으로 파일과 폴더에 액세스할 수 있는 안전한 공간입니다. 클라이언트, 고객, 공동 작업자와 파일을 공유할 때도 간편하고, 노트북을 잃어버리거나 컴퓨터가 고장 나 파일에 액세스할 수 없는 경우에도 파일과 폴더를 안전하게 보관해주죠.