Dropbox Paper로 온보딩 프로세스 간소화하기

Dropbox Paper에서 생성 중인 온보딩 일정 템플릿

새로 입사한 직원의 온보딩 작업을 담당하는 사람은 체계적 관리에 대한 큰 부담을 느낍니다. 신규 직원이 도움을 구할 사람이 본인밖에 없으니까요.

Dropbox HR 운영 분석가 Joe Topasna는 "회의실 위치, 복리후생 신청 방법, 월급일을 몰라 스트레스를 받으면 최고의 실력을 발휘하지 못한다"고 말합니다. 

일부 HR 전문가들은 반복적인 업무를 최소화하고 보다 개인화된 경험을 제공하는 데 집중할 수 있는 새로운 방식을 모색하고 있습니다. Dropbox 인재팀은 Dropbox Paper를 사용해 온보딩 프로세스를 간소화합니다. Paper는 온보딩의 모든 면면을 더 효율적으로 만들어 주는 협업 작업 공간입니다. Dropbox에서 신규 직원의 온보딩을 담당하는 직원들의 경험을 바탕으로 그 방법을 정리해봤습니다. 

1. 문서 템플릿화

원천징수 공제 신고서, 취업 자격 확인서, 국가별 규정 준수 문서를 건네주며 "입사를 환영한다"고 말하기에는 너무 딱딱한 면이 없지 않죠. 다행히도 종이 없이 서류 작업을 완료할 수 있는 방법이 있습니다.

HR 전문가라면 누구나 온보딩 프로세스가 반복적인 작업이라는 것을 잘 알고 있습니다 하지만 항상 몇 년 전 정보를 현재까지 사용할 수 있는 것은 아닙니다. 예를 들어, 복리후생에 관한 정보는 매달 달라집니다. 그래서 관련된 모든 문서를 최신으로 유지하려면 손이 많이 가죠. 

하지만 Dropbox 인재팀은 온보딩 과정에서 Paper 문서를 공유할 때마다 텍스트를 업데이트하거나 Paper 문서에 관련된 링크를 추가해 신규 직원이 최신 정보에 액세스할 수 있게 합니다.

Dropbox 직원 복리후생 경험 분석가 Dorena Sanchez는 "Paper에서는 문서를 변경하면 사람들이 실시간으로 변경 사항을 확인할 수 있어 수정된 버전을 별도로 전송할 필요가 없다. 또한, 문서에서 바로 여러 부분에 댓글을 달아 확인하게 할 수 있어 굉장히 유용하다. 언제든 설명을 변경할 수 있고, 새로 고침을 누르지 않아도 변경 사항을 확인할 수 있다"고 말합니다.

템플릿을 사용하면 매번 번거롭게 새로운 문서를 만들 필요가 없어 시간도 절약됩니다. Dorena의 팀은 반복적으로 사용하는 문서를 템플릿으로 만들 때 Paper의 '템플릿으로 저장하기'라는 기능을 사용합니다. 

Dropbox Paper '템플릿으로 저장하기' 기능

Paper 문서로 맞춤형 템플릿을 만드는 방법은 간단합니다. 또한, 기본으로 제공되는 회의 안건, 프로젝트 계획, 크리에이티브 작업 개요 템플릿을 활용해 프로젝트를 시작할 수도 있죠.

이번 주에 Dropbox는 어떤 기업의 HR팀이라도 사용할 수 있는 새로운 신규 직원 온보딩 템플릿을 도입했습니다. 입사 첫날 해야 할 일을 간편하게 확인할 수 있도록 특별히 만든 템플릿이죠. 템플릿은 영어로만 지원되며 곧 모바일에서도 사용할 수 있습니다.

Dropbox Paper 신규 직원 온보딩 템플릿

Dropbox Paper 신규 직원 온보딩 템플릿

2. 간편한 확인 목록 제공

입사 첫날에는 정신이 없어 어떤 일을 언제 해야 하는지 잊어버리기 십상입니다. 그래서 Dropbox 인재팀은 확인 목록을 자주 사용합니다. Paper에서는 빠르게 할 일 목록을 생성해 @멘션을 달아 작업별로 담당자를 배정할 수 있습니다. 그러면 마감일이 표기된 이메일 알림이 자동으로 전송되죠.

Dropbox Paper 확인 목록 기능이 표시된 움직이는 스크린샷

Dorena는 "이 복리후생 확인 목록은 지난해 말에 도입했다. 그전에는 직원들에게 60장짜리 프레젠테이션을 공유하며 세세한 내용까지 모두 숙지할 것을 요청했다"고 고백합니다. Dorena는 곧 이 방식이 신규 직원들에게 쉽지 않은 일이라는 것을 깨달았습니다. 특히 다른 팀에서도 여러 양식의 내용을 채워달라고 재촉하는 경우에는 말이죠. 이들에게는 이렇게 수많은 서류를 작성하는 일 이외에 새로운 업무를 배워야 하는 일도 남아 있죠. 

Dorena의 팀은 Paper 문서 확인 목록을 도입한 후 온보딩 프로세스가 간소화되고 신규 직원들이 중요한 업무에 더 집중할 수 있게 되었다는 사실을 발견했습니다. "이제는 프레젠테이션을 시작할 때 '이 내용을 외우지 않아도 된다. 필요할 때는 확인 목록을 참조하라'고 말할 수 있다. 그러면 직원들이 웃곤 하지만 진짜로 확인 목록만 기억하면 그걸로 충분하다."

Dropbox Paper 복리후생 확인 목록 스크린샷

Dropbox Paper에서의 작업 배정과 마감일 설정

Dropbox Paper 작업 배정 기능 스크린샷

3. 가시성과 투명성 강화

HR팀은 Paper에서 제공되는 본 사람 정보 기능을 사용해 문서를 신규 직원들에게 전송한 후 문서를 열어본 사람과 아직 열어보지 않은 사람이 누구인지 확인합니다. Dorena는 이 방식으로 정보를 알아야 할 모든 사람에게 정보를 전송할 수 있다고 말합니다. "가끔씩 이 정보는 어디에서 찾아볼 수 있냐는 질문을 받는다. 그러면 우리는 이렇게 답장한다. '아직 이 문서를 확인하지 않으셨네요. 이 문서를 베스트 프렌드로 생각하고 차근차근 읽어 보면 모든 정보를 빠뜨리지 않고 찾아볼 수 있습니다.'"

Dropbox Paper에서 본 사람 정보 기능으로 진행 상황 추적

Dropbox Paper 본 사람 정보가 표시된 움직이는 스크린샷

또한, Paper에서는 문서로 초대된 사람 모두가 실시간으로 편집 과정을 확인할 수 있습니다. 편집 권한이 부여된 팀원은 문서를 변경할 수 있고, 2명 이상이 동시에 문서를 변경하는 것도 가능하죠. 보기 권한만 부여된 사람의 경우, 댓글을 달아 콘텐츠에 관한 궁금증을 묻거나 의견을 제안할 수 있습니다. 긴 이메일 스레드 속에 묻히기 쉬운 내용도 Paper를 사용하면 콘텐츠 바로 옆에 댓글과 답글을 달며 전후 상황과 함께 확인할 수 있습니다.

Dropbox Paper 댓글 달기

Dropbox Paper 댓글 기능이 표시된 움직이는 스크린샷

Dropbox는 직원들이 함께 일하는 과정에서 서로서로 배우는 한편 과거를 돌아보며 배울 수도 있어야 한다고 생각합니다. Paper에서는 한 번의 검색으로 회사 전체의 프로젝트를 찾아볼 수 있어 신규 직원들이 빠르게 회사에 적응하는 데 도움이 됩니다.

Joe는 "Dropbox는 제품의 부족한 점도 투명하게 공유하는 회사다. 직원 누구나 제한 없이 과거의 제품 관련 내용들을 찾아볼 수 있으며, 이것은 회사의 기본 철칙이다. 사람들은 이 점을 신기해한다. 신규 직원이 나에게 와서 '이전에 근무했던 XYZ 기술 회사에서는 기밀로 취급했다'고 말한다. 이런 점이 사람들에게 신선하게 다가가는 것 같다"고 설명합니다.

물론, 모든 회사가 똑같은 투명성 문화를 갖추고 있진 않습니다. 특정한 콘텐츠만 공개하고 싶은 회사도 있죠. 이 경우, IT 관리자가 Paper에서 문서별로 누가, 어떤 콘텐츠를 볼 수 있는지 맞춤형으로 설정할 수 있습니다. 

Dorena는 이렇게 설명합니다. "기술 이외 분야의 회사에서 일했을 때 나는 신규 직원의 입장에서 이들의 온보딩 프로세스를 지켜봤다. 어김없이 종이 서류와 지루하고 단조로운 지침 일색이었다. Dropbox의 온보딩 프로세스와 다른 회사의 온보딩 프로세스의 차이점은 프로세스를 자동화했는지 여부와 지침에 관한 가시성이다. 다른 회사들은 '이 문서에는 복리후생을 신청하는 방법이 설명되어 있습니다. 행운을 빕니다'라고 말하는 반면, Dropbox는 '이 문서에는 복리후생을 신청하는 방법이 설명되어 있습니다. 그리고 이 문서에는 아플 때 진료받는 법, 이 문서에는 진료를 예약하는 방법이 설명되어 있습니다'고 말한다."

4. 신규 직원 문의 응답 프로세스 간소화 

HR팀은 평소 직원들의 문의에 응답하는 데 가장 많은 시간을 할애합니다. Dorena는 "나는 하루에 30~40건의 문의를 받는다. "대부분의 문의는 의료와 관련된 것이라 답변을 보내는 게 간단하지 않고 시간도 오래 걸린다. '이건 어떻게 신청하나요?'라는 문의를 하고 일주일 뒤 '진료 ID는 언제 받을 수 있나요?'라는 후속 질문을 하는 경우도 일주일에 40~50건 정도 되는 것 같다"고 말합니다.

"Paper 덕분에 이러한 문의에 답변하기가 매우 간편해졌다. 이전에는 총 3시간 정도가 걸렸다면 요즘은 하루에 15분만 할애하면 된다. 이미 많은 콘텐츠를 작성해둔 상태라 똑같은 정보를 반복해서 입력하거나 직원별로 맞춤형 답변을 작성할 필요가 없다. 답변에 Paper 문서를 공유해 '여기서 원하는 정보를 찾아볼 수 있습니다'라고 말하기만 하면 된다."

Paper 공유 문서로 팀원 초대하기

Dropbox Paper 문서 공유 방법을 알려주는 움직이는 스크린샷

5. 단조로운 일의 게임화

Dropbox 인재팀은 수많은 문서를 읽어보는 과정의 지루함을 덜어주기 위해 이 과정을 게임처럼 만들기로 했습니다. 바로 신규 직원을 등록 단계별로 안내하며 Dropbox가 프로젝트를 진행하고 직원들과 소통하는 데 사용하는 도구 'Dropbox Paper'를 소개하는 보물찾기 게임을 개발한 것이죠.

Dorena는 "나는 보물찾기 게임을 통해 복리후생 정보가 담겨 있는 Paper 문서로 신규 직원들을 안내한다. Paper 문서에 정리된 복리후생 정보를 사용해 초기 등록 정보를 보여주고, 이들에게 특정한 날짜까지 완료해야 하는 일을 아이템 목록으로 정리해 전송한다. 이 방식은 협업이 얼마나 유용한지를 잘 보여준다. 본 사람 정보 기능을 사용해 문서를 확인 중인 다른 신규 직원들의 얼굴과 이름을 볼 수 있기 때문이다"라고 설명합니다.

신규 직원 보물찾기 Paper 문서

신규 직원 보물찾기 Dropbox Paper 문서 스크린샷

Dropbox 라이프사이클 마케팅 책임자 Tony Hue는 "최근 Dropbox에 입사했는데, 보물찾기 방식의 온보딩 과정이 정말 재미있었다. 우리 팀이 이기지 못해 분하기는 하지만, Paper의 기본과 Dropbox의 분위기를 익히는 방법으로는 최고라고 생각한다"고 말합니다.

Dropbox Paper가 온보딩 프로세스와 팀 협업에 어떤 도움이 되는지 dropbox.com/paper에서 자세히 살펴보세요.

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