不要な会議を減らす

バーチャル ファースト | エフェクティブネス キット

不要な会議は、仕事の効率を落とす大きな要因のひとつです。ある調査によれば、半数は必要のない会議だということです。不要な会議が会社にもたらす損失額は、年間 370 億ドルに上ると見る調査もあります。テレワークでは会議が増えがちです。そこでこのワークショップでは、本当に重要な会議と非同期で対応可能な会議を見極める方法を身に付けます。

40 分 | パーソナル エクササイズ

ステップ 1:会議を評価する

毎週参加しているリアルタイムの会議(1 対 1、スタンディング、チーム ミーティングなど)をリストアップしてください。何か気づくことはありませんか?

ステップ 2:会議が必要な場合と不要な場合を考える

効果的な会議は、重要な決定(DECISION)、議論(DEBATE)、検討(DISCUSSION)の「3 つの D」で構成される傾向があります。どれも非同期では対応できません。「会議の基本」に目を通してください。意外なことや戸惑うことはありませんか?
会議の基本

ステップ 3:会議に優先順位を付ける

会議する価値のあるトピックは何かがわかれば、出席する価値がある会議もわかります。会議の採点表を使って会議を評価し、「3 つの D」にどう取り組んでいるかを考えます。何か気づいたパターンやスタイルはありませんか?
会議の採点表

会議の合計点をチェックする

「3 つの D」について十分に理解したら、会議の整理が必要です。採点表を基に整理すべき会議を洗い出しましょう。

ステップ 4:不要な会議を一掃する

下の会議一掃ワークシートを使って、「3 つの D」を満たしていない会議を「廃止」します。会議を減らすことや非同期で対応することにリスクやマイナス面がある場合は、対策を考えます。たとえば、議題に近い立場の人に出席してもらい、終了後に話し合いのメモをもらうことはできませんか?毎週同じ時間にチャットで近況報告をする方法に変えることはできませんか?このプロセスをチームの共通の目標にすれば、全員で同じ情報を共有できます。対策を講じたら、不要な会議はすべて廃止します(同僚には必ず事前に通知してください)。
不要な会議の一掃

大掃除を始めよう

下のワークシートを使って、どの会議を廃止するかを決めます。非同期の近況報告にどのアプリを使えばよいかがわからない場合は、共同作業ツール一覧表で確認してください。

会議一掃ワークシート

ステップ 5:自分で効果を確認する

1~2 か月したら、新しいスケジュールの効果を検証します。しばらくは不要な会議への出席依頼を受けるかもしれません。ここでは、相手に失礼のないように断る方法をいくつか紹介します。

    出席依頼をいただき、ありがとうございます。申し訳ありませんが予定している仕事を優先したいので、まずメールでの打ち合わせをお願いすることは可能でしょうか?

    意見をお聞きいただけるとのこと、ありがとうございます。会議を予定に組み入れる前に文書で検討したいのですが、よろしいでしょうか?

    これは、議論や話し合いを通じて何かを決定しなければならない問題ではないので、会議ではなく各自で解決策を考えてみるのはどうでしょう?

    申し訳ありませんが、Zoom ミーティングの疲れがかなり溜まっています。歩きながら電話で打ち合わせする方法に変えていただけますか?

その他のリソース

Dropbox Dropbox 以外

3 つの成功法則

習慣化する

  • 明日:チャットで近況を報告する
  • 来週:1 対 1 ミーティングに代わる定期報告ドキュメントを作成し、1 週間ごとに更新して会議の時間を節約する
  • 四半期ごと:会議の「大掃除」をチームで計画する