デジタル カメラの登場で家族写真の共有や保存の方法も変化しました。今では古い写真が詰まった箱を保管している家庭も少なくなり、代わりにラベルの付いていない没個性的なハード ドライブに大量の写真が保存されています。思い出を安全に保存できるのはいいことですが、外付けドライブは永久に使えるわけではなく、紛失や破損の恐れもあります。大事に取っておきたいものこそ、実際はクラウドに保存したほうがいいのです。外付けドライブ バックアップ機能を使用すれば、外付けドライブに保存されている重要なファイルを自動で簡単にバックアップして、コンテンツをクラウドに安全に保管できます。さらに自動カメラアップロード機能を併用すれば、写真や動画をすべて自動でバックアップ可能です。Dropbox モバイル アプリをダウンロードしたら、カメラアップロードをオンにするだけで開始できます。
2. 必要なファイル、フォーム、ドキュメントにその場でアクセス
年齢を重ねるにつれて、同意書や保険証書、法的文書の重要性も高まります。AARP（全米退職者協会）は、家族を介護している人を対象とした法令チェックリストを発表しました。それは第一に適切な書類を集めること、第三に重要な書類を整理することです。お察しのとおり、6 つのヒントのうち 2 つはご父母の書類の重要性を強調しています。
もちろん特定のアイテムがいつ必要になるかはわかりません。しかし、いざという時に何かが見当たらないことに気づくのでは遅すぎます。通常、ご父母を初めて診察する医師は保険証の提出やこれまでの病歴に関する情報を求めます。さらに、特定の給付を受けるには医療や所得に関する情報が必要になります。
A Place for Mom's のメリット・ホイットリー氏は「高齢の親のために備えておきたい 30 以上の必須書類」という記事の中で、高齢者生活支援サービスの顧客開発担当シニアディレクターであるティファニー・ワイズ氏の「納税申告書や銀行口座情報などの重要書類を家族が見つけられないと、高齢者がメディケイドや退役軍人恩給などの給付を受けるのに時間がかかったり、拒否されたりすることがあります」というコメントを引用しています。
一番の備えは、すべてを自分の手元に保管することです。ご父母の医療情報、永続的委任状、生前遺言などは 1 つのフォルダにまとめて Dropbox に保存しておくと、スマートフォンやパソコンから重要なファイルにすばやくアクセスできます。そうすれば 1 つの文書を探し回る必要がなく、すべてがあるべき場所に収まった状態を保つことができます。
3. 重要な情報を家族全員で共有しやすくなる
アレルギーの有無、薬の処方、かかりつけ医の名前など、ご父母のケアプランについて詳細を記憶するのは大変ですが、重要な情報です。ホイットリー氏は次のように述べています。「高齢者の病歴をすぐに確認できれば、緊急時に命を救うことにつながります。たとえば特定の医薬品など、たった 1 つの医療情報が治療に大きく影響することがあります」
このような情報を大量に記憶する簡単な方法があります。それは早見表を作ることです。服用している薬、かかりつけ医の名前、健康状態などを入力した文書を Dropbox に保存し、ケアに当たる人や家族とも共有します。最新の情報を 1 か所で確認できるので、同じことを何度も共有する必要がありません。Google ドキュメントや Microsoft Office のファイルを Dropbox から直接編集できるので、更新も簡単です。
4. 電子署名で時間と手間を大幅に削減できる
高齢のご父母は、さまざまな書類に署名を求められます。これはもともと、時間や手間がかかる作業です。何日も何週間も待ってようやく書類が郵送されてきます。署名が終わっても、今度は記録としてコピーを取り、封印して返送しなければなりません。それぞれの手順に時間を取られるうえに、その過程で書類がどこかに紛れ込む可能性もあります。
そういった複雑さを解消する方法は、できる限り電子署名を選択することです。電子署名を利用すれば、これまで数日かかっていた手続きが数秒で完了します。電子化されたドキュメントやフォームはすぐに配信され、ご父母はわずか数クリックで署名を完了できます。また、チーム向け Dropbox は主要な電子署名ツールと連携しているので、署名済みのファイルは自動的に保存されます。
電子署名には法的拘束力がありますが、遺言書や委任状のように直筆の署名が必要な書類もあります。そのような場合も署名済みのコピーをクラウドに保存するとよいでしょう。Dropbox を使えば紙のドキュメントをスキャンするのも簡単です。この方法なら親御さんの書類を安全な場所にまとめて保存できます。また、紙のコピーよりも常に最新のデジタル ドキュメントを共有するほうがはるかに簡単です。
5. Dropbox は使い慣れたデバイスで使用できる
高齢のご父母に新しいスマートフォンやパソコンの使い方を教えるのは簡単ではありません。コツをつかんだら現状維持に努めるのが一番です。新しいアプリやサービスについても同じことが言えます。Forbes に掲載された記事の中で、寄稿者のロビン・シートン・ジェファーソン氏は「研究により、新しいテクノロジーに対する『もどかしさ』ゆえに高齢者がそれを使いこなす自信を持てず、試してみようという気にもならないケースが多いことがわかった」と注意を促しています。だからといって、ご父母のデバイスをアップデートできないわけではありません。大切なのはニーズを慎重に見極めたうえで、新しいツールの使い方を根気よく教えることです。
Dropbox は異なるプラットフォームでも同じように機能します。あなたが Mac を使っていても、ご父母は Windows から共有ファイルを見ることができます。また、iOS でも Android でも、すべてがまとめて保存されます。同じテクノロジーを共有していなくても、誰もが同じように操作できます。このような環境なら、ご父母に新しい作業を教えるのもずっと楽になります。
私たちは皆、生涯にわたって記録、写真、文書を集め続けます。そのため、他の家族の情報を管理している場合はなおさら、書類整理に追われがちになります。幸い、クラウド ストレージのおかげで記録管理者の役割も変わりました。ご自分を家庭の最高技術責任者だと考えてください。その役割は適切なテクノロジーを選択することです。そして Dropbox を使用すれば、重要なファイルの共有もアクセスも簡単にできます。
