シニア世代に Dropbox を勧める 5 つの理由

実家のテーブルに積み上げられた書類。デジタル ファイルに変換すれば家族みんなの生活が快適になります。お金に関する大事な書類は Dropbox で安全に保管。重要な医療記録もすぐに見つけることができ、家族の写真を共有するのも簡単。多くの手間が省けるので時間にゆとりが生まれます。

人生はさまざまな記録の宝庫です。たとえば公的書類を受け取り、記録を残し、大切な個人用文書をファイリングします。また、これまでに撮影した思い出の写真や動画を共有し、保管することもあります。誰もが自分にとって価値のある情報を収集しているので、それを整理し、安全に保管するのは責任が重い仕事です。

親は子どもの成長記録としてさまざまな情報を集めます。それは家族のアルバムやホーム ムービー、思い出ノートなどの形で、いずれは親から子へと引き継がれていく役割です。私たちは皆、ある時点で自分のデータを管理する立場に回ります。また、高齢の親のデータ整理を手伝う人も少なくありません。

幸いなことに、デジタル ファイルとクラウド ストレージがあれば個人情報の整理は簡単です。オンラインでドキュメントに署名したり、写真をすぐに共有したり、携帯電話で健康管理情報を整理することもできます。残念ながら、親世代の全員がそうした新しいツールの効果的な使い方を知っているわけではありません。しかしそこは若い方々の出番です。最初にちょっとした努力が必要ですが、ゆくゆくは全員の暮らしにゆとりが生まれます。

シニア世代に Dropbox を使っていただきたい理由は以下の 5 つです。

1. 写真や動画を手軽に共有できる

シニア世代ほど写真を見るのが好きな人たちはいないでしょう。娘夫婦や息子夫婦がどんな場所で休暇を過ごし、孫たちがどんな冒険をしたかを知るのは無上の楽しみです。そんなご父母に写真や動画を送ることで、離れていても心のつながりを保つことができます。

撮った写真を家族と共有するのに一番よい方法は何でしょうか。SMS やメールで送るという手段がありますが、ご父母が「見つけられない」からといって、同じ画像を何度も送り直すのは骨の折れる作業です。そのような時は Dropbox Family を使用して共有フォルダに画像を直接アップロードしましょう。新しい写真が閲覧できるようになったという通知が、ご父母に届きます。また、前に送った写真がどこに保存されているかも正確にわかります。

デジタル写真の登場で家族写真の共有や保存の方法も変化しました。今では古い写真が詰まった箱を保管している家庭も少なくなり、代わりにラベルの付いていない匿名のハード ドライブに大量の写真が保存されています。思い出を安全に保存できるのはいいことですが、外付けドライブは永久に使えるわけではなく、紛失や破損の可能性もあります。実際には、大事に取っておきたいものこそクラウドに保存したほうがいいのです。Dropbox なら、すべての写真と動画を自動的にバックアップできます。

2. 必要なファイル、フォーム、ドキュメントにその場でアクセス

年齢を重ねるにつれて、同意書や保険証書、法的文書の重要性も高まります。AARP(全米退職者協会)は、家族を介護している人を対象とした法令チェックリストを発表しました。それは第一に適切な書類を集めること、第三に重要な書類を整理することです。お察しのとおり、6 つのヒントのうち 2 つはご父母の書類の重要性を強調しています。

もちろん特定のアイテムがいつ必要になるかはわかりません。しかし、いざという時に何かが見当たらないことに気づくのでは遅すぎます。通常、ご父母を初めて診察する医師は保険証の提出やこれまでの病歴に関する情報を求めます。さらに、特定の給付を受けるには医療や所得に関する情報が必要になります。

A Place for Mom's のメリット・ホイットリー氏は「高齢の親のために備えておきたい 30 以上の必須書類」という記事の中で、高齢者生活支援サービスの顧客開発担当シニアディレクターであるティファニー・ワイズ氏の「納税申告書や銀行口座情報などの重要書類を家族が見つけられないと、高齢者がメディケイドや退役軍人恩給などの給付を受けるのに時間がかかったり、拒否されたりすることがあります」というコメントを引用しています。

一番の備えは、すべてを自分の手元に保管することです。ご父母の医療情報、永続的委任状、生前遺言などは 1 つのフォルダにまとめて Dropbox に保存しておくと、スマートフォンやパソコンから重要なファイルにすばやくアクセスできます。そうすれば 1 つの文書を探し回る必要がなく、すべてがあるべき場所に収まった状態を保つことができます。

3. 重要な情報を家族全員で共有しやすくなる

アレルギーの有無、薬の処方、かかりつけ医の名前など、ご父母のケアプランについて詳細を記憶するのは大変ですが、重要な情報です。ホイットリー氏は次のように述べています。「高齢者の病歴をすぐに確認できれば、緊急時に命を救うことにつながります。たとえば特定の医薬品など、たった 1 つの医療情報が治療に大きく影響することがあります」

このような情報を大量に記憶する簡単な方法があります。それは早見表を作ることです。服用している薬、かかりつけ医の名前、健康状態などを入力した文書を Dropbox に保存し、ケアに当たる人や家族とも共有します。最新の情報を 1 か所で確認できるので、同じことを何度も共有する必要がありません。Google ドキュメントや Microsoft Office のファイルを Dropbox から直接編集できるので、更新も簡単です。

4. 電子署名で時間と手間を大幅に削減できる

高齢のご父母は、さまざまな書類に署名を求められます。これはもともと、時間や手間がかかる作業です。何日も何週間も待ってようやく書類が郵送されてきます。署名が終わっても、今度は記録としてコピーを取り、封印して返送しなければなりません。それぞれの手順に時間を取られるうえに、その過程で書類がどこかに紛れ込む可能性もあります。

そういった複雑さを解消する方法は、できる限り電子署名を選択することです。電子署名を利用すれば、これまで数日かかっていた手続きが数秒で完了します。電子化されたドキュメントやフォームはすぐに配信され、ご父母はわずか数クリックで署名を完了できます。また、Dropbox は主要な電子署名ツールと連携しているので、署名済みのファイルは自動的に保存されます。

電子署名には法的拘束力がありますが、遺言書や委任状のように直筆の署名が必要な書類もあります。そのような場合も署名済みのコピーをクラウドに保存するとよいでしょう。Dropbox を使用すると紙のドキュメントをスキャンするのも簡単です。この方法ならご父母の書類を安全な場所にまとめて保存できます。また、紙のコピーよりも常に最新のデジタル ドキュメントを共有する方がはるかに簡単です。

5. Dropbox は使い慣れたデバイスで使用できる

高齢のご父母に新しいスマートフォンやパソコンの使い方を教えるのは簡単ではありません。コツをつかんだら現状維持に努めるのが一番です。新しいアプリやサービスについても同じことが言えます。Forbes に掲載された記事の中で、寄稿者のロビン・シートン・ジェファーソン氏は「研究により、新しいテクノロジーに対する『もどかしさ』ゆえに高齢者がそれを使いこなす自信を持てず、試してみようという気にもならないケースが多いことがわかった」と注意を促しています。だからといって、ご父母のデバイスをアップデートできないわけではありません。大切なのはニーズを慎重に見極めたうえで、新しいツールの使い方を根気よく教えることです。

Dropbox は異なるプラットフォームでも同じように機能します。あなたが Mac を使っていても、ご父母は Windows から共有ファイルを見ることができます。また、iOS でも Android でも、すべてがまとめて保存されます。同じテクノロジーを共有していなくても、誰もが同じように操作できます。このような環境なら、ご父母に新しい作業を教えるのもずっと楽になります。

 

私たちは皆、生涯にわたって記録、写真、文書を集め続けます。そのため、他の家族の情報を管理している場合はなおさら、書類整理に追われがちになります。幸い、クラウド ストレージのおかげで記録管理者の役割も変わりました。ご自分を家庭の最高技術責任者だと考えてください。その役割は適切なテクノロジーを選択することです。そして Dropbox を使用すれば、重要なファイルの共有もアクセスも簡単にできます。

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