課題
- 従業員がテレワークで働いているにもかかわらず、Cully Automation では契約書や署名を依頼する文書を送るのに、依然としてメールや書簡に頼っていました。
- そのためコストがかかり、従業員の貴重な時間が無駄になり、署名手続きのセキュリティを確保するのが困難でした。
ソリューション
- 10 年間 Dropbox を使用してきた Cully Automation は、Dropbox Sign を導入し、従業員が契約書を作成して、共同編集、送信、署名をするためのシンプルなワークフローを構築しました。
効果
- 請求書、契約書、機密文書を安全に共有、署名、保存できるようになり、タイム スタンプ付きの監査証跡と自動リマインダーを利用することで、署名漏れがなくなり、契約を 50 % 速く締結できるようになっています。
Dropbox と Dropbox Sign の導入は、当社の成長と成功にとって重要でした。両ソリューションがなければ、効率性や生産性をこれほど高めることはできなかったでしょう。
Cully Automation はアイルランドのエンジニアリング会社で、設計施工から大規模なプロセス オートメーションまでを手掛けています。アイルランドにおける重要な水道事業の計画や、建設、オートメーション、メンテナンスを専門とする企業です。
Cully Automation は数年前から Dropbox を利用し、現場チームとオフィス チームの間の共同作業を管理してきました。ところが、新型コロナウイルスの世界的な感染拡大が始まったため、このリアルタイムの共同作業を契約締結にまで拡張できるソリューションが必要になりました。またソリューションでは、通信速度の遅い現場で作業するチームも考慮に入れ、オフラインでファイルを更新し、オンラインに復帰した後で同期できるようにする必要がありました。
Dropbox Sign 導入の経緯
自社の施設に入る従業員や来訪者は 1 人ずつ職場復帰調査書や入所許可証に記入し、新型コロナウイルス感染症の症状がないことを公式に申告する必要があったため、紙の書類を印刷して署名し、回収するという旧来の方法では、時間とコストがかかって仕方ありませんでした。さらに、安全衛生に関する重要な文書や、リスク評価、傷害事故報告書に定期的に署名して更新する必要があったため、処理すべき書類が大量に発生し、事務処理上の遅れが必要以上に生じていました。
従業員や来訪者、請負業者が遠隔地から書類や申告書に署名できるようにしたいと考えた Cully Automation は、Dropbox Sign と Dropbox を利用することを決断。これにより同社は、各種施設やオフィスに従業員などが入るたびに、法的拘束力のある文書をリアルタイムで作成して署名を求め、施設ごとに安全に保存できるようになりました。セットアップもスピーディーかつシンプルで、数日後にはこの新しいテクノロジーの恩恵が受けられるようになりました。
Dropbox と Dropbox Sign は、ドキュメントの電子署名とストレージが連携する世界初の組み込み型ソリューションを構築していたので、Dropbox Sign を採用するという決定は簡単でした。
| Dropbox Sign 導入前 | Dropbox Sign 導入後 | |
| メールへの依存度が高すぎる 書類への署名依頼や返送をメールで行っていたため、最新バージョンの追跡が難しく、管理が困難でした。 |
→ | 社内での共同作業の効率が向上 Dropbox Sign を使用すると、申告書や契約書などの一般的なドキュメントを自動で送信し、署名をもらって適切なフォルダに整理して保管できます。 |
| 署名完了までに時間がかかる 契約書は、郵送するか署名者がオフィスに来る必要があったため、手続きに必要以上の時間がかかり何日もの遅れが生じていました。 |
→ | ストレスなく署名を完了 従業員が数秒で契約書に署名できるようになり、ワークフローがスピーディーになり、必要な作業をより早く簡単に行えるようになりました。 |
| 手作業でのリマインダーに時間を取られる 署名の不足を手作業で追跡する必要があり、より重要な作業に費やすべき貴重な時間が失われていました。 |
→ | リマインダーを自動化 Dropbox Sign は署名が不足していることをすべての署名者に自動で通知するため、誰が何にいつ署名したかを簡単に追跡できます。 |
| 署名手続きのセキュリティ確保が難しい 郵送やメールで書類を送って署名を依頼する手続きでは、プロセスの保護や法的拘束力の確保は困難でした。 |
→ | 安全な電子署名 タイム スタンプ付きの監査証跡と役割ベースの認証により、ドキュメントを安全に共有して署名し、法的拘束力のある監査証跡を付けることができます。 |
Dropbox と Dropbox Sign で共同作業とセキュリティを強化
採用後の使用率が高く、新型コロナ関連の申告手続きのスピードと精度が向上したことを見た Cully Automation は、財務、人事、契約の各チームで同様のワークフローを採用することにしました。現在は、請求書発行から採用、契約まで、すべてを Dropbox と Dropbox Sign で管理しています。
これらのツールを組み合わせることで、Cully Automation のすべての部門が、1 つのスペースでドキュメントを効果的に管理できるようになりました。プロジェクトの開始から実施まで、すべてのドキュメントが簡単にアクセスできる安全な場所に保管されるので、より優れたコラボレーションとリアルタイムの更新が実現します。
Dropbox と Dropbox Sign のない日常は想像できません。当社のあらゆる業務にとって絶対に欠かせないものです。この 2 つのサービスは、事前資格審査から入札、アフターサービスまで、当社のビジネス サイクル全体に深く根付いています。
