Cully Automation が契約書の管理に Dropbox を採用した理由
エンジニアリング会社の Cully Automation では、リモートワークが進んだことで、手作業の文書管理業務に大きな負担が生じていました。しかし、Dropbox と Dropbox Sign によって飛躍的な効率化を図ることに成功しています。
「Dropbox と Dropbox Sign の導入は、当社の成長と成功にとって重要でした。両ソリューションがなければ、効率性や生産性をこれほど高めることはできなかったでしょう。」
課題
Cully Automation はアイルランドのエンジニアリング会社で、設計施工から大規模なプロセス オートメーションまでを手掛けています。アイルランドにおける重要な水道事業の計画、建設、オートメーション、メンテナンスを専門とする企業です。
Cully Automation は、数年前から Dropbox を利用し、現場チームとオフィス チームの間の共同作業を管理してきました。ところが、新型コロナウイルス感染症の世界的な流行が始まったため、このリアルタイムの共同作業を契約締結にまで拡張できるソリューションが必要になりました。Cully Automation では、従業員がテレワークで働いているにもかかわらず、契約書や署名依頼の送付を依然としてメールや書簡に頼っていました。そのためコストがかさみ、従業員の貴重な時間が浪費され、署名プロセスを保護するのが困難でした。
またソリューションでは、通信速度の遅い現場で作業するチームも考慮に入れ、オフラインでファイルを更新し、オンラインに復帰した後で同期できるようにする必要がありました。
「Dropbox と Dropbox Sign は、ドキュメントの電子署名とストレージが連携する世界初の組み込み型ソリューションを構築していたので、Dropbox Sign を採用するという決定は簡単でした。」
解決策
自社の施設に入る従業員や来訪者は 1 人ずつ職場復帰調査書や入所許可証に記入し、新型コロナウイルス感染症の症状がないことを公式に申告する必要があったため、紙の書類を印刷して署名し、回収するという旧来の方法では、時間とコストがかかって仕方ありませんでした。さらに、安全衛生に関する重要な文書や、リスク評価、傷害事故報告書に定期的に署名して更新する必要があったため、処理すべき書類が大量に発生し、事務処理上の遅れが必要以上に生じていました。
従業員や来訪者、請負業者が遠隔地から書類や申告書に署名できるようにしたいと考えた Cully Automation は、Dropbox Sign と Dropbox を利用することを決断しました。これにより同社は、各種施設とオフィスに人が立ち入るたびに、法的拘束力のある文書をリアルタイムで作成、署名し、安全に保存できるようになりました。セットアップもスピーディーかつシンプルで、数日後にはこの新しいテクノロジーの恩恵が受けられるようになりました。
結果
採用後の使用率が高く、新型コロナ関連の申告手続きのスピードと精度が向上したことを見た Cully Automation は、財務、人事、契約の各チームで同様のワークフローを採用することにしました。現在は、請求書発行から採用、契約まで、すべてを Dropbox と Dropbox Sign で管理しています。
これらのツールを組み合わせることで、Cully Automation のすべての部門が、1 つの統一されたスペースでドキュメントを効果的に管理できるようになりました。プロジェクトの開始から実施まで、すべてのドキュメントが簡単にアクセスできる安全な場所に保管されるので、より優れたコラボレーションとリアルタイムの更新が実現します。
「Dropbox と Dropbox Sign のない日常は想像できません。当社のあらゆる業務にとって絶対に欠かせないものです。この 2 つのサービスは、事前資格審査から入札、アフターサービスまで、当社のビジネス サイクル全体に深く根付いています。」
デイビッド・カリー氏Cully Automation Ltd マネージング ディレクター