Su carta, la collaborazione è semplice: basta essere aperti alle idee e collaborare con gli altri membri del team per risolvere i problemi. Purtroppo, piccole complicazioni possono rendere la collaborazione molto più complessa di quanto credi.
Ecco perché abbiamo creato delle funzionalità che ti consentono di evitare gli ostacoli della collaborazione e tornare a lavorare insieme.
Di seguito riportiamo quattro casi in cui Dropbox può esserti utile.
1. Il tuo team esaurisce continuamente lo spazio di archiviazione
È stato un mese produttivo: il tuo team ha ultimato cinque video di presentazione, ciascuno tradotto in una decina di lingue diverse.
Purtroppo, tutti quei video condivisi ora sono accatastati in una cartella del team piena zeppa, a causa della quale diversi dipendenti hanno esaurito lo spazio di archiviazione in locale. È il genere di problema che inizia come piccola difficoltà e non fa che peggiorare nel tempo.
Anziché costringere i dipendenti a effettuare una microgestione dello spazio sul disco rigido, puoi affidare questo compito a Dropbox. L'app desktop Dropbox consente al team di accedere ai file sul computer senza che questi occupino spazio sul disco rigido.
Scegliendo di rendere file e cartelle disponibili solo online, i contenuti vengono archiviati nel cloud. I file continuano a essere visibili sul computer e sono accessibili in qualsiasi momento, purché vi sia una connessione a Internet. Consenti ai membri del team di condividere il proprio lavoro senza doversi preoccupare di trovare lo spazio.
2. Le conversazioni dei team sono sparse ovunque
Hai inviato le informazioni sulla campagna pubblicitaria e, due giorni dopo, una decina di collaboratori ti hanno mandato un feedback di risposta. Purtroppo, i commenti sono sparsi in tre diverse e-mail, nei verbali di due riunioni, su una lavagna e in un SMS. Per la prossima volta, ricorda che puoi inviare i piani per la campagna con Paper. Con Paper puoi mantiene la conversazione in un unico posto, indipendentemente da quando e come rispondono i colleghi. I collaboratori possono lasciare commenti su porzioni di testo, foto o video, leggere i feedback degli altri e condividere le proprie idee in un documento che aggiorna le modifiche in tempo reale.
Tu e i tuoi collaboratori potete facilmente realizzare e integrare registrazioni dello schermo, in modo che ognuno possa comunicare il proprio messaggio in modo chiaro.
In qualità di proprietario del documento, puoi aggiungere nuovi revisori, controllare chi può accedere e stabilire che tipo di feedback che desideri ottenere, ad esempio solo commenti o modifiche sul documento. È un'area di lavoro intelligente che consente a tutti di partecipare e rimanere informati.
3. Rintracciare i collaboratori richiede troppo tempo
Sei in attesa di un feedback, ma è trascorsa più di una settimana e metà dei membri del team non ha ancora risposto. Si sono forse dimenticati di te? Si sono persi il tuo messaggio?
I team di Dropbox Business ora possono tenere traccia dei collaboratori tramite le informazioni sul visualizzatore, un'indicazione su chi ha aperto un file e quando il file è stato visualizzato l'ultima volta, che si aggiorna in tempo reale. Puoi vedere anche con chi è stato condiviso un determinato file e chi lo sta visualizzando ora. Devi sollecitare qualcuno? Puoi scoprire chi non ha ancora visualizzato il file e contattare direttamente i collaboratori interessati, senza interrompere il lavoro del resto del gruppo.
4. Non puoi controllare chi visualizza il tuo lavoro
Talvolta desideri ricevere un feedback in privato da una o due persone, ma l'ultima volta che hai inviato un primo modello di progettazione via e-mail, il tuo collega lo ha inoltrato per sbaglio all'intero team di marketing, generando un'ora di dibattito superfluo.
Con Dropbox, puoi condividere un file in tutta sicurezza con un gruppo ristretto di colleghi. Innanzitutto, i tuoi collaboratori dovranno accedere a Dropbox, in modo che solo le persone di cui ti fidi possano visualizzare il file. Quando il progetto è ultimato, puoi creare un link condiviso. Chiunque può visualizzare i file inviati con un link condiviso, anche chi non possiede un account Dropbox.
Quando le persone passano meno tempo a preoccuparsi di come collaborare, ne dedicano di più alla collaborazione vera e propria. E una volta rimossi gli ostacoli della collaborazione, vedrai che apprezzerai molto di più il tuo modo di lavorare.
