Come può esserti utile Dropbox quando la collaborazione non va a buon fine

Colleghi che collaborano a un progetto attraverso i commenti di Dropbox Paper

Su carta, la collaborazione è semplice: basta essere aperti alle idee e collaborare con gli altri membri del team per risolvere i problemi. Purtroppo, piccole complicazioni possono rendere la collaborazione molto più complessa di quanto credi.

Ecco perché abbiamo creato delle funzionalità che ti consentono di evitare gli ostacoli della collaborazione e tornare a lavorare insieme.

Di seguito riportiamo quattro casi in cui Dropbox può esserti utile.

1. Il tuo team esaurisce continuamente lo spazio di archiviazione

Un utente che fa clic su un file e seleziona l'archiviazione solo online con la sincronizzazione intelligente

È stato un mese produttivo: il tuo team ha ultimato cinque video di presentazione, ciascuno tradotto in una decina di lingue diverse.

Purtroppo, tutti quei video condivisi ora sono accatastati in una cartella del team piena zeppa, a causa della quale diversi dipendenti hanno esaurito lo spazio di archiviazione in locale. È il genere di problema che inizia come piccola difficoltà e non fa che peggiorare nel tempo.

Anziché costringere i dipendenti a effettuare una microgestione dello spazio sul disco rigido, puoi affidare questo compito alla sincronizzazione intelligente. Questa tecnologia consente al team di archiviare determinati file solo online, pur accedendovi direttamente dal desktop come se fossero salvati in locale.

Quando apri un file archiviato online, la sincronizzazione intelligente lo scarica automaticamente sul tuo computer. Consenti ai membri del team di passare direttamente alla condivisione del lavoro, senza doversi preoccupare di trovare lo spazio.

Ulteriori informazioni sulla sincronizzazione intelligente.

2. Le conversazioni dei team sono sparse ovunque

Un utente che menziona i colleghi in un documento Dropbox Paper

Hai inviato le informazioni sulla campagna pubblicitaria e, due giorni dopo, una decina di collaboratori ti hanno mandato un feedback di risposta. Purtroppo, i commenti sono sparsi in tre diverse e-mail, nei verbali di due riunioni, su una lavagna e in un SMS. Per la prossima volta, ricorda che puoi inviare i piani per la campagna con Paper. Con Paper puoi mantiene la conversazione in un unico posto, indipendentemente da quando e come rispondono i colleghi. I collaboratori possono lasciare commenti su porzioni di testo, foto o video, leggere i feedback degli altri e condividere le proprie idee in un documento che aggiorna le modifiche in tempo reale.

In qualità di proprietario del documento, puoi aggiungere nuovi revisori, controllare chi può accedere e stabilire che tipo di feedback che desideri ottenere, ad esempio solo commenti o modifiche sul documento. È un'area di lavoro intelligente che consente a tutti di partecipare e rimanere informati.

Prova Paper oggi stesso.

3. Rintracciare i collaboratori richiede troppo tempo

Un utente che controlla chi ha visualizzato un file utilizzando le informazioni sul visualizzatore

Sei in attesa di un feedback, ma è trascorsa più di una settimana e metà dei membri del team non ha ancora risposto. Si sono forse dimenticati di te? Si sono persi il tuo messaggio?

I team di Dropbox Business ora possono tenere traccia dei collaboratori tramite le informazioni sul visualizzatore, un'indicazione su chi ha aperto un file e quando il file è stato visualizzato l'ultima volta, che si aggiorna in tempo reale. Puoi vedere anche con chi è stato condiviso un determinato file e chi lo sta visualizzando ora. Devi sollecitare qualcuno? Puoi scoprire chi non ha ancora visualizzato il file e contattare direttamente i collaboratori interessati, senza interrompere il lavoro del resto del gruppo.

I team di Dropbox Business possono provare in accesso anticipato una versione delle informazioni sul visualizzatore oggi stesso.

4. Non puoi controllare chi visualizza il tuo lavoro

Un utente che fa clic con il pulsante destro del mouse per condividere una cartella Dropbox

Talvolta desideri ricevere un feedback in privato da una o due persone, ma l'ultima volta che hai inviato un primo modello di progettazione via e-mail, il tuo collega lo ha inoltrato per sbaglio all'intero team di marketing, generando un'ora di dibattito superfluo.

Con Dropbox, puoi condividere un file in tutta sicurezza con un gruppo ristretto di colleghi. Innanzitutto, i tuoi collaboratori dovranno accedere a Dropbox, in modo che solo le persone di cui ti fidi possano visualizzare il file. Quando il progetto è ultimato, puoi creare un link condiviso. Chiunque può visualizzare i file inviati con un link condiviso, anche chi non possiede un account Dropbox.

Ulteriori informazioni sulle opzioni di condivisione di Dropbox sono disponibili nel Centro assistenza.

Quando le persone passano meno tempo a preoccuparsi di come collaborare, ne dedicano di più alla collaborazione vera e propria. E una volta rimossi gli ostacoli della collaborazione, vedrai che apprezzerai molto di più il tuo modo di lavorare.

Scopri come Dropbox ti consente di assicurarti che la collaborazione vada a buon fine.

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