Come facilitare l'approvazione dei progetti in tre passaggi

Un progetto che viene condiviso su Dropbox con una cronologia di attività nell'ambito dell'approvazione dei progetti

La professione di designer e architetti non è semplice. Al di là del lavoro necessario per trasformare le idee in design di interni o le cianografie in splendidi edifici, è necessario addentrarsi nelle torbide acque delle opinioni. Per affrontare le critiche brutalmente schiette e riuscire a trasformare lunghi thread di feedback in un progetto che tutti approvano, occorre fare appello a tutta la pazienza di cui si è capaci. Tuttavia, esiste un modo per rendere il processo di approvazione più simile a una conversazione piuttosto che a uno scontro. Sta tutto nello scegliere gli strumenti che consentono all'intero team di collaborare in armonia. Ecco come iniziare.

1. Crea coesione tra le app

Se le app non sono integrate, gli utenti devono perdere tempo a chiudere un'app, aprirne un'altra e riprendere il lavoro da dove erano rimasti. Queste lacune rappresentano ostacoli non indifferenti nel flusso di lavoro, causando inefficienze ed eventuali perdite di dati, oltre che di tempo. Garantendo una connessione fondante, potrai mantenere alti i livelli di produttività.

Quando i cofondatori di PritchardPeck Lighting dovevano favorire una migliore comunicazione tra i membri del team, si sono affidati a un'integrazione di Dropbox, Slack e Gmail. "Nel nostro ufficio comunichiamo tramite Slack", afferma Kristin Peck. "È ideale per separare le comunicazioni interne da quelle con i nostri clienti, per le quali utilizziamo Gmail. L'interfaccia di Slack è ottima perché lavoriamo comunichiamo sostanzialmente con messaggi istantanei. Il mio team invia un link Dropbox e io posso cliccarci immediatamente sopra per aprire il file... Posso osservare ciò che accade anche senza essere presente." Ecco come PritchardPeck utilizza Dropbox per far crescere il suo piccolo ma solido business.

2. Scala in base alle esigenze dei tuoi progetti

Affidandoti alle migliori app sul mercato, offri alla tua organizzazione più flessibilità per scalare la piattaforma in base alle tue esigenze. Una soluzione all-in-one potrebbe includere funzionalità di cui non hai bisogno, oppure non includerne alcune che ti serviranno man mano che il tuo business cresce. Un flusso di lavoro ottimizzato ti consente di scegliere quale soluzione scalare, senza mai interrompere i processi in corso.

Ad esempio, quando BNIM, un pluripremiato studio di architettura, ha effettuato l'apertura di sette nuovi uffici negli Stati Uniti, si è affidato a Dropbox Business per ottimizzare i flussi di lavoro. Ecco come i professionisti dello studio hanno utilizzato Dropbox per collaborare su grandi file di progettazione da qualsiasi ufficio o dispositivo lavorassero, riducendo i tempi di consegna dei progetti finali ai clienti.

3. Ottimizza il flusso di lavoro per risparmiare tempo

Senza un flusso di lavoro ottimizzato, i dipendenti perdono tempo a cercare file o a collegare processi che non si integrano tra loro. Con un flusso di lavoro semplice e immediato, la tua organizzazione potrà dedicare meno tempo alla coordinazione dei progetti e più tempo al completamento del lavoro.

I professionisti dello studio di architettura Red Dot Studio utilizzano i link condivisi di Dropbox per inviare ingombranti presentazioni e file CAD agli altri membri del team, ma anche a clienti, consulenti e ingegneri esterni. Quando qualcuno deve revisionare le ultime bozze, può recuperarle rapidamente dall'app Dropbox per dispositivi mobili.

"Quando rientravamo dalle visite ai cantieri, perdevamo tempo a cercare gli schizzi, scansionarli e poi a salvarli... Adesso possiamo scattare una foto direttamente dal telefono, salvarla nella giusta posizione e condividerla in un istante al bisogno. Ora è molto più semplice". -Alix Daguin, Project Designer, Red Dot Studio

Creando un flusso di lavoro che unisca i migliori strumenti e le migliori applicazioni sul mercato è possibile lavorare in modo più intelligente ed efficace. Ciò significa avere più tempo per concentrarsi sulle mansioni specifiche della professione e meno a destreggiarsi tra una miriade di app. Quando devi ottenere l'approvazione dei collaboratori, una collaborazione coesa evita di creare confusione e consente di risparmiare moltissime ore.

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