È il dilemma di ogni creativo. Dedichi anima e corpo a un progetto e ottieni un risultato davvero ottimo, curato e perfetto fin nei minimi dettagli. Ma è qui che viene la parte difficile: a questo punto devi condividere il tuo lavoro per poter ricevere un feedback utile da un cliente o un collega.
È inutile negarlo: a volte riceviamo feedback in formati davvero fastidiosi. Sarà capitato a tutti di ricevere un’email con un elenco di commenti raggruppati. Oppure che un membro del team esprimesse la sua opinione a voce su Zoom invece di metterla per iscritto. Un feedback fornito male è difficile da implementare, anche quando è costruttivo.
Che si tratti di modificare un video dimostrativo o di perfezionare un deck per le vendite, dovrai risolvere i commenti degli altri prima di andare avanti. E una procedura di revisione coerente e ripetibile semplifica notevolmente il compito per tutte le persone coinvolte. Con alcune piccole modifiche al flusso di lavoro, potrai ottenere grandi vantaggi.
In questa guida ti spiegheremo nel dettaglio come condividere il lavoro in modo più efficace con il tuo team o i tuoi clienti e come ottenere anche un feedback migliore.
Come condividere il lavoro creativo con le parti interessate del progetto
1. Adotta un approccio prevedibile: utilizza ogni volta lo stesso metodo per condividere i file
La coerenza è alla base di ogni procedura efficace, ma non è sempre facile da ottenere, soprattutto quando si condividono file creativi di grandi dimensioni. Non è possibile allegare file di dimensioni troppo grandi. E con l’utilizzo di documenti cartacei si rischia sempre di perdere qualcosa di importante.
Hai bisogno di un modo semplice per condividere le tue risorse creative, uno che funzioni sempre, indipendentemente dal formato o dalla dimensione del file. In questo modo, non dovrai spiegare di nuovo l’intera procedura al team ogni volta che fai una richiesta. I collaboratori sapranno sempre dove trovare l’ultima versione del tuo lavoro e non dovrai più aiutare chi si è perso qualcosa o condividere nuovamente i file, perché riceverai il feedback di cui hai bisogno senza tutti questi problemi.
C’è un problema però: una procedura complicata rischia di creare più problemi di quanti riesca a risolverne. Naturalmente non vorrai lasciarti complicare la vita da dettagli non necessari.
Proprio per questo motivo abbiamo reso la condivisione del lavoro creativo il più semplice possibile. Grazie a Dropbox puoi condividere file con chiunque: è facile sia per te che per chi rivede il tuo lavoro. Invia un intero catalogo fotografico o un progetto video di grandi dimensioni in pochi clic. E puoi inviare le prove dei tuoi progetti immediatamente dopo ogni aggiornamento.
I revisori possono anche annotare i loro commenti direttamente in Dropbox. In questo modo, tutto il contesto di cui hai bisogno, dal feedback alla cronologia delle versioni di un file, viene conservato in un unico posto.
2. I risultati si ottengono con la pratica: trova il sistema che funziona e non abbandonarlo
Ogni nuova procedura richiede una curva di apprendimento. Ma più viene messa in pratica più diventa efficace e facile da utilizzare.
Puoi iniziare definendo meglio l’ambito della procedura di revisione. Prepara un piano dettagliato all’inizio di ogni progetto creativo e definisci il numero di cicli di revisione. E non aver paura di chiedere feedback nel formato che preferisci, perché sarai tu ad apportare le modifiche. Più chiarisci le tue esigenze, più i colleghi potranno aiutarti.
Dopotutto, tu e le parti interessate del progetto avete l’obiettivo comune di ottenere il miglior risultato possibile. Ma se un feedback non viene fornito nel modo giusto non bastano le buone intenzioni. Per questo è importante semplificare e standardizzare la procedura di revisione. E Dropbox può aiutarti.
Puoi aggiungere una data di scadenza alle autorizzazioni dei link condivisi, in modo da escludere i commenti che arrivano troppo tardi. Oppure puoi concedere a determinati utenti l’accesso di sola visualizzazione per consentire di guardare e commentare senza apportare modifiche. La parte migliore? Funzionalità come quella di Invio e monitoraggio possono dirti chi ha visualizzato un file e chi no, in modo da responsabilizzare tutte le persone coinvolte.
Come ottenere feedback utili sui lavori creativi
Nessuno conosce il tuo lavoro quanto te e questo è un aspetto che puoi sfruttare a tuo vantaggio. Quando richiedi feedback, spiega esattamente a ogni revisore di cosa hai bisogno. Ad esempio, chiedi:
- a un autore o un revisore di eseguire la revisione grammaticale
- a un direttore creativo di esprimere un’opinione sul design generale
- a un responsabile clienti di verificare se il tuo lavoro soddisfa tutte le esigenze del cliente
Adottando un approccio proattivo potrai evitare una quantità eccessiva di commenti, anzi riceverai feedback utili incentrati sull'area di competenza di ogni collaboratore.
L’uso di indicazioni dettagliate non è un problema, però bisogna evitare di dare informazioni poco chiare. Non basta spiegare ai revisori su cosa desideri ricevere un feedback, devi anche mostrarlo. Con Dropbox, puoi contrassegnare i commenti direttamente in un file, quindi condividerlo per ricevere feedback. Quando i revisori aprono il file, le tue note e annotazioni saranno in primo piano. Puoi aggiungere i tuoi commenti e domande a una parte specifica di un’immagine, un video, un file di progettazione o un documento di testo. In questo modo, il tuo team di progetto saprà esattamente dove inserire il feedback e quale impatto avrà.
Goditi un processo di revisione più snello e semplice con Dropbox
Un lavoro creativo ben realizzato è formato da diverse parti e le revisioni sono fondamentali. Ricevere il feedback giusto può portare il tuo lavoro a nuovi livelli.
Al contrario, un feedback confusionario o poco chiaro può bloccare un progetto. Più aiuterai i revisori, più loro aiuteranno te. Non aver paura di chiedere esattamente ciò di cui hai bisogno.
Se le altre strategie non funzionano, dai sempre il buon esempio. Strumenti come la condivisione file e le note su Dropbox ti consentono di collaborare in modo più efficace con le parti interessate del progetto, ad attenerti a un processo semplice e a chiedere feedback quando ne hai bisogno.
