È il dilemma di ogni creativo. Ti dedichi anima e corpo a un progetto e ottieni un risultato davvero ottimo, curato e perfetto fin nei minimi dettagli. Ma è qui che viene il difficile: a questo punto devi condividere il tuo lavoro per poter ricevere un feedback utile da un cliente o un collega.
È inutile negarlo: a volte riceviamo feedback in formati davvero fastidiosi. Sarà capitato a tutti di ricevere un'email con un elenco di commenti raggruppati. Oppure che un membro del team esprimesse la sua opinione a voce su Zoom invece di metterla per iscritto. Un feedback fornito male è difficile da applicare, anche quando è costruttivo.
Prima di passare al livello successivo, che si tratti di ritoccare un video demo o perfezionare una presentazione per le vendite, dovrai risolvere i commenti degli altri. E una procedura di revisione coerente e ripetibile semplifica notevolmente il compito per tutte le persone coinvolte. Con alcune piccole modifiche al flusso di lavoro, potrai ottenere grandi vantaggi.
Mettendo in pratica questi tre suggerimenti potrai condividere in modo più efficace il tuo lavoro con il tuo team e i tuoi clienti e potrai anche ricevere feedback più utili.
1. Adotta un approccio prevedibile: utilizza ogni volta lo stesso modo per condividere i file
La coerenza è alla base di ogni procedura efficace, ma non è sempre facile da ottenere, soprattutto quando si condividono file creativi di grandi dimensioni. Non è possibile allegare file di dimensioni troppo grandi. E con l'utilizzo di documenti cartacei si rischia sempre di perdere qualcosa di importante. Per condividere le risorse creative c'è bisogno di un modo semplice e che funzioni ogni volta, a prescindere dal formato o dalle dimensioni dei file. In questo modo non dovrai spiegare di nuovo l'intera procedura al team ogni volta che fai una richiesta. I collaboratori sapranno sempre dove trovare l'ultima versione del tuo lavoro. E non dovrai più aiutare chi si è perso qualcosa o condividere nuovamente i file, perché riceverai il feedback che ti serve senza seccature.
C'è un problema però: una procedura complicata rischia di creare più problemi di quanti riesca a risolverne. Naturalmente non vorrai lasciarti complicare la vita da dettagli non necessari. È per questo che ci siamo sforzati di creare una procedura di condivisione più semplice possibile. Grazie a Dropbox puoi condividere i file con chiunque: è facile sia per te che per chi rivede il tuo lavoro. Bastano pochi clic per inviare un intero catalogo fotografico oppure un progetto video di grandi dimensioni. E puoi inviare le prove dei tuoi progetti immediatamente dopo ogni aggiornamento. I revisori possono perfino aggiungere i loro commenti direttamente in Dropbox. In questo modo potrai avere in un'unica posizione tutto il contesto che ti serve, dal feedback allacronologia delle versioni di un file.
2. I risultati si ottengono con la pratica: trova il sistema che funziona e non abbandonarlo
Ogni nuova procedura richiede una curva di apprendimento. Ma più viene messa in pratica più diventa efficace e facile da utilizzare. Puoi iniziare definendo meglio l'ambito della procedura di feedback. Prepara un piano dettagliato all'inizio di ogni progetto creativo e definisci il numero di round di revisioni. E non temere di chiedere feedback nel formato che preferisci, perché sarai tu ad apportare le modifiche. Più chiarisci le tue esigenze, più i colleghi potranno aiutarti.
Dopotutto, tu e le parti interessate nel progetto avete l'obiettivo comune di produrre il miglior risultato possibile. Ma se un feedback non viene fornito nel modo giusto non bastano le buone intenzioni. Per questo è importante semplificare e standardizzare la procedura di revisione. E Dropbox può aiutarti. Puoi aggiungere una data di scadenza per le autorizzazioni dei link condivisi, in modo da escludere i commenti che arrivano troppo tardi. Oppure puoi concedere a determinati utenti l'accesso di sola visualizzazione per consentire di guardare e commentare senza però la possibilità di aggiungere modifiche. Ma la cosa migliore è che Dropbox può dirti chi ha guardato un file e chi non l'ha fatto, in modo da responsabilizzare tutte le persone coinvolte.
3. Definisci chiaramente i tuoi obiettivi: metti in evidenza le aree in cui vuoi ricevere feedback
Nessuno conosce il tuo lavoro quanto te e questo è un aspetto che puoi sfruttare a tuo vantaggio. Quando richiedi feedback, spiega esattamente a ogni revisore cosa ti serve. Chiedi a un autore o un revisore di testi di controllare la grammatica, a un direttore creativo di esprimere un'opinione sul design generale e a un account executive di verificare se il tuo lavoro risponde a tutte le esigenze del cliente. Adottando un approccio proattivo potrai evitare una quantità eccessiva di commenti, anzi riceverai feedback utili incentrati sull'area di competenza di ogni collaboratore.
L'uso di indicazioni dettagliate non è un problema, però bisogna evitare di dare informazioni poco chiare. Non basta spiegare ai revisori su cosa desideri un feedback, devi anche mostrarlo. Con Dropbox, puoi annotare i commenti direttamente in un file e poi condividere il tutto per richiedere un feedback. E quando i revisori apriranno il file, le tue note saranno immediatamente visibili. Puoi inserire commenti e domande in un punto specifico di un'immagine, un video, un file di progettazione o un documento di testo per far capire al tuo team di progetto dove andrà a inserirsi il loro feedback e quale impatto avrà.
Un ottimo lavoro creativo è formato da diverse parti e le revisioni sono fondamentali. Con il giusto feedback, il tuo lavoro può raggiungere nuovi traguardi. Al contrario, un feedback confuso o poco chiaro può bloccare un progetto in una fase di stallo. Più aiuterai i revisori, più loro potranno aiutare te. Non temere di indicare chiaramente cosa ti serve. E dai sempre il buon esempio: scegli gli strumenti più adatti per il lavoro, adotta sempre la stessa procedura e chiedi feedback quando ti serve.
