Apakah rapat asinkron akan menjadi suatu hal biasa di masa depan?

Wajar rasanya untuk mengatakan bahwa cara kita bekerja dan berkomunikasi mulai berubah. Rapat video sekarang penting bagi banyak bisnis—tetapi hal tersebut memiliki kelemahan. Pelajari bagaimana rapat asinkron dapat membantu kolaborasi dan produktivitas tim virtual.

Ilustrasi seorang profesional yang bekerja dari rumah menggunakan laptop.

Peluang kerja yang lebih fleksibel—termasuk tim yang mengutamakan metode hibrida dan virtual—akan tetap ada. Menurut studi tahun 2020 yang dilakukan oleh PwC, 83% karyawan ingin bekerja dari jarak jauh setidaknya satu hari per minggu sejak pandemi.

Karena semakin banyak perusahaan mengadopsi metode bekerja dari jarak jauh, teknologi komunikasi dan kolaborasi menjadi penting. Rapat menggunakan video sekarang menjadi metode umum untuk memastikan agar tim jarak jauh tetap terhubung dan terlibat.

Namun, rapat menggunakan video bisa kacau—dan melelahkan jika dilakukan secara berlebihan. Koneksi internet yang lambat, percakapan yang tumpang tindih, dan kurangnya produktivitas secara umum hanyalah beberapa masalah yang dihadapi pekerja jarak jauh dengan rapat video.

Faktanya, infografis Atlassian menunjukkan bahwa kita menghabiskan rata-rata 31 jam per bulan dalam rapat yang tidak produktif. Jadi, bagaimana Anda dapat memaksimalkan manfaat rapat virtual, tanpa mengorbankan produktivitas, keterlibatan tim, dan konektivitas?

Masuk: rapat asinkronis (“asinkron”).

Seorang profesional duduk di lantai di rumah sambil bekerja menggunakan laptop.

Mari kita mulai dengan dasar-dasarnya… apa yang dimaksud dengan “asinkron”?

Komunikasi asinkron terjadi ketika satu orang (atau kelompok) memberikan informasi, dan ada jeda waktu sebelum penerima memberikan tanggapannya. 

Contoh klasik komunikasi asinkron adalah email—pesan tidak memerlukan tanggapan langsung dan ada jeda atau penundaan dalam pertukaran.

Sederhananya, rapat asinkron tidak terjadi secara real-time. Rapat akan diatur dan direncanakan sampai batas tertentu, tetapi tidak memerlukan jadwal. Komunikasi mungkin terjadi satu arah, seperti video pelatihan yang telah direkam sebelumnya, atau lebih bersifat interaksional seperti pesan video berdasarkan permintaan.

Rapat video asinkron tidak dilakukan dengan streaming langsung—tetapi direkam sehingga dapat ditonton dan ditinjau nanti. 

Apa perbedaan antara rapat asinkron dan sinkron?

Jadi, Anda mungkin bertanya-tanya apa yang menjadi pembeda bagi rapat asinkron. Jika Anda telah bekerja dari jarak jauh selama beberapa waktu, kemungkinan sebagian besar rapat Anda sinkron. Ini berarti bahwa rapat disiarkan langsung dan mengharuskan peserta untuk aktif pada saat yang sama.

Layaknya rapat asinkron, rapat sinkron memungkinkan Anda untuk terlibat dengan kolega dan klien bahkan saat lokasi menjadi hambatan. Namun, rapat sinkron harus dijadwalkan dan catatan rapat mungkin atau mungkin tidak digunakan untuk referensi di masa mendatang.

Kesimpulan:

  • Rapat sinkron terjadi secara real-time—rapat video langsung di platform seperti Zoom membutuhkan percakapan dua arah antara peserta. Peserta meninjau materi pertemuan bersama dan umpan balik diberikan dengan segera
  • Rapat asinkron adalah kebalikannya—rapat tidak disiarkan langsung dan komunikasi tidak terjadi secara real-time. Rapat video asinkron direkam dan dibagikan sehingga konten dapat dibagikan dan dilihat di lain waktu
Seorang profesional bekerja di rumah menggunakan laptop sambil duduk di sofa.

Apa manfaat rapat asinkron?

Rapat asinkron menghadirkan peluang baru bagi perusahaan untuk berinovasi dan menjadi lebih fleksibel. Mari kita lihat beberapa alasan rapat asinkron akan menguntungkan bagi bisnis Anda.

Fleksibilitas yang lebih baik

Rapat asinkron harus dimiliki oleh tim jarak jauh yang bersifat hibrida, terdistribusi, dan mengutamakan virtual. Dengan menghindari ketidaknyamanan pertemuan langsung, perusahaan dapat memperluas kumpulan talenta dan peluang rekrutmen di luar batas fisik kantor.

Pendekatan ini juga memungkinkan Anda untuk bekerja di berbagai zona waktu dan platform. Jika memiliki klien di negara lain, Anda tidak perlu khawatir dengan penjadwalan pertemuan yang terlalu dini untuk satu tim dan terlalu larut untuk tim lain!

Menghilangkan tekanan yang mengharuskan pemberian tanggapan dengan segera berarti kecil kemungkinan anggota mengalami kelelahan jika mendapat tekanan dan tuntutan secara bersamaan pada waktu kerja mereka.

Pada tingkat pribadi, pendekatan asinkron menunjukkan bahwa Anda memercayai anggota tim Anda. Hal ini menunjukkan bahwa Anda yakin pada kemampuan mereka untuk melaksanakan peran tanpa kontak terus-menerus dari supervisor atau manajer.

Anda dapat memperoleh kembali kendali atas jadwal Anda dan mendapatkan kembali waktu yang biasanya dihabiskan dalam rapat yang harus dihadiri (yang mungkin produktif atau tidak!) Anggota tim dapat menonton rapat video sesuai keinginan mereka sendiri, pada waktu dan tempat yang nyaman bagi mereka.

Produktivitas yang lebih baik

Dibandingkan dengan komunikasi sinkron—dan rentetan notifikasi yang tampaknya tak ada habisnya—ada lebih sedikit gangguan yang mungkin terjadi dalam pekerjaan asinkron.

Karena dapat menggunakan konten asinkron sesuai kebutuhan, Anda memiliki kesempatan untuk mengikuti rapat video di waktu yang menurut Anda paling produktif selama hari kerja atau saat berada dalam suasana yang tepat untuk benar-benar berkonsentrasi.

Rapat asinkron memungkinkan Anda untuk lebih proaktif, bukan reaktif dalam bekerja dan berkolaborasi dengan kolega. Anda tidak perlu terburu-buru menonton video atau merasakan tekanan untuk menanggapi rapat dengan segera.

Tanpa kelelahan setelah rapat, seperti yang mungkin Anda alami setelah panggilan video langsung, Anda akan menjadi lebih segar dan lebih siap. Saat Anda diberi ruang untuk menonton rapat asinkron dengan perhatian penuh—dan dapat menjeda atau memundurkan video—umpan balik apa pun yang diharapkan dari Anda akan lebih tajam dan lebih fokus.

Selain itu, rapat asinkron memungkinkan lebih banyak kolega untuk berkontribusi dalam diskusi. Beberapa suara atau orang yang mendominasi dalam panggilan video sinkron dapat membuat anggota tim yang lebih pendiam seperti tidak terlihat. Sebaliknya, rapat asinkron mendorong partisipasi dan kolaborasi yang lebih baik.

Seorang profesional bekerja di kantor rumah miliknya.

Rekam pertemuan untuk referensi di masa mendatang

Sifat rapat asinkron menghilangkan ketergantungan pada pencatatan manual dan memori untuk menyampaikan informasi setelah rapat selesai.

Dengan alat seperti Dropbox Capture, Anda dapat membuat sistem rekaman rapat video untuk digunakan karyawan saat ini dan di masa mendatang saat dibutuhkan. Hal ini memudahkan penyediaan video pelatihan untuk karyawan baru, dan bahkan seminar untuk diakses oleh seluruh tim.

Dengan merekam rapat yang dapat ditinjau kapan saja, Anda berkontribusi pada budaya kerja transparansi dan kepercayaan. Rekaman akan tersedia untuk mendukung Anda jika perlu meninjau kembali tujuan atau harapan proyek Anda.

Jadi, apakah rapat asinkron akan menjadi masa depan dalam dunia kerja?

Menurut Buffer, 20% pekerja jarak jauh merasa kesulitan untuk berkolaborasi dan berkomunikasi dengan tim mereka. Jika ini terdengar familier, rapat asinkron mungkin menawarkan solusi—rapat jenis ini menghilangkan banyak kendala rapat sinkron dan memberi tim lebih banyak fleksibilitas.

Rapat asinkron membantu Anda berinovasi dan menyesuaikan bisnis Anda di tengah perubahan budaya kerja dan tantangan produktivitas yang belum pernah terjadi sebelumnya. 

Namun, rapat sinkron tidak perlu diganti seluruhnya—tetapi juga tidak harus menjadi prioritas Anda. Beberapa anggota tim dan klien mungkin lebih suka percakapan tatap muka daripada rekaman video. Selain itu, Anda perlu mengingat jeda waktu respons yang terkait dengan rapat asinkron untuk proyek yang memiliki tenggat waktu ketat.

Idealnya, Anda harus menemukan keseimbangan dengan alat yang memungkinkan bisnis berkembang sejalan dengan tujuan jangka panjang Anda. Platform seperti Dropbox Capture tidak hanya menghilangkan tekanan untuk menghadiri rapat, tetapi juga memungkinkan anggota tim untuk memberikan umpan balik pada video dengan komentar akurat sesuai bingkai.

Video tangkapan layar di Dropbox Capture.

Perasaan tidak tersinkronisasi

Dengan semakin lazimnya bekerja dari jarak jauh dan secara hibrida, rapat video telah menjadi suatu kebiasaan bagi banyak perusahaan. Dengan Dropbox Capture, rapat asinkron menjadi sangat mudah.

Tim Anda, baik yang dekat maupun yang jauh, akan berterima kasih karena Anda telah mengizinkan mereka mengendalikan jadwal mereka sendiri dan menghasilkan pekerjaan berkualitas di waktu yang mungkin biasanya mereka habiskan dalam rapat yang tidak berguna.