Kontrak, pajak, laporan rekening bank, file, folder, video, dan masih banyak lagi. Baik file fisik ataupun digital, mengelola dokumen dan aset merupakan bagian penting dari menjalankan bisnis Anda.
Solusi penyimpanan awan memudahkan untuk menyimpan semuanya di satu tempat yang aman dan terlindungi—semuanya tanpa mengacaukan kantor Anda. Menyimpan semuanya di awan juga berarti bahwa Anda dapat mengaksesnya dari beberapa perangkat—di mana pun dan kapan pun. Namun, menyimpan dan mengatur file bukanlah hal yang sama.
Alasan mengatur file digital adalah hal yang penting
Untuk menjaga agar bisnis berjalan dengan lancar, Anda harus tangkas dan siap merespons. Jika Anda telah merencanakan pernikahan impian seorang klien, tetapi di menit terakhir mereka kehilangan denah meja, Anda harus menemukannya dengan cepat. Mengerjakan pengambilan video berturut-turut dalam sehari, dengan berbagai pemangku berkepentingan, dan kini perlu mengeditnya? Mengetahui klip mana yang termasuk dalam suatu proyek akan memperlancar proses pengeditan video.
Meluangkan waktu untuk mengelola file dan mengaturnya dapat membuat perbedaan besar bagi Anda, dan pelanggan Anda.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengatur file digital?
Lama waktu yang diperlukan untuk mengatur file digital Anda akan bergantung pada lama waktu yang Anda perlukan untuk mengaturnya. Jika hanya beberapa proyek (atau Anda baru saja memulai), luangkan waktu saat sore hari. Jika file, folder, dan aset selama berbulan-bulan atau bertahun-tahun, luangkan beberapa hari untuk menyortirnya. Atau bagi untuk dikerjakan selama satu minggu.
Ya, mengatur file digital terdengar sulit. Namun membuat single source of truth yang dapat Anda andalkan layak dilakukan. Bayangkan betapa mudahnya untuk merujuk kembali ke proyek kreatif lama jika proyek tersebut memiliki nama yang jelas dengan semua aset yang tersimpan di satu folder. Lebih baik lagi, nantikan kegembiraan tak ternilai untuk berbagi folder “SPT 2021/22” yang tertata rapi dengan akuntan Anda. Kemudian bersantailah dan biarkan mereka menangani sisanya.
Anggap ini seperti mengelola kotak masuk email Anda: Rumit pada awalnya, tetapi menyelesaikannya akan membantu Anda menemukan berbagai hal dengan lebih cepat dan lebih efisien.
Cara mengatur file digital
Banyak cara untuk mengatur file digital, tetapi Anda harus memastikan bahwa Anda menemukan sistem yang sesuai untuk Anda. Tidak ada gunanya menerapkan sistem pengaturan yang jelas jika memperlambat pekerjaan Anda, atau mempersulit Anda untuk menemukan file saat membutuhkannya.
Untuk memulai, kami mengumpulkan 10 kiat manajemen file terpopuler:
- Pilih satu tempat untuk menyimpan file dan folder
- Hapus atau arsipkan file duplikat
- Buat folder dan subfolder dengan hierarki yang jelas
- Jelas dan spesifik
- Patuhi konvensi penamaan file
- Selalu simpan saat melakukannya
- Simpan dokumen terpenting Anda dengan aman
- Buat salinan digital dokumen fisik
- Jangan takut untuk menyingkirkan file yang tidak digunakan
- Cadangkan file Anda…dan komputer Anda secara rutin
1. Pilih satu tempat untuk menyimpan file dan folder
Sebagai solopreneur, komputer Anda mungkin sudah menjadi pusat dari semua hal yang terkait dengan bisnis Anda. Komputer tersebut menjadi tempat yang umum untuk menyimpan semua file, folder, dan aset Anda. Satu-satunya masalah adalah apa yang terjadi jika terjadi kemungkinan komputer Anda rusak, dicuri, atau hilang. Dengan begitu, semua file dan folder yang ditata dengan hati-hati hilang. Aduh.
Penyimpanan awan adalah opsi yang aman dan andal untuk menyimpan semua aset Anda. Karena itu berarti file dan folder Anda tersimpan secara online di awan, Anda tidak perlu khawatir akan sedih karena perangkat keras Anda. Anda juga dapat mengakses semua file di perangkat apa pun, dari mana pun saat Anda membutuhkannya. Jadi jika hal buruk terjadi dan laptop lama Anda akhirnya menyerah, Anda dapat masuk di perangkat lain dan mencadangkan file dengan cepat.
Dari persepsi praktis, menggunakan penyimpanan awan juga berarti bahwa Anda dapat mengakses file dan folder di mana saja, dan kapan saja Anda memerlukannya. Sebagian besar layanan memungkinkan Anda untuk memulihkan file jika Anda tidak sengaja menghapusnya juga. Atau buat cadangan, untuk berjaga-jaga.
2. Hapus atau arsipkan file duplikat
Yang ini singkat dan nyaman. Mengelola file duplikat adalah menduplikasi pekerjaan Anda. Sebelum mulai menyimpan file, hapus duplikat. Anda juga dapat menyimpannya di folder Arsip jika tidak yakin bahwa Anda akan membutuhkannya lagi.
Jika Anda memutuskan ingin menyimpannya, Dropbox memungkinkan Anda untuk menyimpan file secara online dan atur sebagai hanya online. Hal ini berarti file tersebut masih aman dan terlindungi di awan saat Anda membutuhkannya, tetapi tidak menghabiskan ruang yang berharga di perangkat Anda. Tidak perlu menyimpan semua portofolio kreatif di MacBook Air Anda. Cukup simpan di awan dan akses pekerjaan Anda saat Anda perlu menunjukkannya!
3. Buat folder dan subfolder dengan hierarki yang jelas
Anda tidak memiliki waktu untuk mencari folder demi folder untuk menemukan “Campaign_Asset_016.jpg” yang tepat. Buat struktur folder yang mudah dipahami dan dinavigasi, kemudian simpan file, dokumen, dan aset terkait menjadi satu, apa pun jenis filenya. Untuk melakukannya, Anda harus membuat hierarki folder dan subfolder yang jelas.
Sebagai praktik terbaik, ada baiknya menyusun hierarki folder:
Berdasarkan nama
Klien > Nama klien > Kreatif > Musim Gugur 2022 > The Great Indoors > Great_Indoors_Camping_ FB_1080x1080.jpg
Berdasarkan proyek
Semua proyek > Kampanye kreatif > Iklan Facebook > The Great Indoors > Great_Indoors_Camping_ 1080x1080.jpg
atau Berdasarkan tanggal
2022 > September > Kreatif > Nama klien > The Great Indoors > Great_Indoors_Camping_ FB_1080x1080.jpg
Apa pun yang Anda pilih, ingatlah untuk menghindari terlalu banyak folder dengan file. Sebagai gantinya, bagi folder menjadi subfolder. Ini akan mempermudah Anda atau kolaborator Anda untuk menemukan file yang dibutuhkan.
4. Jelas dan spesifik
Nama folder dan file harus jelas dan mudah dipahami. Jika Anda adalah seorang fotografer yang bekerja di musim puncak pernikahan, Anda akan melewati minggu-minggu ketika Anda menghadiri 3 atau 4 pernikahan. Jujur saja—Anda tidak akan memiliki waktu untuk mengganti nama setiap foto saat mengunggahnya. Tetapi Anda dapat menyortirnya ke dalam folder dengan detail seperti tanggal, nama tempat, dan mungkin nama depan pasangan yang berbahagia. Anda akan senang dengan keputusan Anda.
Membuat manajemen file dengan jelas dan spesifik bahkan menjadi lebih penting saat berbagi file dan folder. Pada tahap 4, klien tidak memiliki waktu untuk melakukan pratinjau masing-masing dari 30 aset kampanye. Mereka cukup memeriksa bahwa Anda telah menindaklanjuti umpan balik pada JB_March_22_Campaign_Banner.png.
5. Patuhi konvensi penamaan file
Setelah memilih serangkaian konvensi penamaan, patuhi konvensi tersebut. Ketika bekerja sendiri, atau berkolaborasi dengan orang lain, konsisten dapat mempermudah hidup semua orang.
Sebagai bonus tambahan, memberi nama file dan folder Anda dengan jelas akan membuat pencarian file dan folder berdasarkan nama menjadi jauh lebih mudah.
6. Selalu simpan saat melakukannya
Mudah untuk menunda menyimpan file yang perlu disimpan. Jangan menjadi orang seperti itu. Namun, simpan saat melakukannya, atau buat aset di dalam folder yang sesuai. Jika Anda tidak sengaja menyimpan file di folder yang salah, konvensi penamaan yang jelas akan memudahkan untuk menyortirnya. Tidak masalah.
7. Simpan dokumen terpenting Anda dengan aman
File yang dilindungi kata sandi adalah cara yang umum untuk menjaga agar dokumen penting terlindungi. Beberapa solusi penyimpanan awan bahkan memungkinkan Anda untuk memberikan dan mencabut akses ke dokumen dengan beberapa klik yang mudah. Keduanya adalah strategi keamanan siber cerdas yang diterapkan untuk melindungi pekerjaan Anda.
Terkadang, file membutuhkan lapisan keamanan tambahan, bahkan lebih dari sekadar kata sandi. Itu mungkin karena file tersebut berisi informasi sensitif, seperti data pribadi pelanggan Anda. Mungkin juga karena Anda mengerjakan prototipe baru yang bisa ditiru oleh pesaing Anda. Atau mungkin sama sekali tidak berhubungan dengan pekerjaan. Mungkin Anda hanya perlu tempat yang aman untuk membantu menyimpan dokumen cetak penting milik orang tua Anda.
Dropbox Vault membantu Anda menyimpan, mengatur, dan mengamankan informasi Anda yang paling sensitif di awan. Selain tindakan keamanan yang disediakan Dropbox, Vault adalah folder yang dilindungi oleh PIN di akun Dropbox Anda. Hanya Anda yang mengetahui PIN dan dapat mengakses yang ada di dalamnya.
.png)
8. Buat salinan digital dokumen fisik
Bahkan jika bisnis Anda hampir seluruhnya berbasis online, Anda masih memiliki dokumen dan aset fisik. Namun tidak perlu menyimpan file ini secara terpisah saat mengelola file. Sebagai gantinya, cukup digitalkan file tersebut dan menyimpannya seperti yang Anda lakukan pada file digital lainnya.
Satu cara untuk melakukannya yaitu dengan menggunakan pemindai dokumen untuk memindai tanda terima, ID, foto, dan lainnya, langsung ke ponsel Anda. Dalam beberapa saat file tersebut siap disimpan juga. Dan jika penyimpanan awan Anda memiliki Pengenalan Karakter Optik (OCR) bawaan, Anda dapat mengubah gambar pindaian tersebut menjadi PDF yang bisa dicari berdasarkan teks.
Mencoba mencari satu kontrak tertentu yang lupa Anda simpan, tetapi hanya dapat mengingat nama penanda tangan? Tidak masalah—cukup telusuri penyimpanan Anda dengan nama penanda tangan dan OCR akan segera menampilkan kontrak PDF yang diinginkan dengan nama yang disebutkan di dalamnya.
9. Jangan takut untuk menyingkirkan file yang tidak digunakan
Menghapus dan mengarsipkan file lama bukan tindakan yang bisa dilakukan hanya sekali. Jika ingin mengelola file digital Anda dengan efektif, Anda harus melakukan peninjauan singkat sesekali. Anda mungkin terkejut dengan betapa banyaknya hal dapat Anda hapus.
Cara terbaik untuk melakukannya yaitu mengatur pengingat. Setelah file Anda tertata rapi, meluangkan waktu untuk menjaga dan mengelola file adalah cara terbaik untuk menghematruang—baik di hard disk, maupun di penyimpanan awan apa pun yang Anda gunakan.
10. Cadangkan file...dan komputer Anda secara rutin
Yang terakhir, tetapi tidak kalah penting: selalu simpan cadangan semua file dan folder Anda. Semua manajemen dan pengaturan file itu sia-sia jika file Anda tidak dicadangkan, hanya untuk berjaga-jaga. Jika Anda tidak memiliki cadangan dan komputer yang menjadi basis bisnis Anda hilang atau rusak, Anda mendapat masalah besar.
Kami telah menyebutkan bahwa hard disk eksternal adalah opsi yang bagus untuk mencadangkan file Anda. Namun, hard disk eksternal mudah sekali hilang, dicuri, atau rusak. Lalu Anda harus mulai mengerjakan lagi dari awal. Pencadangan awan adalah solusi terbaik untuk masalah ini—yang memungkinkan Anda untuk melihat cadangan, kapan pun, dan di mana pun.
Dropbox Backup bahkan memungkinkan Anda mencadangkan beberapa komputer dan hard drive eksternal ke awan. Jika komputer atau hard disk Anda rusak atau dicuri, Anda dapat dengan mudah memulihkan dan mengembalikan semua file dan folder ke perangkat lainnya. Terbaik dari semuanya, file dan folder Anda akan dikembalikan ke tempat semula, dan Anda siap melanjutkan dari bagian yang terakhir ditinggalkan dengan cepat.
Temukan tempat untuk semua file Anda
Untuk mengelola file digital, menemukan solusi penyimpanan yang tepat adalah tempat terbaik untuk memulai. Dropbox menonjolkan penyimpanan awan yang aman dan mudah digunakan yang memudahkan untuk menyimpan file dan folder Anda dengan rapi. Namun kami melakukan lebih dari sekadar menyimpan.
Anggaplah Dropbox sebagai pusat kolaboratif. File dan folder Anda aman dan terlindungi, serta dapat diakses dari komputer, ponsel, atau tablet kapan pun Anda membutuhkannya. Jika ingin membagikan pekerjaan Anda dengan klien, pelanggan, atau kolaborator, itu juga mudah. Selain itu, jika kehilangan akses ke file Anda, Dropbox akan menyimpannya dengan aman dan tertata rapi—bahkan jika Anda kehilangan komputer, atau rusak.