Ini adalah teka-teki tim kreatif. Anda mencurahkan hati dan jiwa Anda ke dalam proyek. Proyek tersebut dibuat dengan pertimbangan matang dan teliti—setiap detail akhir sudah sempurna menurut Anda. Kini sampai pada bagian yang sulit: membagikan pekerjaan Anda sehingga Anda dapat mengumpulkan umpan balik yang bermanfaat dari klien atau rekan kerja.
Tidak ada yang menyangkalnya: Beberapa formulir umpan balik membuat frustrasi. Kita semua pernah memiliki klien yang mengirim daftar komentar yang dikumpulkan menjadi satu melalui email. Atau anggota tim yang memberikan ide mereka melalui Zoom, bukan menuliskannya. Umpan balik, meskipun konstruktif, sulit diterapkan saat tidak disampaikan dengan baik.
Baik mengedit video demo atau memoles slide penjualan, Anda perlu menyelesaikan komentar semua orang sebelum melanjutkan proyek . Dan proses tinjauan yang konsisten dan berulang membuatnya menjadi jauh lebih mudah bagi semua yang terlibat. Beberapa perbaikan pada alur kerja Anda akan membawa manfaat besar di kemudian hari.
Coba tiga kiat ini untuk membantu membagikan pekerjaan Anda dengan lebih efisien dengan tim atau klien Anda dan dapatkan umpan balik yang lebih baik juga.
1. Dapat diprediksi—bagikan file Anda dengan cara yang sama setiap saat
Konsistensi adalah dasar dari setiap proses yang baik. Namun hal itu tidak selalu mudah dicapai, terutama saat membagikan file kreatif berukuran besar. Lampiran email memiliki batas ukuran. Dan jika membagikan cetakan fisik, hampir pasti akan selalu ada hal penting yang terlewat. Anda memerlukan cara yang mudah untuk berbagi aset kreatif Anda—aset yang berfungsi setiap saat, dengan format atau ukuran file apa pun. Dengan cara itu, Anda tidak perlu melatih ulang seluruh tim Anda dengan setiap permintaan baru. Kolaborator akan selalu tahu tempat untuk menemukan pekerjaan versi terbaru Anda. Tidak perlu lagi mengejar orang yang tertinggal atau membagikan ulang file Anda—Anda akan mendapatkan umpan balik yang Anda perlukan tanpa repot.
Ada satu masalah: Proses yang sulit dapat menciptakan lebih banyak masalah dibandingkan penyelesaian. Anda tidak ingin terjebak oleh detail yang tidak perlu. Itulah sebabnya kami membuat aktivitas berbagi sesederhana mungkin. Dropbox memungkinkan Anda berbagi file dengan siapa saja—mudah untuk Andadan peninjau. Kirim semua katalog foto atau proyek video berukuran besar cukup dengan beberapa klik secara langsung setelah setiap pembaruan. Peninjau bahkan dapat memberi catatan pada komentar mereka langsung di Dropbox. Semua konteks yang Anda perlukan—mulai dari umpan balik hingga riwayat versi file—disimpan bersama di satu tempat.
2. Latihan akan membuatnya menjadi sempurna—temukan sistem yang sesuai dan patuhi sistem itu
Setiap proses baru muncul dengan kurva pembelajaran. Tetapi makin sering Anda dan rekan kerja Anda menggunakannya, maka akan makin mudah dan efektif. Anda dapat memulai dengan menambahkan beberapa pembatas ke proses umpan balik Anda. Buat rencana work-back di awal setiap proyek kreatif dan atur jumlah tahap revisi. Dan jangan takut untuk meminta umpan balik dengan format yang Anda suka karena Andalah satu-satunya yang mengedit. Makin spesifik kebutuhan Anda, makin banyak yang dapat dibantu oleh rekan Anda.
Akhirnya, Anda dan semua pemangku kepentingan proyek memiliki tujuan yang sama: untuk menciptakan karya terbaik. Tetapi niat yang baik akan memiliki arti berbeda saat umpan balik tidak disampaikan dengan baik. Itulah mengapa sangat penting untuk memudahkan dan menstandardisasi proses peninjauan Anda—dan Dropbox dapat membantu Anda. Anda dapat menambahkan tanggal kedaluwarsa ke tautan bersama untuk membatasi komentar yang datang terlambat. Atau berikan akses hanya lihat kepada pengguna tertentu sehingga mereka hanya dapat melihat dan berkomentar tanpa mengeditnya. Yang terbaik dari semuanya? Dropbox dapat memberi tahu Anda siapa yang sudah melihat file dan siapa yang belum—ini adalah akuntabilitas instan untuk semua yang terlibat.
3. Minta apa yang Anda inginkan—sorot area mana yang ingin diberikan umpan balik
Tidak ada yang tahu pekerjaan Anda sebaik Anda; gunakan itu untuk keuntungan Anda. Saat meminta umpan balik, beri tahu peninjau secara persis apa yang Anda perlukan. Minta penulis atau editor untuk meninjau tata bahasanya. Minta direktur kreatif Anda untuk memberi komentar di keseluruhan desain. Dan tanyakan kepada account executive apakah pekerjaan Anda mencakup semua kebutuhan klien. Menjadi proaktif membantu Anda untuk menghindari komentar berlebihan. Sebagai gantinya, Anda akan mendapatkan umpan balik berguna yang fokus di bidang keahlian masing-masing kontributor.
Bersikap kaku bukanlah masalah, tetapi ada satu kesulitan yang harus dihindari: petunjuk yang tidak jelas. Jangan hanya memberi tahu peninjau letak umpan balik yang Anda inginkan; tunjukkan juga kepada mereka. Dengan Dropbox, Anda dapat menandai komentar secara langsung di file, kemudian bagikan untuk mendapatkan umpan balik. Saat peninjau membuka file, catatan dan anotasi akan mudah dilihat. Anda dapat menambahkan komentar dan pertanyaan ke bagian tertentu pada gambar, video, file desain, atau dokumen teks. Dengan begitu, tim proyek Anda tahu persis di mana umpan balik mereka akan memberikan dampak paling besar.
Pekerjaan kreatif hebat adalah gabungan dari banyak bagian, dan peninjauan adalah langkah penting. Umpan balik yang tepat dapat membawa pekerjaan Anda ke tingkat selanjutnya. Di sisi lain, umpan balik yang membingungkan atau tidak jelas dapat membuat proyek terhenti. Kuncinya adalah dengan bantuan Anda, peninjau Anda membantu Anda. Jangan takut meminta apa yang Anda butuhkan. Dan selalu tunjukkan dengan contoh: Pilih alat terbaik untuk pekerjaan, patuhi proses, dan minta umpan balik di bagian yang Anda butuhkan.
