Apa itu Teknik Pomodoro?
Teknik Pomodoro adalah solusi manajemen waktu yang dikembangkan oleh seorang mahasiswa perguruan tinggi bernama Francesco Cirillo di tahun 1980-an. Berdasarkan berbagai interval waktu yang ditetapkan di sepanjang hari, nama teknik ini berasal dari sebuah kata dalam bahasa Italia untuk "tomat", yaitu sebuah penghitung waktu (timer) berbentuk tomat yang dipakai sendiri oleh Cirillo saat menyempurnakan metode manajemen waktunya.
Sebagai teknik yang dirancang agar mudah diimplementasikan tetapi memberi hasil yang maksimal dari segi produktivitas, Teknik Pomodoro memiliki struktur dasar sebagai berikut:
- Menetapkan tujuan/tugas untuk diselesaikan dalam daftar tugas-tugas yang harus dilakukan
- Menetapkan waktu pada timer Pomodoro
- Bekerja selama periode waktu yang ditetapkan
- Saat timer berdering, tandai interval kerja Anda dengan tanda centang
- Setelah bekerja di setiap sesi, istirahatlah selama 5 menit
- Setelah sesi keempat, lakukan istirahat yang lebih panjang selama 15-30 menit
- Atur timer kembali ke nol dan ulangi prosesnya
Apa itu Pomodoro?
Selain digunakan sebagai nama untuk timer pilihan Cirillo, Pomodoro adalah istilah yang dipakai untuk setiap periode waktu yang menurut teknik aslinya adalah sepanjang 25 menit. Jadi, idenya adalah: bekerja selama satu Pomodoro yang panjangnya 25 menit, lalu beristirahat sebentar. Setelah empat Pomodoro berturut-turut, Anda dapat beristirahat lebih lama. Setelah Anda terbiasa bekerja setiap 25 menit dan kemampuan berkonsentrasi meningkat, Anda bisa memperpanjang waktu setiap Pomodoro menjadi 60-90 menit. Pastikan juga Anda berdiri dan bergerak saat bekerja dan tidak duduk terlalu lama.
Metode Pomodoro modern
Untuk kasus Cirillo, metode klasik ini membutuhkan timer khusus yaitu timer Pomodoro untuk oven, tetapi untuk kasus Anda, alarm telepon dapat juga Anda gunakan. Menjadwalkan Pomodoro memakai aplikasi juga mudah dilakukan. Anda bisa memakai timer oven jika diinginkan. Namun, ingatlah bahwa ada manfaat lebih jika Anda memakai aplikasi, misalnya:
- Membuat laporan dan pemantauan
- Membuat daftar peringkat untuk kompetisi, sangat cocok untuk tim
- Terintegrasi dengan ponsel dan komputer desktop
- Membatasi pemakaian media sosial, pemblokiran panggilan telepon, dan opsi penambah konsentrasi lainnya
Memanfaatkan Teknik Pomodoro di tempat kerja
Kantor di era modern semakin terbuka dalam hal memaksimalkan efisiensi dan budaya perusahaan. Teknik Pomodoro dapat membantu meningkatkan lingkungan kerja dan budaya di kantor Anda serta benar-benar memotivasi tim Anda. Teknik ini sangat cocok untuk pekerja lepas dan tim yang bekerja jarak jauh yang tetap ingin fokus pada tugas dan menjaga performa terbaik. Dan jika Anda ingin memastikan bahwa tim berfokus mengerjakan satu tugas, dorong mereka untuk menjalankan Pomodoro dalam kelompok. Pekerjaan bersama dan waktu istirahat sangat efektif untuk membantu tim Anda merasa lebih menyatu, meskipun mereka terpisah oleh jarak.
Dengan mengalokasikan pekerjaan dengan porsi kecil dan waktu istirahat yang singkat tetapi menyegarkan serta waktu istirahat lebih panjang sesudahnya, teknik Pomodoro bisa memberikan hasil yang sangat memuaskan saat tim harus mencapai beberapa target berskala kecil. Rehat kopi dan rehat makan siang yang penting di sepanjang hari sangat disarankan dalam struktur Pomodoro agar waktu kerja dapat lebih fokus dan memuaskan.
Meskipun teknik Pomodoro tidak selalu cocok untuk semua orang, terutama bagi mereka yang sudah cukup efektif menjalankan manajemen waktu, teknik ini merupakan alat bantu yang sangat berharga saat tim harus menuntaskan sebuah pekerjaan, seperti ketika bekerja dengan metode Agile dan melakukan sprint.
Pomodoro untuk perencanaan pekerjaan
Begitu Anda dan tim terbiasa dengan teknik Pomodoro, Anda dapat dengan mudah menghitung sesi pekerjaan yang harus dilakukan di masa mendatang. Teknik ini sangat cocok digunakan untuk merencanakan pekerjaan dengan interval mingguan atau bulanan. Cobalah mengalokasikan tugas-tugas paling penting dalam interval 25 menit terlebih dahulu di pagi hari untuk memastikan prioritas Anda ditangani dengan semestinya, meskipun setelah itu Anda sama sekali tidak memakai sesi Pomodoro.
Anda juga bahkan dapat mengimplementasikan satu set sesi Pomodoro setiap minggunya. Tentukan kapan tim Anda paling sering mencapai targetnya dan tetapkan dalam agenda sebagai waktu yang dipilih untuk menerapkan metode Pomodoro.
Alternatif Untuk Teknik Pomodoro
Jika Anda tertarik dengan ide di balik metode ini tetapi sulit menerapkannya di tim, ada beberapa variasi yang bisa dicoba:
Metode Eisenhower
Metode ini bisa dipakai bersamaan dengan metode Pomodoro dan dapat membantu Anda memilih prioritas. Selanjutnya Anda bisa menangani tugas-tugas ini dalam beberapa Pomodoro. Dalam metode Eisenhower Anda harus menggambar tabel yang berisi empat kotak. Pada sumbu mendatar, namai sisi kotak sebagai "Mendesak" dan satu lagi "Tidak Mendesak". Sementara pada sumbu tegak, namai satu sisi kotak sebagai "Penting" dan "Tidak Penting", sehingga setiap kotak dapat digunakan untuk membuat sebuah urutan daftar tugas yang harus dilakukan:
- Mendesak dan penting, misalnya tenggat, penghambat proyek, dll.
- Tidak mendesak dan penting, misalnya perencanaan proyek
- Tidak penting dan mendesak, misalnya makan siang bersama dengan tim hari ini
- Tidak penting dan tidak mendesak, misalnya makan setelah pulang kantor
Agile
Agile adalah metodologi kerja yang bisa diterapkan dalam pekerjaan purnawaktu meskipun awalnya dirancang untuk -dan paling sesuai diterapkan oleh- pemrogram dan pengembang. Namun, metode ini tetap berguna untuk manajemen waktu. Aspek paling menarik adalah "Sprint". Sprint adalah suatu periode ketika setiap orang bekerja sama untuk menyelesaikan sebuah tugas tertentu. Sprint menuntut semua anggota dari berbagai tim untuk turut mencurahkan keahlian masing-masing ke dalam sebuah tugas, demi mencapai hasil kerja yang dapat diterima sepenuhnya di akhir periode itu.
Pilih teknik Pomodoro yang sesuai untuk Anda
Metode Pomodoro sangat mudah disesuaikan sesuai kebutuhan Anda. Anda bisa membuat alat manajemen waktu yang benar-benar cocok untuk tim Anda. Gunakan metode ini untuk menetapkan periode kolaborasi intensif satu kali dalam seminggu, untuk mendorong tim menyelesaikan pekerjaan yang membosankan, atau agar setiap orang bekerja sesuai rencana dan tenggat.
Misalnya tim Anda bekerja dari jarak jauh dan ada banyak masalah baru yang bisa mementahkan upaya terbaik Anda—misalnya koneksi internet yang buruk, gangguan dari berbagai pihak, dll. Dengan memakai teknik Pomodoro, Anda dapat mendorong tim untuk bekerja penuh selama dan setiap 25 menit, sehingga sedikit demi sedikit mereka dapat meraih beberapa pencapaian kecil tetapi berarti.
Dengan meminimalkan waktu tetapi memaksimalkan efisiensi, Anda juga tidak perlu khawatir akan gangguan. Anda dapat menjaga agar berbagai hal tetap singkat, mudah, dan sesuai rencana dengan teknik Pomodoro.