Comment Dropbox peut vous aider en cas de difficulté à collaborer

Collègues collaborant sur un projet via les commentaires Dropbox Paper

En théorie, collaborer au travail n'a rien de bien sorcier. Il suffit d'être ouvert aux nouvelles idées et de savoir résoudre les problèmes en équipe. Malheureusement, de petites complications peuvent rendre la collaboration plus laborieuse qu'on ne l'imagine.

C'est pourquoi nous avons créé une série de fonctionnalités pour vous aider à surmonter les obstacles et à mieux travailler en équipe.

Voici quatre situations où Dropbox peut vous aider.

1. Votre équipe est souvent à court d'espace

Utilisateur cliquant avec le bouton droit sur un fichier et sélectionnant le stockage en ligne à l'aide de Smart Sync

Le mois a été très productif : votre équipe a créé cinq vidéos de lancement, toutes traduites en une dizaine de langues différentes.

Malheureusement, ces vidéos partagées se trouvent dans un dossier d'équipe particulièrement volumineux et plusieurs collaborateurs se retrouvent à court d'espace de stockage local. C'est un souci mineur, mais il ne fera que s'aggraver au fil du temps.

Plutôt que d'obliger vos collaborateurs à gérer constamment l'espace disponible sur leur disque dur, laissez Smart Sync s'en charger à leur place. Avec Smart Sync, les membres de votre équipe peuvent placer certains fichiers dans des dossiers stockés en ligne, tout en conservant la possibilité d'y accéder directement depuis leurs ordinateurs.

Chaque fois que vous ouvrez un fichier stocké en ligne, Smart Sync le télécharge automatiquement sur votre ordinateur. Vous donnez ainsi les moyens à votre équipe de partager directement les fichiers, sans se soucier de l'espace local restant.

Découvrez les avantages de Smart Sync.

2. Vos conversations d'équipe sont dispersées

Utilisateur mentionnant des collègues dans un document Dropbox Paper

Vous avez transmis les éléments d'une campagne marketing à vos collègues et, en l'espace de deux jours, une dizaine d'entre eux vous ont fait parvenir leurs commentaires. Malheureusement, ces commentaires sont dispersés dans trois e‑mails, deux rapports de réunion, un tableau blanc et un SMS. La prochaine fois, envoyez plutôt vos éléments avec Paper. Paper centralise les conversations, quels que soient le moment et la manière dont vos collaborateurs répondent. Ces derniers peuvent en effet ajouter des commentaires portant sur du texte, des photos ou des vidéos, réagir à d'autres commentaires, et proposer leurs propres idées dans un document offrant un suivi des modifications en temps réel.

En tant que propriétaire du document, vous pouvez inviter de nouveaux relecteurs, contrôler les autorisations d'accès et choisir le type d'intervention souhaité, c'est-à-dire l'ajout de commentaires ou la modification directe du document. Paper est un espace de travail partagé qui permet à chacun de rester impliqué et informé.

Essayez Paper dès aujourd'hui.

3. Vous perdez trop de temps à courir après vos collaborateurs

Utilisateur vérifiant qui a consulté un fichier dans les infos de consultation

Vous attendez des réactions, mais plus d'une semaine s'est écoulée et la moitié des membres de votre équipe sont restés muets. Vous ont-ils oublié ? Ont-ils raté votre message ?

Les équipes Dropbox Business peuvent désormais savoir en temps réel qui a ouvert les fichiers et à quand remonte la dernière consultation grâce aux infos de consultation. Elles indiquent les utilisateurs avec qui un fichier a été partagé et ceux qui sont en train de le consulter actuellement. Vous souhaitez envoyer un rappel amical ? Comme vous savez qui n'a pas encore consulté le fichier, vous pouvez relancer les bonnes personnes sans déranger tout le groupe.

Les équipes Dropbox Business peuvent tester les infos de consultation dès aujourd'hui dans le cadre de notre programme d'accès en avant-première.

4. Vous ne savez pas qui a accès à vos fichiers

Utilisateur cliquant avec le bouton droit pour partager un dossier Dropbox

Il est parfois utile de demander l'avis d'un ou deux collègues à titre privé. Mais la dernière fois que vous avez envoyé un brouillon de maquette par e‑mail, votre collègue l'a fait suivre à toute l'équipe Marketing, ce qui vous a fait perdre une heure en débats stériles.

Avec Dropbox, vous pouvez partager un fichier de façon sécurisée avec un petit groupe de collègues de confiance. Seuls ces collaborateurs auront accès au fichier, car ils devront se connecter à Dropbox pour le consulter. Une fois votre maquette finalisée, vous pourrez créer un lien partagé. Les fichiers envoyés à l'aide d'un lien partagé sont accessibles à tous, y compris aux utilisateurs qui ne disposent pas d'un compte Dropbox.

Vous pouvez consulter notre centre d'assistance pour en savoir plus sur les options de partage proposées par Dropbox.

Lorsque vous perdez moins de temps à vous soucier des méthodes de collaboration, vous en avez davantage pour travailler efficacement en équipe. Il ne reste alors plus qu'à supprimer les petits inconvénients propres à la collaboration et vous avez toutes les chances de travailler dans les meilleures conditions.

Découvrez comment Dropbox peut faciliter la collaboration.

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