Lorsque vous êtes responsable de la réussite des nouvelles recrues dès leur premier jour, vous devez rester organisé. Les employés comptent sur vous pour que vous les aidiez à être immédiatement opérationnels.
“Les employés ne peuvent pas donner le meilleur d'eux-mêmes ni nous permettre d'avancer s'ils ne savent pas où se trouve une salle de réunion, comment demander à bénéficier d'avantages ou à quel moment ils recevront leur premier salaire”, explique Joe Topasna, analyste des opérations RH chez Dropbox.
Certains experts RH trouvent de nouveaux moyens de limiter les tâches répétitives et de personnaliser leur approche. Chez Dropbox, notre équipe RH utilise Dropbox Paper pour faciliter l'intégration des nouveaux employés. Paper est un espace de travail collaboratif qui permet d'améliorer l'efficacité de l'intégration, et ce à toutes les étapes. Pour vous montrer comment, nous avons discuté avec les personnes qui sont chargées de faire de nos nouvelles recrues les prochains employés de l'année chez Dropbox.
1. Enregistrez des documents comme modèles
Les formulaires demandés à l'embauche ne sont pas le meilleur moyen de souhaiter la bienvenue à un nouvel employé. Heureusement, vous pouvez vous libérer de la paperasse.
Tous les professionnels des RH vous le diront : le processus d'intégration des nouveaux employés est répétitif. Ce qui était valable il y a quelques années ne l'est peut-être plus maintenant. Par exemple, les informations sur les avantages changent d'un mois à l'autre. Maintenir tous les documents associés à jour peut donc être difficile.
Chaque fois que l'équipe RH de Dropbox partage un document Paper avec un groupe de nouvelles recrues, l'équipe peut s'assurer que ces dernières ont accès aux dernières informations en modifiant le texte ou en ajoutant des liens vers des documents Paper associés.
“Avec Paper, les personnes peuvent voir les modifications que nous apportons dans un document en temps réel, nous n'avons donc pas besoin d'envoyer de nouvelles versions du fichier”, explique Dorena Sanchez, analyste de l'expérience des employés chez Dropbox. “Les personnes peuvent réviser différentes parties du contenu directement dans le document et y ajouter leurs commentaires, ce qui est très pratique pour notre équipe. Nous pouvons créer des contenus qui suivent nos instructions à tout moment. Les nouvelles recrues n'ont même pas besoin d'actualiser la page pour voir les modifications.”
L'équipe gagne également du temps grâce aux modèles, qui lui évitent de créer un nouveau lot de documents pour chaque groupe de nouvelles recrues. Lorsque l'équipe de Dorena Sanchez réutilise souvent un document, elle fait appel à la fonctionnalité Enregistrer comme modèle de Paper.
Fonctionnalité Enregistrer comme modèle de Dropbox Paper
Créer vos propres modèles dans Paper est très facile. Vous pouvez aussi utiliser nos modèles prêts à l'emploi (notes de réunion, plans de projet, briefs créatifs, etc.) pour aider votre équipe à lancer des projets.
Cette semaine, nous avons ajouté un nouveau modèle pour l'intégration des nouveaux (montré ci-dessous) que toutes les équipes RH peuvent utiliser. Ce modèle a été spécialement conçu pour faciliter la tâche de votre équipe dès le premier jour. Les modèles sont uniquement disponibles en anglais et seront bientôt accessibles sur mobile.
Modèle d'intégration des nouveaux dans Dropbox Paper
2. Fournissez des listes de tâches simples
Il y a tant de choses à faire le premier jour, qu'il est facile de s'y perdre. C'est pourquoi notre équipe RH s'aide de nombreuses listes de tâches. Avec Paper, vous pouvez créer des listes de tâches rapidement et attribuer chaque tâche à des utilisateurs grâce aux mentions @. Ils reçoivent ainsi une notification par e‑mail qui leur indique la date d'échéance de leurs tâches.
“Nous avons créé cette liste de tâches pour les avantages en fin d'année dernière”, indique Dorena Sanchez. “Avant cela, nous partagions une présentation de 60 diapositives avec nos employés, qui devaient mémoriser chaque détail.” Dorena Sanchez a rapidement réalisé que ce n'était pas facile pour les nouveaux employés, surtout quand d'autres équipes leur demandaient de remplir des formulaires en parallèle. En plus de toute la paperasse, ils devaient aussi se former à leur nouveau poste.
Une fois la liste de tâches Paper implémentée, Dorena Sanchez et son équipe ont constaté qu'elle permettait non seulement de simplifier le processus, mais aussi de focaliser l'attention des nouvelles recrues sur l'essentiel. “Désormais, au début de la présentation, nous pouvons leur dire de ne pas essayer de retenir ces informations et de plutôt se reporter à liste de tâches. L'audience rit, mais seule la liste de tâches est à retenir en réalité.”
Attribution de tâches et définition de dates d'échéance dans Dropbox Paper
3. Ajoutez de la visibilité et de la transparence
Grâce aux infos de consultation dans Paper (voir ci-dessous), l'équipe RH peut envoyer un document aux nouveaux employés, puis vérifier qui l'a ouvert (ou pas). De cette façon, Dorena Sanchez peut s'assurer que toutes les personnes concernées ont bien reçu l'information. “Parfois, quelqu'un nous demande où se trouve une information. On lui répond alors qu'il semblerait qu'il n'ait pas ouvert ce document, et que toutes les informations dont il a besoin s'y trouvent. Il suffit juste de le suivre pas à pas pour ne rien rater.”
Suivi de l'ouverture des documents grâce aux infos de consultation dans Dropbox Paper
De plus, Paper permet à toutes les personnes invitées à rejoindre le document de voir les modifications en temps réel. Les membres de l'équipe qui ont un accès en écriture peuvent apporter des modifications, et plusieurs personnes peuvent modifier le document simultanément. Les personnes qui n'ont qu'un accès en lecture seule peuvent ajouter des commentaires pour poser des questions sur le contenu ou suggérer des changements. Les conversations qui ont tendance à se perdre dans les e‑mails peuvent être lues en contexte à côté du contenu dans les commentaires et les réponses.
Ajout de commentaires dans Dropbox Paper
Chez Dropbox, nous souhaitons permettre aux employés d'apprendre les uns des autres tandis que nous collaborons et apprenons de nos erreurs passées via des analyses rétrospectives. Paper aide les nouvelles recrues à être rapidement opérationnelles, puisqu'une simple recherche dans Paper renvoie les documents associés aux projets de toute l'organisation.
“Nous sommes transparents quant aux erreurs que nous commettons au niveau de nos produits”, explique Joe Topasna. “N'importe qui peut faire une recherche sur une analyse rétrospective. Nous n'appliquons aucune restriction à ce niveau. Les analyses sont accessibles par défaut, et cela fascine les gens. Les nouvelles recrues viennent me voir en me disant que dans leur ancienne entreprise, ces analyses étaient tenues secrètes. Les gens ne sont pas habitués.”
Toutes les entreprises n'ont pas toutes cette même culture de la transparence évidemment. Pour celles qui ne veulent rendre que certains contenus publics, Paper permet aux administrateurs informatiques de configurer qui peut voir quoi dans les paramètres personnalisables de chaque document Paper.
“J'ai travaillé dans des entreprises qui n'évoluent pas dans le domaine de la technologie et j'ai vu leur processus en tant que nouvelle recrue”, explique Dorena Sanchez. “Il implique du papier et des instructions monotones. La différence entre l'intégration ici et dans ces autres entreprises concerne l'automatisation et la visibilité des instructions. Dans les autres entreprises, ils vous disent : 'Voici comment demander les avantages. Bonne chance.' Ici, nous disons : 'Voici comment demander les avantages. Voici comment trouver un médecin. Et voici comment prendre rendez-vous.'”
4. Simplifiez les réponses aux demandes des nouvelles recrues
Une tâche qui revient le plus souvent dans la journée d'un professionnel des RH est de répondre aux demandes des employés. “J'en reçois probablement entre 30 et 40 par jour”, explique Dorena Sanchez. “Mais bon nombre d'entre elles sont liées à la santé, donc ce n'est pas facile d'y répondre. Il y a probablement entre 40 et 50 questions qui reviennent souvent dans une semaine donnée : 'Comment puis-je bénéficier de cet avantage?', puis une semaine plus tard, 'Comment obtenir mes identifiants médicaux ?'.”
“Le processus est tellement simplifié avec Paper que cette tâche ne me prend plus que 15 minutes par jour au lieu de trois heures”, explique-t-elle. “Nous avons tellement de contenus que nous n'avons pas besoin de saisir les mêmes informations encore et encore ou de les personnaliser pour chaque employé. Je réponds simplement en partageant un document Paper et en indiquant qu'il contient toutes les informations nécessaires.”
Envoi d'invitations à des collègues afin qu'ils rejoignent un document Paper partagé
5. Donnez un côté ludique aux tâches difficiles
Pour rendre la lecture des documents moins pénible et plus intéressante pour les nouvelles recrues, l'équipe RH de Dropbox a décidé de rendre le processus plus ludique. Elle a créé une chasse au trésor qui guide les nouvelles recrues lors du processus d'inscription et présente l'un des principaux outils que l'entreprise utilise pour coordonner les projets et communiquer avec les employés : Dropbox Paper.
“J'ai créé une chasse au trésor au sein des pages consacrées à nos avantages pour présenter Paper”, explique Dorena Sanchez. “Nous utilisons les documents Paper contenant les informations sur les avantages pour montrer ce qu'il faut savoir lors du processus d'inscription initial. Ensuite, nous envoyons aux nouvelles recrues une liste de tâches à faire avant certaines dates. Je pense que cela montre à quel point la collaboration est utile. Avec les infos de consultation, vous pouvez voir les noms et les visages des autres nouvelles recrues qui consultent le document.”
Nouveau document Paper sur la chasse au trésor
“J'ai rejoint l'équipe récemment et j'ai vraiment apprécié la chasse au trésor”, indique Tony Hue, responsable du cycle de vie marketing chez Dropbox. “Même si je regrette que notre équipe n'ait pas gagné la chasse au trésor, c'était probablement la meilleure façon d'apprendre les bases de Paper et de découvrir comment cela se passe chez Dropbox.”
Pour découvrir comment Dropbox Paper peut faciliter l'intégration des nouveaux employés et la réalisation d'autres tâches pour votre équipe, rendez-vous sur dropbox.com/paper.
