Les modes de travail plus flexibles, notamment les équipes hybrides et virtuelles, ont de beaux jours devant eux. Selon une étude réalisée en 2020 par PwC, 83 % des employés souhaitent travailler à distance au moins un jour par semaine depuis la pandémie.
Face à l'essor grandissant du télétravail, les technologies de communication et de collaboration deviennent essentielles. Les visioconférences sont dorénavant un moyen courant de garder les équipes distantes connectées et impliquées.
Pourtant, elles sont parfois difficiles à suivre et peuvent mener à un épuisement lorsqu'elles sont utilisées à outrance. La lenteur des connexions Internet, le mélange des conversations et le manque général de productivité font partie des problèmes rencontrés par les télétravailleurs lors des visioconférences.
Selon une infographie réalisée par Atlassian, nous passons en moyenne 31 heures par mois dans des réunions non productives. Comment tirer parti des avantages des réunions virtuelles sans compromettre la productivité, l'implication de l'équipe et la connectivité ?
En trois mots : les réunions asynchrones.
Commençons par définir le terme “asynchrone”.
La communication asynchrone se produit lorsqu'une personne (ou un groupe) fournit des informations et qu'un laps de temps s'écoule avant que les destinataires y répondent.
L'e‑mail est un exemple typique de communication asynchrone : les messages ne nécessitent pas de réponse immédiate et un délai s'écoule entre les échanges.
En d'autres termes, une réunion asynchrone ne se produit pas en temps réel. Elle est organisée et planifiée dans une certaine mesure, mais n'est pas figée dans le temps. Les communications peuvent être unilatérales, comme une vidéo de formation préenregistrée, ou plus interactives comme les messages vidéo à la demande.
Les visioconférences asynchrones ne sont pas diffusées en direct, mais enregistrées afin qu'elles puissent être visionnées ultérieurement.
Quelle est la différence entre une réunion asynchrone et une réunion synchrone ?
Découvrons ce qui distingue ces deux types de réunions. Si vous travaillez à distance depuis un certain temps, il est probable que la plupart de vos réunions aient été synchrones, autrement dit qu'elles aient eu lieu en direct, avec des participants présents au même moment.
À l'instar des réunions asynchrones, les réunions synchrones vous permettent d'interagir avec vos collègues et vos clients où que vous soyez. Toutefois, les réunions synchrones doivent être planifiées et ne sont pas toujours enregistrées.
En résumé :
- Les réunions synchrones se déroulent en temps réel : les visioconférences en direct sur des plateformes telles que Zoom reposent sur une conversation bidirectionnelle entre les participants. Les participants consultent ensemble les supports de la réunion et les commentaires sont formulés en temps réel.
- Pour les réunions asynchrones, c'est l'inverse : elles ne sont pas diffusées en direct et la communication ne se fait pas en temps réel. Les visioconférences asynchrones sont enregistrées et partagées afin que leur contenu puisse être diffusé et visionné ultérieurement.
Quels sont les avantages des réunions asynchrones ?
Les réunions asynchrones offrent aux entreprises de nouvelles opportunités d'innover et de gagner en flexibilité. Voyons en quoi elles peuvent être bénéfiques pour votre entreprise.
Flexibilité accrue
Les réunions asynchrones sont indispensables pour les équipes hybrides, distribuées et virtuelles qui travaillent à distance. En s'épargnant les inconvénients des réunions en personne, les entreprises peuvent agrandir leur vivier de talents et étendre le recrutement au-delà des limites du bureau.
Cette approche permet également de travailler sur différents fuseaux horaires et plateformes. Si vous avez des clients dans d'autres pays, aucune réunion ne sera trop tôt pour une équipe et trop tard pour une autre.
Puisqu'aucune réponse immédiate n'est attendue, les risques d'épuisement professionnel sont réduits, notamment chez les collaborateurs soumis à d'importantes contraintes de temps.
Sur le plan personnel, l'approche asynchrone démontre que vous faites confiance aux membres de votre équipe. Elle est la preuve que vous les savez capables de travailler sans l'intervention constante de leurs supérieurs hiérarchiques.
Vous reprenez le contrôle de votre emploi du temps et libérez le temps que vous auriez consacré aux réunions indispensables qui ne sont pas toujours productives. Les membres de l'équipe peuvent regarder la visioconférence à leur propre rythme, à l'heure et à l'endroit qui leur conviennent.
Productivité accrue
Par rapport à la communication synchrone et à son flux ininterrompu de notifications, les réunions asynchrones occasionnent moins d'interruptions.
Comme vous pouvez consommer le contenu asynchrone lorsque cela vous convient, vous pouvez par exemple regarder une visioconférence au moment de la journée où vous vous sentez le plus productif ou lorsque la situation est propice à la concentration.
Les réunions asynchrones vous permettent de travailler et de collaborer de manière plus proactive que réactive. Vous n'avez pas besoin de vous précipiter pour regarder une vidéo ou d'intervenir le plus rapidement possible au cours d'une réunion.
Sans la fatigue post-réunion que vous pourriez ressentir après une visioconférence en direct, vous aurez l'esprit plus vif et serez mieux préparé. Si vous pouvez regarder une réunion asynchrone en étant pleinement attentif, avec la possibilité de mettre en pause ou de revenir en arrière, vous formulerez des réponses et des commentaires plus précis et concrets.
De plus, les réunions asynchrones permettent à davantage de collaborateurs de participer aux discussions. Lors d'une visioconférence en direct, les personnalités les plus extraverties peuvent ôter la parole à des collaborateurs plus réservés. L'alternative asynchrone encourage la participation et la collaboration.
Des enregistrements disponibles à tout moment
Grâce aux réunions asynchrones, il n'est plus nécessaire de mémoriser ou de prendre des notes manuellement pour transmettre les informations une fois la réunion terminée.
Avec un outil comme Dropbox Capture, vous pouvez créer un système d'enregistrement des visioconférences pour vos employés actuels et futurs. Vous pouvez ainsi facilement proposer des vidéos de formation aux nouvelles recrues, mais aussi des séminaires accessibles à tous.
En enregistrant des réunions pouvant être visionnées à tout moment, vous favorisez la transparence et la confiance au sein de l'entreprise. Vous pouvez vous reporter aux enregistrements dès que vous avez besoin de revoir les objectifs ou les attentes de votre projet.
Alors, les réunions asynchrones sont-elles l'avenir du travail ?
Selon Buffer, 20 % des télétravailleurs rencontrent des difficultés pour collaborer et communiquer avec leur équipe. Si c'est le cas dans votre entreprise, les réunions asynchrones peuvent vous apporter une solution en éliminant de nombreuses contraintes liées aux réunions synchrones et en offrant davantage de flexibilité aux équipes.
Les réunions asynchrones aident l'entreprise à innover et à s'adapter à l'évolution des modes de travail et aux obstacles inédits à la productivité.
Toutefois, si les réunions en temps réel ne doivent plus être votre priorité, elles n'ont pas pour autant vocation à disparaître totalement. Certains collaborateurs et clients préfèrent les échanges en direct aux vidéos enregistrées. De plus, vous devez garder à l'esprit le décalage dans le temps de réponse associé aux réunions asynchrones qui peut impacter les projets dont les délais sont serrés.
Dans l'idéal, vous devez trouver un équilibre avec des outils qui soutiennent la croissance de l'entreprise tout en poursuivant ses objectifs à long terme. Une plateforme comme Dropbox Capture élimine le stress associé aux réunions en direct et permet aux membres de l'équipe de donner du feedback sur les vidéos en ajoutant des commentaires à l'image près.
Des équipes plus libres
Face à l'essor du télétravail et du travail hybride, les visioconférences deviennent la nouvelle norme dans de nombreuses entreprises. Avec Dropbox Capture, les réunions asynchrones sont un vrai jeu d'enfant.
Où qu'elles se trouvent, vos équipes vous remercieront de leur avoir permis de reprendre le contrôle sur leur emploi du temps et de travailler efficacement sur leurs projets au lieu de perdre du temps dans des réunions inutiles.