Es el enigma de los creativos. Pones tu corazón y tu alma en un proyecto. Lo piensas muy bien y lo planificas meticulosamente. "Hasta el último detalle es perfecto", te dices a ti mismo. Ahora viene la parte difícil: compartir tu trabajo para poder recopilar comentarios útiles de un cliente o de un compañero de trabajo.
No se puede negar: algunos tipos de comentarios son frustrantes. A todos nos ha respondido algún cliente por correo electrónico con una lista improvisada de comentarios. O un miembro del equipo que da su opinión por Zoom en lugar de escribirla. Los comentarios, incluso cuando son constructivos, es difícil de implementarlos cuando no se canalizan bien.
Ya sea que estés editando un video de demostración o perfeccionando una presentación de ventas, debes resolver los comentarios de todos antes de avanzar con el proyecto. Un proceso de revisión constante y repetible hace que sea mucho más fácil para todos los involucrados. Algunos ajustes en tu flujo de trabajo te traerán grandes beneficios en el futuro.
Prueba estas tres sugerencias que te ayudarán a compartir tu trabajo de forma más efectiva con tu equipo o con tus clientes y además recibir mejores comentarios.
1. Sé predecible: comparte tus archivos de la misma forma siempre
La coherencia es la base de cualquier buen proceso. Pero no siempre es fácil de lograr, en especial cuando se comparten archivos creativos de gran tamaño. Los archivos adjuntos de correo electrónico tienen límites de tamaño. Y si tienes que distribuir impresiones físicas, seguramente te pierdes algo importante. Necesitas una forma simple de compartir tus recursos creativos: una que funcione siempre, independientemente del formato o el tamaño del archivo. De esa forma, no tendrás que volver a capacitar a todo tu equipo con cada solicitud nueva. Los colaboradores siempre sabrán dónde encontrar la versión más reciente de tu trabajo. Ya no tienes que perseguir a los rezagados ni volver a compartir tus archivos: recibirás los comentarios que necesitas sin inconvenientes.
Hay un problema: un proceso engorroso puede crear más problemas de los que resuelve. No quieres quedar atascado en detalles innecesarios. Por eso hicimos que compartir sea lo más simple posible. Dropbox te permite compartir archivos con cualquier persona: es fácil para ti y para tu revisor. Envía un catálogo de fotos completo o un proyecto de video de gran tamaño con solo unos pocos clics y entrega pruebas de diseño de forma instantánea después de cada actualización. Los revisores pueden incluso anotar sus comentarios directamente en Dropbox. Así, se guarda todo el contexto que necesitas, desde los comentarios hasta el historial de versiones de un archivo, en un solo lugar.
2. La práctica hace a la perfección: encuentra un sistema que funcione y consérvalo
Cada proceso nuevo tiene su curva de aprendizaje. Mientras más lo usen tú y tus compañeros de trabajo, más fácil y más efectivo es. Puedes comenzar agregando algunas medidas de seguridad a tu proceso de comentarios. Elabora un plan con revisión posterior al comienzo de cada proyecto creativo y establece la cantidad de momentos de revisión. No tengas miedo de pedir que los comentarios sean en tu formato preferido; eres tú quien hace las modificaciones. Mientras más específico seas con respecto a tus necesidades, más podrán ayudarte tus colegas.
En última instancia, tú y las personas involucradas en tu proyecto comparten el mismo objetivo: crear el mejor trabajo. Pero las buenas intenciones se pierden en el intento cuando los comentarios no se hacen de forma adecuada. Por eso es muy importante optimizar y estandarizar tu proceso de revisión, y Dropbox puede ayudar. Puedes agregar una fecha de vencimiento a los permisos de vínculos compartidos para limitar los comentarios fuera de tiempo. También puedes darles a determinados usuarios acceso de solo lectura para que puedan mirar y comentar sin agregar ediciones. ¿Qué es lo mejor de todo? Dropbox puede decirte quién vio un archivo y quién no; hay un registro instantáneo de todas las personas involucradas.
3. Pide lo que necesitas: destaca las áreas en las que te gustaría recibir comentarios.
Nadie conoce tu trabajo como tú. Usa eso a tu favor. Cuando solicites comentarios, dile a cada revisor exactamente lo que necesitas. Pide a un escritor o a un editor que revise la gramática. Pide a tu director creativo que comente sobre el diseño general. Y pide a un ejecutivo de cuenta si tu trabajo abarca todos los aspectos imprescindibles del cliente. Ser proactivo ayuda a evitar comentarios excesivos. En lugar de ello, obtendrás comentarios útiles centrados en el área de especialización de cada colaborador.
Ser preceptivo no es un problema, pero hay un gran obstáculo que debes evitar: las directivas poco claras. No te limites a decirles a los revisores dónde quieres recibir los comentarios; muéstrales. Con Dropbox, puedes marcar los comentarios directamente en un archivo y luego compartirlos para recibir comentarios. Cuando los revisores abren el archivo, tus notas y anotaciones estarán en el centro de la atención. Puedes agregar tus comentarios y preguntas a una parte específica de una imagen, un video, un archivo de diseño o un documento de texto. De esa forma, tu equipo de proyecto sabrá exactamente en qué lugar sus comentarios tendrán mayor impacto.
Un buen trabajo creativo es la suma de muchas partes y las revisiones son un paso fundamental. Los comentarios correctos pueden llevar tu trabajo a otro nivel. Por el contrario, los comentarios confusos o poco claros pueden detener un proyecto por completo. La clave es ayudar a que tus revisores te ayuden. No tengas miedo de pedir exactamente lo que necesitas. Y siempre lidera con el ejemplo: elige las mejores herramientas para el trabajo, adopta un proceso y pide los comentarios donde los necesitas.
