No nos vayamos por las ramas: el papeleo es un dolor de cabeza.
Y aunque muchas empresas ya han eliminado la impresión y el escaneo mediante la digitalización de sus flujos de documentos, todavía hay muchas empresas e industrias que se sienten atrapadas en sistemas antiguos y en papel. ¡Hay una forma mejor!
A continuación, encontrarás seis formas diferentes de simplificar el papeleo dentro de tu oficina, equipo, departamento o empresa. Estas sugerencias son perfectas para cualquier sector que esté listo para liberarse de la carga del papel. Cada sugerencia requiere que tengas una cuenta activa de Dropbox Sign (antes HelloSign).
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1. Ahorra tiempo al crear plantillas para documentos de uso frecuente
¿Por qué hacer lo mismo 100 veces cuando puedes hacerlo una vez y luego automatizarlo? Las plantillas de firma de Dropbox Sign te permiten formatear un documento una vez y luego guardar el formato para su uso futuro. Es una excelente manera de eliminar el formateo redundante y regalarte tiempo y recursos mentales.
Aprende a configurar tu primera plantilla aquí.
2. Ahorra aún más tiempo al completar automáticamente la información en tus documentos
Imagina que acabas de recibir un paquete de papeleo complicado y, en lugar de completar cientos de campos de texto, todo lo que tienes que hacer es revisar la información y firmar la línea de puntos. ¡Qué alivio sería! Afortunadamente, es posible que esto suceda usando etiquetas de texto con la API de Dropbox Sign.
Las etiquetas de texto permiten a los clientes de API formateen las plantillas de documentos (recuerda, acabamos de hablar de ellas) con etiquetas especiales que llenan automáticamente los campos de texto con datos. Esto puede incluir cosas como cargo, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico y mucho más.
3. Habilita los recordatorios por correo electrónico para tener un control del papeleo
Los recordatorios por correo electrónico de Dropbox Sign te mantienen al tanto de la actividad de un documento, y así sabrás bien cuándo necesitas exigirle a alguien una firma o cuando tú mismo necesites firmar un documento que había pasado inadvertido.
Los recordatorios por correo electrónico te brindan una excelente vista de la actividad de un documento, lo que lo ayuda a evitar registros y revisiones incómodos. Puedes ver cuándo se ha abierto, visualizado, firmado un documento, y más.
Ve a la pestaña de configuración en tu cuenta de HelloSign para administrar tus notificaciones por correo electrónico.
4. Asigna una orden de firma para mantener a todos organizados
¿Tienes documentos en tu empresa o sector que requieran firmas de varias partes interesadas? Es muy fácil firmar estos documentos de manera ordenada cuando habilitas una orden de firma para un documento.
Las órdenes de firma eliminan la molestia de tener que enviar el mismo documento a varias direcciones de correo electrónico y hacer un seguimiento manual de quién ha visto qué. Es particularmente potente en conjunto con los recordatorios por correo electrónico. ¡Todos permanecen conectados!
Puedes asignar una orden de firma cuando configures tus documentos para su firma. Ahora también puedes asignar una orden de firma al configurar una plantilla de documento.
5. Ahórrate el inconveniente de revisar documentos manualmente con la validación de datos
Errar es humano, protegerse contra errores es validación de datos . La validación de datos es una característica que alerta al firmante si ingresa datos con formato incorrecto.
Por ejemplo, aparecerá un mensaje de error si alguien ingresa accidentalmente un número de teléfono en un cuadro de texto de correo electrónico. Brinda la tranquilidad de saber que la información que recopilas es la información que deseas, y evita que tengas que revisar el documento para detectar cada error inocente.
6. Incorpora la firma online en tu flujo de trabajo
Si deseas tomar el control total de toda la experiencia de firma, considera integrar la experiencia de firma en tu flujo de trabajo, aplicación o plataforma con la API de Dropbox Sign.
La API te permite integrar la funcionalidad de Dropbox Sign en tu flujo de trabajo especificado. ¡Hablando de una actualización!
Obtén más información sobre cómo funciona la integración en el flujo de trabajo.
Disfruta de un flujo de papeleo sin inconvenientes
Ya sea que estés listo para llevar tu primer documento online, automatizar los flujos de papeleo existentes o integrar una experiencia de firma online en tu sitio web, es fácil con Dropbox Sign y Dropbox.
