En teoría, la colaboración parece bastante simple: solo necesitas estar abierto a las ideas y resolver problemas en equipo. Desafortunadamente, las pequeñas complicaciones pueden hacer que la colaboración sea mucho más engorrosa de lo que crees.
Es por eso que hemos creado características que te ayudarán a evitar obstáculos de colaboración y poder volver a trabajar en conjunto.
Aquí hay cuatro formas en las que Dropbox puede ayudar.
1. Tu equipo se queda sin espacio constantemente
Ha sido un mes productivo: tu equipo acaba de crear cinco videos de lanzamiento, cada uno traducido a una docena de idiomas diferentes.
Lamentablemente, todos esos videos compartidos ahora se encuentran en una carpeta del equipo abarrotada, lo que hace que varios empleados se queden sin espacio de almacenamiento local. Es el tipo de problema que comienza como una molestia menor y empeora con el tiempo.
En lugar de que tus empleados microgestionen el espacio de su disco duro, Dropbox puede hacerlo por ellos. La aplicación para escritorio de Dropbox permite que tu equipo acceda a los archivos desde su escritorio sin ocupar todo el espacio de su disco duro.
Mediante el almacenamiento de archivos y carpetas como solo online, el contenido se almacena ahora en la nube. Los archivos continuarán apareciendo en el escritorio y los miembros del equipo podrán acceder a ellos siempre que tengan conexión a Internet. Permite que tu equipo comparta directamente su trabajo, en lugar de preocuparse por cómo encontrar espacio para ello.
2. Las conversaciones de equipo están dispersas
Enviaste los detalles de tu campaña publicitaria y dos días después, una docena de compañeros de trabajo respondieron con comentarios. Lamentablemente, los comentarios están dispersos en tres correos electrónicos, dos reuniones, una pizarra y un mensaje de texto. La próxima vez, puedes enviar tus planes de campaña con Paper. Paper mantiene la conversación en un solo lugar, independientemente de cuándo y cómo respondan tus compañeros. Tus colaboradores pueden comentar texto, fotos o videos; ver los comentarios de los demás; y contribuir con sus propias ideas en un documento que rastrea los cambios en tiempo real.
Tus compañeros de equipo y tú pueden crear e incorporar fácilmente una grabación de pantalla, para que todos puedan comunicar su mensaje con claridad.
Como propietario del documento, puedes incluir nuevos revisores, controlar quién tiene acceso y decidir qué nivel de comentarios deseas: solo comentarios o edición en el documento. Es un espacio de trabajo compartido que mantiene a todos interesados e informados.
3. El seguimiento de los colaboradores lleva demasiado tiempo
Estás listo para recibir comentarios, pero ha pasado más de una semana y la mitad de tus compañeros de equipo no ha dicho nada. ¿Se olvidaron de ti? ¿No recibieron tu mensaje?
Los equipos de Dropbox Business ahora pueden realizar un seguimiento de los colaboradores con información sobre lectores: una vista actualizada en vivo de quién abrió un archivo y cuándo lo vio por última vez. Puede ver con quién se ha compartido un archivo y comprobar quién lo está viendo ahora. ¿Necesitas dar un empujoncito a alguien? Puedes ver quién aún no ha visto el archivo y hacer un seguimiento con los compañeros de trabajo correspondientes, todo sin interrumpir al grupo en general.
4. No puedes controlar quién ve tu trabajo
A veces, deseas recibir comentarios privados de solo una o dos personas. Pero la última vez que enviaste anticipadamente una maqueta de diseño por correo electrónico, tu compañero terminó enviándola a todo el equipo de marketing, lo que provocó una hora de debate que distrajo la atención.
Con Dropbox, puedes compartir un archivo de forma segura con solo unos cuantos compañeros cercanos. Dropbox requerirá que tus colaboradores inicien sesión primero, por lo que solo las personas en las que confías pueden acceder al archivo. Una vez que tu diseño esté realmente listo para el desafío, puedes crear un vínculo compartido. Cualquier persona puede ver los archivos enviados con un vínculo compartido, aunque no tenga una cuenta de Dropbox.
Descubre más sobre las opciones de archivos compartidos de Dropbox en el Centro de ayuda.
Cuando las personas dedican menos tiempo a preocuparse por cómo colaborar, dedican más tiempo a trabajar realmente juntas. Y cuando puedes eliminar los inconvenientes de la colaboración, es mucho más probable que te encante su forma de trabajar.
