Independientemente de cuál sea nuestro puesto o departamento, a lo largo de nuestra vida laboral, creamos una gran cantidad de archivos y documentos. Pero, una vez que los creamos, nuestros documentos pueden perderse fácilmente en el vasto ecosistema de contenido de nuestra empresa. Entonces, ¿cómo hacemos que sea más fácil encontrarlos?
Un sistema de gestión de documentos puede ayudar a optimizar los flujos de trabajo, aumentar la eficiencia y la productividad, y ahorrarle al equipo un preciado tiempo.
En este artículo, exploraremos qué es un sistema de gestión de documentos y los beneficios de usarlo, así como algunas sugerencias importantes para encontrar la solución adecuada.
¿Qué es la gestión de documentos?
La gestión de documentos es el proceso de captura, almacenamiento, archivo, seguimiento y recuperación de los documentos electrónicos de tu empresa. Esto incluye archivos PDF; archivos de procesamiento de textos; videos; y escaneos de archivos en papel; por ejemplo, recibos.
Con un sistema de gestión de documentos digitales, puedes eliminar el papeleo y facilitar la edición de contenidos como archivos PDF, compartir archivos para firmas electrónicas y realizar otros procesos importantes de la empresa.
Un sistema de gestión de documentos (o “DMS”) te permite capturar diferentes tipos de documentos de diversas fuentes, como correos electrónicos, formularios online y archivos digitales compartidos, y almacenarlos en una ubicación segura y de fácil acceso.
Por qué necesitas un sistema de gestión de documentos digitales
Necesitas un sistema claro pero completo para garantizar que tus documentos estén seguros y que su gestión sea eficiente.
Hoy en día, todos creamos una enorme cantidad de datos en nuestra vida laboral cuando interactuamos con clientes, colegas y otras partes interesadas. Un sistema de gestión de documentos digitales ayuda a mantener nuestras carpetas y archivos accesibles pero seguros a medida que continuamos creándolos, recibiéndolos y compartiéndolos como parte de nuestros flujos de trabajo y proyectos.
¿Cuáles son los beneficios de los sistemas de gestión de documentos?
La implementación de un sistema de gestión de documentos ofrece a tu empresa una serie de importantes beneficios.
1. Trabajo en equipo y colaboración
Cuando los miembros del equipo conocen la ubicación exacta de los archivos y carpetas que necesitan para su trabajo, la colaboración en tiempo real se vuelve mucho más fácil. Dile adiós al proceso de idas y vueltas de compartir documentos para recibir comentarios por correo electrónico y otras herramientas de comunicación.
También se simplifica compartir contenido externamente con los clientes y otras partes interesadas, y se agrega una capa adicional de seguridad gracias al almacenamiento de documentos en una ubicación segura y con acceso limitado solo a personas específicas.
2. Facilidad de acceso
Es mucho más fácil acceder a un sistema de gestión de documentos digitales que a un sistema local con documentos en papel limitado a una única ubicación o sitio. Con un sistema digital, especialmente uno que está basado en la nube, tanto tú como los miembros de tu equipo pueden acceder al documento desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.
Entonces, ya sea que estés trabajando desde tu casa o terminando algunas tareas mientras estás de viaje, con el acceso seguro a los archivos, puedes evitar perder documentos, ya que se mantienen a salvo en el almacenamiento en la nube.
Un espacio centralizado para tus documentos también hace que sea mucho más fácil encontrar archivos: ya basta de documentos dispersos en diferentes carpetas y subcarpetas con inevitables problemas de acceso.
3. Mejor seguridad
Las características de seguridad integradas, como Enviar y hacer seguimiento de Dropbox, permiten establecer permisos de acceso y monitorear cuándo, dónde y cómo se vieron, editaron y compartieron documentos.
Los administradores pueden otorgar acceso al documento solo a las personas que lo necesitan, de modo tal que la información confidencial esté protegida y se cumplan los requisitos de cumplimiento normativo.
La gestión adecuada de registros también se está convirtiendo en un imperativo legal en muchas industrias, lo que significa que un sistema de gestión de documentos sólido puede ayudar a demostrar a los auditores que se están cumpliendo las leyes y regulaciones pertinentes.
4. Mejora de la eficiencia y la productividad
Con un sistema integral de gestión de documentos, no tienes que perder el tiempo buscando archivos en diferentes dispositivos, aplicaciones o pestañas del explorador.
Y, si mejoras esto con herramientas inteligentes de IA como Dropbox Dash, encontrarás todo lo que necesites con solo unos pocos clics, independientemente de los metadatos o el formato del archivo, lo que te permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo valiosos.
Qué buscar en un sistema de gestión de documentos
Al elegir el software de gestión de documentos para este nuevo sistema, hay varias características clave que debes buscar; por ejemplo:
- Control de versiones y seguimiento de auditorías: ve cómo se creó el documento actual y sus diferencias respecto de las versiones anteriores.
- Seguridad y control de acceso: cifrado de archivos y la posibilidad de proteger documentos importantes con una contraseña.
- Automatización del flujo de trabajo: acelera las tareas que consumen mucho tiempo, como la creación y la gestión de carpetas.
- Colaboración: almacena documentos en una ubicación centralizada para que tus colegas trabajen en el archivo al mismo tiempo fácilmente.
- Búsqueda y recuperación de archivos sencillas: elige una herramienta con una experiencia de usuario optimizada y que te ayude a encontrar el documento correcto cuando lo necesites.
El sistema que elijas también debe encajar perfectamente en tu flujo de trabajo de gestión de documentos para que tú y tu equipo puedan continuar creando, compartiendo y gestionando sus documentos sin problemas.
Un sistema de gestión de documentos unificado y centralizado
Dropbox funciona como la plataforma centralizada ideal para el almacenamiento, la colaboración, la recopilación de comentarios y la gestión de los archivos de tus proyectos. Con Dropbox, te resultará fácil crear documentos, editarlos, compartirlos con los miembros de tu equipo y acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento.