Cómo estar más atento y concentrarse mejor
Tras semanas en las que has tenido que trabajar en varias tareas a la vez, noches en vela dando vueltas en la cama y mañanas con los ojos hinchados por la falta de sueño, llega un punto en que resulta difícil concentrarse. Sin embargo, llega el día en el que necesitas sí o sí centrar toda tu atención en una tarea importante, pero el nivel de cansancio es tal que no consigues estar a la altura. Saber concentrarse en el trabajo es crucial, pero ¿cómo hacerlo cuando ya has llegado al límite?
Tanto si eras uno de esos niños que en clase no sabía estarse quieto o de los que siempre tenían los ojos pegados a un libro, conseguir tener la capacidad de atención necesaria como adulto puede ser todo un reto.
Pero ahora todo está en tus manos. En el trabajo, la gestión del tiempo, la capacidad de tomar decisiones y la fuerza de voluntad para concentrarse dependen de ti. Las pérdidas de concentración pueden afectar negativamente a los equipos, tanto si son grandes como pequeños. Y en el caso de los autónomos o de las pequeñas empresas, saber concentrarse en el trabajo y, a la vez, hacer malabares entre varios proyectos garantiza que el negocio salga adelante.
Mejorar tu capacidad de concentración para trabajar más a gusto puede resultar muy gratificante. Además de repercutir positivamente en tu rendimiento, también puede que te des cuenta de que tu estilo de vida cambia para mejor. Con frecuencia, uno de los motivos de los que se habla al hacer referencia a la insatisfacción relacionada con el trabajo es la falta de equilibrio entre la vida personal y la laboral. De hecho, se ha demostrado que aumentar la productividad puede ser mucho más útil a la hora de perfeccionarla que centrarse en el estado de ese equilibro entre trabajo y vida personal. Evidentemente, todo esto empieza en casa.
Cómo mejorar la concentración durmiendo mejor
No importa qué objetivo tengas —acabar un proyecto, cerrar una venta, terminar con una montaña de tareas administrativas acumuladas—, dormir bien es imprescindible. No conseguirás hacer demasiadas cosas o, como mínimo, hacerlas bien, sin energía. Se ha demostrado repetidas veces que el sueño afecta la productividad. Y no es de extrañar que muchos de los genios más productivos del mundo se echaran siestas energéticas (las conocidas "power naps") para mantener a raya su nivel de energía. Si lideras un equipo, es probable que tu tiempo sea demasiado valioso como para echarte cabezaditas después de comer, pero debes asegurarte de dormir todo lo que necesitas por la noche o incluso de aprovechar todas las oportunidades que tengas durante el día. Si tu equipo trabaja a distancia o sus miembros están repartidos por varias plantas de la oficina, puede que tengas que ir de aquí para allá o cambiar de dispositivo continuamente para asegurarte de que el proyecto sigue su curso. Por suerte, con Dropbox puedes ahorrarte todo esto e, incluso, dedicar unos cinco minutos a ordenar tus ideas, algo que puede hacer maravillas para mejorar tanto tu capacidad de concentración como tu salud mental.
Al dormir, damos tiempo a nuestra mente y a nuestro cuerpo para que descansen y se recuperen después de la jornada laboral. La cantidad de sueño recomendada en personas adultas es de entre siete y nueve horas cada día. Dormir pocas horas puede causar privación del sueño, pero dormir más de la cuenta puede provocar que tengas bajos niveles de energía. A veces, puede parecer que si hacemos unas cuantas horas extra para avanzar con el trabajo, luego podremos recuperar las horas de sueño durante el fin de semana. Pero lo cierto es que esto suele ser contraproducente.
Asegúrate de seguir unos hábitos de sueño saludables cada noche. Aléjate de las llamadas y los mensajes antes de acostarte y, si puedes, deja el móvil en otra habitación. Dedica esas horas a relajarte y a desconectar. Cuando te permites recargar de verdad tu energía mental al final de la jornada, te despiertas con el impulso que necesitas para empezar el día.
Cómo concentrarse en el trabajo con pensamiento consciente (o "mindful thinking")
Los conceptos "deep wok" (trabajo profundo) y "deliberate practice" (práctica deliberada) se basan en la idea de dominar tu propia mente. Cada vez más se considera que practicar lo que se conoce como "mindfulness" es crucial para la productividad.
Pensemos en un golfista que practica su swing una y otra vez. Si no es plenamente consciente de lo que hace, el movimiento para hacer un swing no es más que un hábito interiorizado automático que el golfista ha repetido desde el primer día que se inició con este deporte. La práctica deliberada requiere que se analice cada swing para que su técnica mejore, incluso del primer al segundo swing, en pequeños incrementos intencionales.
Es evidente que trabajar no es como estar en un campo de golf, pero podemos aplicar a estos dos contextos la misma lógica. En lugar de ir a la oficina y esperar que las ganas de trabajar y el nivel de energía necesario vengan por sí solos para garantizar que tengas un gran día (lo cual no sería muy realista), analiza de forma detallada cada uno de los segmentos en los que se divide tu día.
¿Te levantas cada día a la misma hora? ¿Te duchas y te vistes con tiempo? ¿Desayunas con tranquilidad y tratas de no ingerir demasiado azúcar? Si la respuesta a todas estas preguntas es no, tienes que empezar a mejorar por ahí. Es así de simple. La moraleja de todo esto es que la mejor manera de empezar a mejorar tu capacidad de concentración en el trabajo consiste en mejorar tu rutina de cada mañana.
El concepto "deep work" va en la misma línea y hace referencia a la capacidad de concentrarte en una tarea al deshacerte de las distracciones. Si ya has hecho el esfuerzo de dejar de consultar tu móvil antes de irte a dormir y has mejorado tu rutina a la hora de empezar el día, puedes aplicar este mismo enfoque a la gestión de la carga de trabajo. Y, de ahí, podrás ayudar a tu equipo a adoptar también este tipo de cambios que mejoran la vida.
El mindfulness te ayuda a ser consciente de los malos hábitos y a dejarlos atrás, a la vez que te da las herramientas que necesitas para sustituirlos por buenos hábitos. Esto es vital para mejorar tu productividad. Al fin y al cabo, nadie está preparado para afrontar un gran día de trabajo si llega nervioso, hambriento y con prisas a la oficina.
Mejorar la productividad en el trabajo con herramientas digitales
Una vez que hayas empezado a mejorar tu capacidad de concentración con tus hábitos diarios, llega el momento de añadir algunas herramientas externas al proceso. A nivel individual, cada uno de nosotros tiene que hacerse responsable de mejorar sus hábitos de sueño fuera del horario laboral, pero en el trabajo existen muchas herramientas digitales que pueden ayudarte tanto a ti como al equipo a concentraros y organizaros mejor en la oficina.
Conectar tu equipo con una cuenta de empresa de Dropbox puede ayudarte a conseguirlo. Ya no tendrás que ir cambiando entre diferentes carpetas, ventanas y dispositivos para encontrar los archivos de los miembros de tu equipo ni tener que ir de departamento en departamento en su búsqueda. Sabemos que la gestión del tiempo es algo básico y, en este sentido, Dropbox puede ser un centro digital que te permite tener todo lo que necesitas en un único lugar.
En lugar de convocar a todo el mundo a una reunión, puedes hacer que todos ahorren tiempo con un vídeo pregrabado. Con Dropbox Capture, puedes crear contenido, poner voces en off, realizar anotaciones y compartirlo todo fácilmente, ya sea un vídeo, una captura de pantalla o un GIF.
Eso de "no me llegó el acta de la reunión" pasó a la historia. También deja de ser necesario tener que ir pululando por la oficina para saber quién está con qué y acabar distrayéndose al charlar un rato con alguien sobre cuestiones que poco tienen que ver con el trabajo. Cuando consigues concentrarte, la productividad llega por sí sola y empiezas a disfrutar de verdad de lo que haces.
La desintoxicación digital
Las herramientas digitales pueden ser algo maravilloso, pero hay una gran diferencia entre las herramientas de trabajo productivas como, por ejemplo, Slack o Trello y las herramientas que te distraen como las redes sociales o las que sirven para enviar mensajes. La productividad en el trabajo se reduce a ser capaz de comprometerse con lo que se está haciendo en ese momento en concreto. Lo tienes fácil para deshacerte de cualquier distracción al instante. Solo hay que desconectar de tus amigos y seguidores. No caigas en lo de "voy a ver si me han dicho algo" porque, solo de pensarlo, ya te estás distrayendo.
Si a las 9 de la mañana tu mayor preocupación es ver qué hay de nuevo en tu feed, seguro que pierdes la motivación para trabajar en cuanto llegue ese documento de trabajo al correo a las 9:05. Lo mismo puede ocurrir con los cientos de programas diferentes con los que trabajas a diario. Sin embargo, el espacio de trabajo inteligente de Dropbox te da a ti y a tu equipo acceso centralizado a todas tus aplicaciones y archivos más importantes, lo que reduce la necesidad de tener que cambiar constantemente de aplicación o plataforma. Solo hace falta que sueltes un archivo de Slack directamente en el tablero de Trello de tu equipo, sin que nadie tenga que rebuscar entre sus pestañas del navegador. Con Dropbox, puedes evitar distracciones mientras estás conectado.
Colabora y escucha
La colaboración es otra área en la que las personas tienden a desconcentrarse. Incluso cuando trabajas sin problemas con un equipo formado por una docena de miembros, las notificaciones y las preguntas interminables son una distracción constante. Pero con las herramientas de productividad adecuadas, el trabajo en grupo puede ser emocionante y divertido, en lugar de engorroso. En Dropbox puedes estar conectado con tu equipo, y comentar y asignar trabajo desde diferentes aplicaciones y dispositivos. Lo cual hace que trabajar de forma colaborativa sea de lo más natural. Tienes la opción de crear y editar en equipo en Dropbox Paper, añadir fechas de entrega, solicitar archivos de forma segura y agilizar el flujo de trabajo, todo ello con total visibilidad para saber exactamente qué está haciendo cada uno de tus compañeros. Al mejorar la productividad, también puedes incluir descansos breves para poder recuperarte durante los días de mayor estrés. Y, si trabajas por tu cuenta, estas herramientas pueden ayudarte a mantenerte al tanto de todo lo que hay en tu lista de tareas, a la vez que invitas a los clientes a compartir sus opiniones de forma segura.
No pierdas la concentración
Si quieres saber cómo concentrarte mejor, es muy importante entender que la concentración no solo depende de lo que ocurre en el trabajo. Cuando aprendes a practicar el mindfulness en tu vida cotidiana, desde el momento en el que te suena el despertador por la mañana hasta el momento en el que te reencuentras con tu almohada, puedes mejorar mucho tu capacidad de concentración. Al final, acabarás haciéndote mucho más fuerte en tu trabajo, sacando lo mejor de ti y tus compañeros, y disfrutando de todo.
