Si eres autónomo, huelga decir que eres una persona versátil. No solo eres la mente pensante que hay detrás de tu trabajo, sino también el contable, el publicista y el responsable de atención al cliente. Y una de las labores más importantes que tienes es la de enviarles las facturas a tus clientes.
Pero ¿cuál es la mejor forma de hacerlo? En este artículo, te daremos algunas directrices para que aprendas cuándo y cómo mandarles las factura a tus clientes, y te proporcionaremos herramientas para simplificar el proceso y consejos para reclamar facturas que no se han abonado.
Cuándo enviar una factura
A este respecto, hay tantas opiniones como profesionales autónomos. Algunos prefieren enviar las facturas antes de empezar a trabajar, mientras que otros lo hacen cuando terminan. Cada opción tiene sus ventajas:
Antes: es la opción idónea para encargos o proyectos aislados para los que necesitas comprar más material, o para proyectos a largo plazo que vas enviando por tandas. También puedes pedir un pago parcial por adelantado si andas justo de dinero o si el cliente en cuestión suele pagar tarde o no respeta las fechas de vencimiento.
Después: la gran mayoría de los autónomos envía las facturas en cuanto termina un pedido o un proyecto. De todos modos, puedes dejar pasar un par de días entre que entregas el proyecto y envías la factura para asegurarte de que el cliente ha quedado satisfecho. En caso de que el contrato sea continuado, lo más sencillo es enviar las facturas de forma mensual. Esto se traduce en pagos constantes y predecibles; además, a tu cliente le resultará más fácil elaborar y procesar las facturas.
En resumidas cuentas, el momento adecuado para enviar una factura depende de tres factores principales:
- El tipo de producto o servicio que ofertes.
- Tus condiciones de pago y tus necesidades económicas o situación financiera.
- Tu relación con el cliente.
Formas de enviar una factura
Una vez hayas decidido cuándo vas a mandar las facturas, tienes que elegir cómo hacerlo. Cuentas con varias opciones, y cada una tiene sus ventajas e inconvenientes.
1. Por correo ordinario
En una sociedad en la que todo se hace por Internet, mandar facturas por correo ordinario parece algo prehistórico. No obstante, hay algunos casos en los que puede ser la mejor opción. Por ejemplo, si tu cliente no utiliza el correo electrónico ni manda facturas por Internet, o si tú mismo prefieres tener la seguridad de enviar un documento físico, entonces el correo ordinario puede ser más conveniente.
Es importante tener en cuenta que enviar facturas por correo ordinario es más lento, menos fiable y más caro que los métodos de facturación y pago en línea. Asimismo, este proceso es más susceptible a los errores. Las personas y los negocios cambian de ubicación con frecuencia, y no siempre puedes confiar en que los datos de contacto que tienes son actuales o en que no te hayas equivocado al escribirlos en el sobre.
2. Por correo electrónico
El correo electrónico es el método más utilizado por los autónomos para enviar facturas. Es rápido, sencillo y cómodo. Además, puedes hacer un seguimiento de cuándo se han abierto y consultado tus facturas.
Para mandar facturas por correo electrónico, solo tienes que escribir un asunto pertinente, adjuntar la factura y enviársela a tu cliente. También puedes incluir un mensaje breve en el cuerpo del correo, como "Adjunto la factura del último proyecto".
3. Mediante el almacenamiento en la nube
Si utilizas un software como Dropbox para gestionar tus facturas, puedes enviarlas directamente desde tu cuenta mediante un enlace. Esta es una opción bastante cómoda, ya que te permite crear, gestionar y mandar tus facturas desde un mismo lugar.
Cómo mandar facturas con Dropbox
Dropbox te da la facilidad de subir a tu cuenta una plantilla de factura y transformarla en un PDF editable y reutilizable que puedes compartir directamente desde Dropbox o mediante un enlace.
Antes de mandar tus facturas, podrías utilizar una función especial para compartir documentos como Enviar y hacer seguimiento para saber cómo interactúan los clientes con tus facturas después de recibirlas. Esto puede ser especialmente útil si te quieres asegurar de que tus clientes hayan recibido y visto tus facturas.
Del mismo modo, puedes cambiar la configuración para cada destinatario, supervisar cómo se interactúa con tu contenido y analizar las tendencias de visionado de tus archivos compartidos desde un panel de control centralizado.
Consejos para reclamar facturas
Si tus clientes no abonan las facturas dentro del plazo acordado, tendrás que mandarles un recordatorio.
Aquí te dejamos algunos consejos para reclamar facturas sin abonar:
- Empieza llamando por teléfono para confirmar que has mandado la factura a la persona o el departamento correspondiente
- Envía un recordatorio por correo electrónico el día que debe efectuarse el pago en caso de no haberlo recibido
- Si esto no da resultado, inténtalo por otros medios, como enviando una carta por correo ordinario
- Comunícate con educación y firmeza, y describe de forma clara las consecuencias de no pagar a tiempo, como aplicar un sobrecargo por retraso o detener los servicios prestados
- Lleva un registro de todos los recordatorios que envíes y las respuestas que obtengas por si necesitas tomar otras medidas
- Plantéate ofrecer otras opciones de pago a tus clientes, como un plan personalizado, para facilitarles el abono de los servicios
- Si todo esto falla, ponte en contacto con un abogado o una agencia de cobro de deudas para reclamar el pago
Pero recuerda: debes ser profesional y abordar la situación con integridad, pues mantener una buena relación con tus clientes es crucial para que tu negocio triunfe.
Simplifica el proceso de facturación
Dropbox puede ayudarte a simplificar todo el proceso de facturación: desde que creas y personalizas las facturas hasta que se las envías a tus clientes y haces un seguimiento del progreso.
Convierte fácilmente facturas en PDF en plantillas editables que puedes personalizar antes de enviárselas a tus clientes. Y con la función Enviar y hacer seguimiento, sabrás cuándo se abren y se consultan tus facturas, para mandarles recordatorios a tus clientes si fuera necesario.
Al usar Dropbox, ahorras tiempo y evitas dolores de cabeza a la hora de enviar facturas, por lo que puedes centrarte en lo que mejor se te da: ofrecer un servicio de calidad a tus clientes.