Si quieres planificar un proyecto infalible, primero tendrás que conseguir las herramientas adecuadas. Ahora mismo, necesitas un lugar en el que crear y compartir tu documento de planificación de proyectos, además de colaborar en él.
En Dropbox Paper encontrarás todas las funciones que necesitas para planificar proyectos y mil cosas más. Pruébalo gratis y sigue la guía que hemos preparado para que el resultado sea aún mejor.
¿Todo listo? Abre una plantilla de planificación de proyecto y pongámonos manos a la obra.
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- Definición e importancia de una planificación de proyecto
- Pasos para crear una planificación de proyecto excelente
- Paso 1: Definir el ámbito del proyecto
- Paso 2: Establecer cómo se medirá el éxito
- Paso 3: Dividir el proyecto en tareas más pequeñas
- Paso 4: Crear una cronología del proyecto
- Paso 5: Asignar los recursos y el presupuesto
- Paso 6: Identificar los riesgos
- Paso 7: Comunicarse y colaborar
- Paso 8: Supervisar los avances
- Paso 9: Revisar y evaluar
- Paso 10: Celebrar los éxitos y reconocer los fracasos
- Consejos para gestionar mejor los proyectos
Qué es una planificación de proyecto y por qué es algo esencial
Una planificación de proyecto es una hoja de ruta detallada en la que se resumen el ámbito y los objetivos, entregables, plazos, recursos y riesgos de un proyecto.
Las planificaciones de proyecto son importantes porque reflejan claramente los objetivos generales, los hitos clave y las tareas individuales de un proyecto. Una buena planificación de proyecto aporta estas ventajas:
- Plazos precisos
- Presupuestos y proyecciones financieras detallados
- Una asignación de recursos equilibrada
- Menos riesgos o más conciencia y mitigación de riesgos
- Un canal de comunicación claro para transmitir las expectativas a los equipos y las personas implicadas
Los proyectos llevan tiempo y conllevan muchos datos, así como distintos archivos. No esperes a que surjan los problemas. Usa Dropbox Backup para proteger y almacenar rápidamente el trabajo que tanto te ha costado.
Diez pasos para crear una planificación de proyecto excelente
Las particularidades de una planificación de proyecto variarán mucho según el proyecto. No es lo mismo hacer una aplicación que una película. Posibilidades hay muchas.
Por suerte, más allá de lo que estés haciendo, hay algunos pasos repetibles que puedes seguir para formular cualquier planificación de proyecto.
Paso 1: Definir el ámbito del proyecto
En esta fase de la planificación, solo tienes que delimitar el proyecto. ¿Qué incluirá y qué no? ¿Qué objetivos del proyecto se considerarán éxitos?
Algunos ejemplos son conseguir más ingresos o que los clientes estén más satisfechos, aumentar las bases o el número de clientes, o reducir los costes. Los objetivos son útiles para determinar los entregables y las tareas del proyecto.
Este paso es crítico, ya que contribuye a sentar las bases de la planificación, pero también motiva al equipo en general ofreciéndoles una visión más completa.
Paso 2: Establecer cómo se medirá el éxito
Necesitas tener unos criterios muy claros para determinar si cumples los objetivos que definen el éxito. Los hitos importantes pueden ser, por ejemplo, comenzar a probar la versión beta o terminar el diseño de una valla publicitaria.
Define los objetivos y asegúrate de que sean específicos, medibles, factibles y pertinentes, así como que tengan unos plazos. Los objetivos no se cumplen con opiniones, y necesitas datos sólidos que te respalde.
Algunos resultados más concretos son, por ejemplo, conseguir 1000 descargas de un pódcast en el primer mes, 500 reservas antes de que termine el año o 10 000 impresiones publicitarias antes del segundo trimestre.
Paso 3: Dividir el proyecto en tareas más pequeñas
Aquí es donde puedes resumir las principales partes interesadas, comenzar a repartir el trabajo y definir las responsabilidades. Es una oportunidad para decidir quiénes se involucrarán en el proyecto y qué esperas de estas personas.
Identifica bloques grandes de tareas y divídelos en partes más manejables. Por ejemplo, puedes dividir la planificación de proyecto de un vídeo en escribir el guion, grabar el vídeo y editarlo.
Lo más importante es calcular el tiempo y los recursos necesarios para completar cada parte, lo que nos lleva al paso siguiente.
Paso 4: Crear una cronología del proyecto
Necesitas una programación exhaustiva en la que se incluya cada tarea, meta y plazo. Dropbox Paper incluye funciones de colaboración fantásticas que te ayudan con la planificación. Úsalas para trazar un plan con precisión.
Te proponemos que crees un esquema progresivo de Gantt para desarrollar la cronología, que podría ser a meses vista. Te ayudará a entender las cosas. Los elementos visuales de una cronología pueden hacer que un proyecto parezca más factible.
Paso 5: Asignar los recursos y el presupuesto
Es el momento de identificar los recursos que necesitas —como las personas, el equipo o los materiales— para cada tarea. Esta parte es fundamental para asegurarte de que todo esté listo cuando haga falta.
Por ejemplo, puede que necesites dos actores y alguien que maneje la cámara para grabar un anuncio, o a una persona que te diseñe un logotipo. Sea lo que sea, es importante que calcules con precisión los recursos necesarios para cada tarea.
Paso 6: Identificar los riesgos
Ten en cuenta los posibles retrasos o sorpresas, como las enfermedades, y anticípate a las contingencias para evitar problemas. Existen diferentes riesgos, como que haya demasiadas rondas de comentarios con un cliente, retrasos por la tecnología o incluso el mal tiempo.
Analiza las dependencias (qué tareas hay que terminar para poder comenzar con otras) y céntrate en ellas. La mayoría de los riesgos son bastante asumibles si tienes una planificación sólida.
Paso 7: Comunicarse y colaborar
En esta fase de la planificación de proyecto, toca perfilar la cadena de comunicación entre las personas implicadas. Decidirás la jerarquía, como que los miembros del equipo júnior estén a cargo de los responsables de departamento.
Un ejemplo importante de esto es la gestión de los cambios, que resulta fundamental en los proyectos a largo plazo.
¿Quién puede definir las expectativas si un proyecto cambia? ¿Quién motiva al equipo? Tendrás que designar a alguien para que organice reuniones o sesiones de preguntas y respuestas en las que se comuniquen los cambios y se resuelvan las dudas que puedan surgir.
Fomenta la colaboración en esta fase de la planificación y a medida que vayas gestionando el proyecto. La colaboración ayuda a promover el trabajo en equipo y garantiza que todo el mundo se esfuerce por el mismo objetivo.
En Dropbox podrás usar funciones potentes que te permitirán añadir notas a archivos PDF, comentar vídeos en momentos concretos, dar tu opinión sobre documentos en tiempo real y más. Elige un plan y regístrate hoy mismo.
Paso 8: Supervisar los avances
¡Felicidades! Ya has hecho todo lo que había que hacer para planificar bien tu proyecto, así que te mereces un descanso. Bueno, en realidad no puedes. Ahora tendrás que supervisar constantemente los avances y hacer ajustes. ¡Esto es así!
Con Dropbox Paper, dispones de herramientas y funciones de gestión de tareas que te ayudarán a gestionar fechas, supervisar el trabajo y recibir recordatorios automáticos. Supervisar el progreso con un presupuesto y una programación de referencia es gratificante.
Paso 9: Revisar y evaluar
A medida que la planificación de proyecto avance, tendrás que revisar con frecuencia qué está funcionando y qué habría que mejorar. ¿Hay algún obstáculo en la planificación que te gustaría repensar?
Por ejemplo, si el proyecto consiste en un anuncio de pañales con padres y niños en el plató, te va a costar seguir un horario estricto. Los buenos gestores de proyectos tienen cuenta muchas cosas, como las siestas.
Paso 10: Celebrar los éxitos y reconocer los fracasos
Celebrar los éxitos, como alcanzar un hito, también forma parte de la planificación de un proyecto. Es una forma de fomentar el sentimiento de equipo en proyectos grandes con muchos elementos variables y varios departamentos implicados.
La planificación y una gestión eficaz van de la mano. Así pues, aunque algo no esté funcionando, reconoce el esfuerzo de los miembros del equipo y dedica tiempo en reflexionar sobre los logros del grupo.
Si quieres ponerte las cosas fáciles cuando planifiques un proyecto, usa la plantilla de planificación de proyectos gratuita de Dropbox Paper, en el que también encontrarás una enorme colección de plantillas útiles para otros tipos de trabajo.
Crea planificaciones de proyecto impresionantes y más cosas con Dropbox Paper
Las planificaciones de proyecto son una hoja de ruta imprescindible y una protección frente a los riesgos. Necesitas tener una para que tu proyecto vaya a tiempo, respete el presupuesto y salga lo mejor posible. Por suerte, esto está al alcance de todo el mundo.
Dropbox Paper es el lugar ideal para elaborar una planificación de proyecto perfecta. Regístrate en Dropbox para usar Paper gratis, o bien inicia sesión y comienza a trabajar en tu próximo proyecto de éxito ahora mismo.