En el tejido empresarial de hoy en día, es indispensable que la comunicación sea fluida para alcanzar el éxito. Hacer un seguimiento después de las reuniones es un aspecto clave para mantener relaciones sólidas con los clientes y para garantizar que no se escapen conversaciones importantes ni detalles sobre los siguientes pasos.

En este artículo, aclaramos a qué se debe la importancia del seguimiento después de una reunión y te explicamos cuándo es el mejor momento para enviar un correo electrónico de seguimiento y cómo redactarlo para que resulte atractivo. También te ofrecemos algunos consejos para que te asegures de que tus correos electrónicos llamen la atención, se abran y ofrezcan resultados.

¿Por qué es importante hacer un seguimiento después de las reuniones?

El seguimiento por correo electrónico sirve para refrescar a los asistentes los puntos claves que se han tratado y para conseguir que la información importante no caiga en el olvido. Un correo bien redactado puede consolidar las relaciones, infundir confianza y transmitir una impresión positiva.

Seguir en contacto con los clientes después de las reuniones demuestra que valoras el tiempo y el esfuerzo que han dedicado a ellas. A fin de cuentas, han hecho un hueco en sus apretadas agendas para hablar contigo.

¿Cuándo debo hacer el seguimiento después de una reunión?

No todas las reuniones precisan de un seguimiento, pero sí que hay ciertas situaciones en las que es realmente importante enviar un correo electrónico de seguimiento. Entre ellas, se encuentran las siguientes:

Después de una reunión sobre la actualización de un proyecto o para presentarte a un cliente: para hacer un resumen de los principales temas de conversación, las medidas acordadas y los próximos pasos que se deben seguir.
Después de una reunión de ventas o con clientes potenciales: para agradecer al cliente potencial el tiempo dedicado, reiterar los beneficios de tu producto o servicio, y tratar cualquier pregunta o inquietud que pueda tener.
Después de una conferencia o un evento para captar contactos: para consolidar tus nuevas relaciones y conseguir nuevas colaboraciones o asociaciones.
Después de una entrevista de trabajo: para agradecer a la persona entrevistada el tiempo que ha dedicado y repasar cuáles son los siguientes pasos o las cronologías de evolución del proceso.
Cuando es necesario compartir o completar documentos: para que la relación avance, con enlaces de Dropbox a documentos, resúmenes de IA de las reuniones y otros recursos.
Pedir opinión sobre los resultados ofrecidos: para identificar aspectos susceptibles de mejora desde perspectivas diferentes.
Programar otra reunión: para confirmar disponibilidad, convenir la agenda y garantizar que todos los asistentes puedan prepararse con tiempo suficiente.

Cómo redactar un correo electrónico de seguimiento

Para que un correo de este tipo dé sus frutos, debe ser claro, conciso y útil. Estos son los algunos de los elementos principales que hay que incluir:

1. Agradece a los asistentes el tiempo que te han dedicado

Agradece el tiempo para demostrar que lo valoras. Te sirve para crear una tónica positiva para el resto del correo y para transmitir que reconoces que tu reunión puede haberle quitado tiempo para otro asunto, y puede que hasta más importante.

2. Resume lo que se ha tratado en la reunión

A veces, las reuniones pueden ser largas y aburridas. Solemos dar por hecho que todos los asistentes prestan la máxima atención a las reuniones, pero no siempre es así.

Un correo de seguimiento que incluya un repaso de la reunión ayuda a que todos estén en la misma onda y a que todos estéis al tanto de las conclusiones principales. El resumen podría incluir lo siguiente:

temas de conversación o notas de la reunión
decisiones principales
tareas y acciones, y las personas responsables de ejecutarlas
recursos o resultados utilizados como referencia para la reunión
preguntas y respuestas, o aclaraciones
otras solicitudes
enlaces de Dropbox a documentos relevantes, grabaciones de reuniones u otros recursos

3. Define una llamada a la acción o los pasos siguientes

Identificar los pasos siguientes ayuda a que los asistentes y tú asumáis la responsabilidad después de la reunión por las acciones convenidas mutuamente.

Dejar constancia por escrito de esto permite que todos puedan acceder a esta información con facilidad siempre que la necesiten. También sirve para que quienes no han podido asistir a la reunión estén al corriente del estado de un proyecto o de las siguientes fases.

Los pasos siguientes deben ser lo más claros y útiles posible, porque a nadie le gusta la ambigüedad ni las conjeturas. Si quieres comprobar si tu mensaje da la talla, puedes usar funciones como Enviar y hacer seguimiento para saber si los clientes interactúan con el material después de las reuniones.

4. Propón o recuerda la fecha de la próxima reunión

Cuando proceda, plantea a los asistentes la posibilidad de que os volváis a reunir. Es posible que ya tengas programada otra reunión, por lo que puedes confirmarla en el correo. Si tienes encuentros periódicos con tu cliente, recuérdale la fecha de la próxima reunión.

De esta forma, transmites al cliente que tu compromiso va mucho más allá de la tarea o el proyecto que tenéis entre manos y que quieres seguir manteniendo contacto con él después de vuestra reunión.

Consejos para redactar correos de seguimiento que se abran y lean

Para garantizar la lectura de tus correos de seguimiento y que llamen la atención, aplica estos consejos:

Envía el correo en un plazo de 24 horas después de la reunión

Si envías el correo en el momento oportuno, te aseguras de refrescar a los asistentes lo que habéis tratado en la reunión.

Lo habitual en muchos sectores y casos comerciales es enviar el correo 24 horas después de una reunión. En cambio, puede que sea más conveniente dejar pasar más tiempo si se trata de convocar otra reunión, por ejemplo, o después de una conferencia o un evento para captar contactos.

Personaliza el mensaje

Da tu toque personal al correo para transmitir honestidad y compromiso con la relación. Haz referencia a algo destacado de la reunión o expresa entusiasmo por vuestra colaboración.

Cierra el mensaje con un tono positivo

El tono del correo es tan importante como el contenido. Si el tono es negativo, podrías transmitir a tu cliente que no te gusta o satisface trabajar con él.

Aunque el asunto del correo sea confuso o poco agradable, si lo cierras con un tono positivo, como reafirmar la previsión de que los resultados o el rendimiento mejorarán, transmitirá tu compromiso para reforzar tu relación con el cliente.

Plantilla de correo para el seguimiento de una reunión

Ya tienes los consejos, así que es el momento de ponerlos en práctica. Aquí tienes un mensaje de seguimiento de ejemplo para enviar a un cliente después de una reunión:

Asunto: Seguimiento de nuestra reunión de [fecha]

Hola, [nombre del cliente]:

Espero que todo vaya bien. Quería darte las gracias por tu tiempo y por las aportaciones que hiciste en la reunión que tuvimos ayer. Fue un placer hablar contigo sobre [tema(s) específico(s)].

Estos son los principales puntos que tratamos:

[temas de conversación y agenda]
[decisiones clave]
[tareas y acciones, y las personas responsables de ejecutarlas]
[recursos o resultados abordados]
[preguntas y respuestas, o aclaraciones]
[otras solicitudes]

[Mensaje personalizado]

Como ya hablamos, estos son los pasos siguientes:

[Acción 1] - Responsable: [persona] - Plazo: [fecha]
[Acción 2] - Responsable: [persona] - Plazo: [fecha]
[Acción 3] - Responsable: [persona] - Plazo: [fecha]

A continuación encontrarás algunos recursos útiles sobre lo que hemos hablado por si quieres más información:

[Enlace de Dropbox 1]
[Enlace de Dropbox 2]
[Enlace de Dropbox 3]

Espero que nuestra colaboración prospere para que podamos conseguir los objetivos que perseguimos. No dudes en plantearme cualquier pregunta o duda que puedas tener.

Gracias una vez más por tan estupenda reunión. Me encantaría tener la oportunidad de colaborar contigo y contribuir a tu éxito.

Un saludo,

[Tu nombre y datos de contacto]

Dropbox te permite conocer mejor a tus clientes

Una vez que envíes el correo de seguimiento después de la reunión, asegúrate de entender y satisfacer las necesidades de tus clientes.

Las analíticas de documentos con la función Enviar y hacer seguimiento de Dropbox te permiten saber cómo los clientes interactúan con las presentaciones, las grabaciones o las hojas de cálculo que les envías después de una reunión.

Si compartes archivos con la función Enviar y hacer seguimiento, recibirás notificaciones diarias por correo electrónico sobre quién ha visto tu archivo, cuántas veces, durante cuánto tiempo y desde qué ubicación.

De esta forma, podrás personalizar las acciones, controlar el progreso, consolidar las relaciones e impulsar el crecimiento de tu negocio. Conocer las necesidades y preferencias de tus clientes te permite mejorar las estrategias de seguimiento y la comunicación con ellos.