Щоб досягти успіху в сучасному діловому світі, необхідна ефективна комунікація. Подальша комунікація після зустрічі є ключовим аспектом у підтримці міцних зв’язків із клієнтами й фіксації змісту важливих обговорень і подальших кроків.

У цій статті ми з’ясуємо, чому подальша комунікація після зустрічі має велику вагу, коли варто надсилати електронний лист і як написати його переконливо. Крім того, ми дамо кілька порад щодо того, як пересвідчитися, що ваші листи беруть до уваги, читають і відповідно реагують на них.

Чому важливо надавати подальшу комунікацію після зустрічей?

Електронні листи з підсумками зустрічі допомагають нагадати учасникам ключові моменти обговорення та зосередити їхню увагу на найважливішому. Завдяки добре складеному листу з підсумками зустрічі можна зміцнити зв’язки, побудувати довіру й залишити тривале позитивне враження.

Подальша комунікація з клієнтами показує, що ви цінуєте час і зусилля, які вони приділяють вам на зустрічах. Зрештою, вони знайшли час у своєму напруженому графіку, щоб поговорити з вами.

Чому варто надавати подальшу комунікацію після зустрічей?

Не всі зустрічі потребують подальшої комунікації, однак інколи надіслати лист із підсумками особливо важливо. Наприклад:

Після оновлення проєкту або зустрічі-обговорення з клієнтом до листа варто додати зведення ключових моментів обговорення, призначені заходи й подальші кроки.
Після зустрічі з покупцями або потенційними клієнтами їм варто подякувати за час, повторно розповісти про переваги вашого продукту або послуг, а також відповісти на їхні запитання.
Після неформальної зустрічі-знайомства або конференції лист допоможе налагодити нові зв’язки та відкрити нові можливості для співпраці або партнерства.
Після співбесіди можна подякувати претенденту за приділений час і підсумувати подальші кроки або строки.
Якщо вам потрібно поділитися документом або заповнити його, щоб поглибити зв’язки, до листа можна додати корисні посилання на документи в Dropbox, згенероване ШІ зведення зустрічі та інші ресурси.
Якщо ви хочете отримати відгук про підготовлені матеріали, завдяки листам можна виявити та розглянути з різних ракурсів аспекти, які необхідно поліпшити.
Якщо ви хочете запланувати наступну зустріч, у листі можна підтвердити присутність, погодити порядок денний і переконатися, що всі учасники зможуть завчасно підготуватися.

Як написати електронний лист із підсумками зустрічі

Ефективний лист із підсумками зустрічі має бути зрозумілим, лаконічним та інформативним. Ось кілька ключових елементів такого листа:

1. Подякуйте учасникам за їхній час

Продемонструйте, що цінуєте їх, подякувавши за приділений час. У такий спосіб можна створити позитивний тон для всього листа й виявити зі свого боку увагу до того, що ця зустріч могла відволікти учасників від іншого (можливо, важливішого) завдання.

2. Підсумуйте найважливіші моменти зустрічі

Інколи зустрічі можуть тривати довго й викликати в учасників нудьгу. Зазвичай прийнято вважати, що кожен учасник цілковито зосереджений на зустрічі, але це не завжди так.

Додавши до електронного листа підсумки зустрічі, можна налаштувати всіх на одну хвилю та переконатися, що всі ознайомилися з ключовими висновками. До підсумків можна віднести:

тези обговорення або нотатки до зустрічі;
ключові рішення;
завдання, заходи й призначення відповідальних осіб;
ресурси або матеріали, які слугують орієнтиром для обговорення;
запитання та відповіді або уточнення;
будь-які додаткові запити;
посилання Dropbox на відповідні документи, записи зустрічей або інші ресурси.

3. Визначте пропозиції до втілення або подальші кроки

Визначивши подальші кроки, можна зафіксувати вашу відповідальність і відповідальність інших учасників за дії, які ви погодили на зустрічі.

Якщо ви маєте цю інформацію в письмовій формі, кожен може за потреби легко її знайти. Крім того, люди, які пропустили зустріч, зможуть отримати певний огляд того, що відбувається в цьому проєкті або обліковці.

Подальші кроки мають бути зрозумілими й дієвими, адже ніхто не любить невизначеності та гру в здогадки. Щоб пересвідчитися, чи надіслане повідомлення відповідає меті, можна перевірити, чи взаємодіє клієнт із матеріалами після зустрічі, за допомогою різних функцій, як-от Надіслати та відстежувати.

4. Запропонуйте дату наступної зустрічі або нагадайте про неї

Запропонуйте учасникам зустрітися знову, якщо це доцільно. Або, якщо ви вже запланувати наступну зустріч, згадайте про неї в листі. Так само можна нагадати клієнту про наступну зустріч, якщо ви проводите їх регулярно.

Це свідчитиме, що ви взаємодієте з клієнтом на глибшому рівні, а не просто виконуєте завдання або проєкт, і бажаєте розвивати відносини за межами щойно проведеної зустрічі.

Поради щодо написання електронних листів із підсумками зустрічей, які дійсно читатимуть

Скористайтеся цими порадами, щоб ваші листи обов’язково помітили й прочитали:

Надішліть лист протягом 24 годин після зустрічі

Вкрай важливо своєчасно надіслати лист із підсумками, адже це гарантує, що учасники пам’ятатимуть теми, які ви обговорювали на зустрічі.

У багатьох галузях і ділових взаємодіях надсилати електронні листи через 24 години після зустрічі є стандартною практикою. Однак, якщо ви маєте запитати про наступну зустріч або неформальну подію чи конференцію, можливо, доцільніше надіслати лист пізніше.

Персоналізуйте повідомлення

Використання прикладів із власного життя свідчить про вашу щирість і зацікавленість у відносинах. Згадайте щось, що запам’ятали із зустрічі, або висловіть захоплення спільною роботою.

Завершіть лист на позитивній ноті

Тон електронного листа так само важливий, як і його вміст. Якщо ви виявляєте негативне ставлення в листі, можна ненавмисно надіслати повідомлення, яке транслюватиме ваше невдоволення клієнтом або співпрацею з ним.

Навіть якщо тема листа складна або незручна, його можна завершити на позитивній ноті (наприклад, запевнити, що результати або продуктивність мають поліпшитися). Це свідчитиме, що ви прагнете підтримувати відносини з клієнтом.

Шаблон електронного листа з підсумками зустрічі

Настав час застосувати отримані поради. Нижче наведено приклад повідомлення з подальшою комунікацією, яке можна надіслати клієнту після зустрічі.

Тема: підсумки зустрічі [дата]

Шановний(-а) [ім’я клієнта]!

Сподіваюся, зараз ви в доброму гуморі. Я б хотів(-ла) підсумувати зустріч, яку ми провели вчора, і висловити подяку за ваш час і цінні думки. Радий(-а), що ми обговорили [конкретні теми].

За підсумками нашої зустрічі ми обговорили наведені нижче ключові моменти.

[Теми обговорення та порядок денний].
[Ключові рішення].
[Завдання, заходи та відповідальні сторони].
[Ресурси або матеріали, які виносилися на обговорення].
[Запитання та відповіді або уточнення].
[Будь-які додаткові запити].

[Особисте повідомлення]

За результатами обговорення було узгоджено наведені нижче подальші кроки.

[Захід 1]. Відповідальна особа: [особа], термін: [дата].
[Захід 2]. Відповідальна особа: [особа], термін: [дата].
[Захід 3]. Відповідальна особа: [особа], термін: [дата].

Ось кілька корисних ресурсів для подальшого ознайомлення, пов’язаних із предметом обговорення:

[посилання Dropbox 1];
[посилання Dropbox 2];
[посилання Dropbox 3].

З нетерпінням чекаю на продовження співпраці та досягнення спільних цілей. Якщо ви маєте запитання або потребуєте додаткових уточнень, зв’яжіться зі мною.

Ще раз дякую за чудову зустріч. Радий(-а), що маю змогу працювати з вами й сприяти вашому успіху.

З повагою,

[Ваше ім’я та контактна інформація]

Зрозумійте своїх клієнтів за допомогою Dropbox

Коли ви надсилаєте підсумки зустрічі, то бажаєте пересвідчитися, що досі задовольняєте потреби своїх клієнтів і розв’язуєте їхні проблеми.

Завдяки аналітиці документів за допомогою робочого процесу Надіслати та відстежувати в Dropbox можна легко зрозуміти, як клієнти взаємодіють із презентаціями, записами чи електронними таблицями, якими ви ділитися після зустрічі.

Коли ви ділитеся файлами за допомогою робочого процесу «Надіслати та відстежувати», то отримуєте щоденні сповіщення електронною поштою про те, хто, скільки разів, як довго та з якого місця переглядав цей файл.

Це дає змогу вживати індивідуальних заходів, відстежувати прогрес, зміцнювати зв’язки та стимулювати розвиток бізнесу. Завдяки розумінню потреб і вподобань клієнтів можна поліпшити комунікацію з ними та подальші стратегії.