เคล็ดลับการส่งอีเมลติดตามผลหลังการประชุมเพื่อให้ได้ผลลัพธ์สูงสุด

ในโลกธุรกิจปัจจุบัน การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จ การติดตามผลหลังการประชุมเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาความสัมพันธ์อันแน่นแฟ้นกับลูกค้า และทำให้มั่นใจว่าการสนทนาที่สำคัญและขั้นตอนต่อไปหลังจากนี้จะไม่ถูกละเลย 

ในบทความนี้ เราจะมาดูกันว่าเหตุใดการติดตามผลหลังการประชุมจึงมีความสำคัญ เมื่อใดที่ควรส่งอีเมลติดตามผล และวิธีเขียนอีเมลติดตามผลที่น่าสนใจ นอกจากนี้ เรายังมีเคล็ดลับวิธีเขียนอีเมลของคุณให้ดูโดดเด่นเพื่อให้ผู้รับเปิดอ่านและดำเนินการ

เหตุใดการติดตามผลหลังการประชุมจึงสำคัญ

อีเมลติดตามผลจะช่วยเตือนผู้เข้าร่วมของคุณถึงประเด็นสำคัญที่ได้พูดคุยกันไป และช่วยรับประกันว่าข้อมูลสำคัญจะไม่สูญหาย อีเมลติดตามผลที่เขียนมาอย่างดีสามารถกระชับความสัมพันธ์ สร้างความไว้วางใจ และความประทับใจที่ดีได้อย่างยาวนาน

การติดตามผลกับลูกค้าหลังการประชุมแสดงให้เห็นว่าคุณเห็นความสำคัญที่ลูกค้าสละเวลามาเข้าร่วมการประชุม เพราะลูกค้ายอมแบ่งเวลาจากตารางงานที่ยุ่งวุ่นวายมาพูดคุยกับคุณ!

ฉันควรติดตามผลหลังการประชุมเมื่อใด

คุณไม่จำเป็นต้องติดตามผลการประชุมทุกครั้งเสมอไป แต่มีหลายกรณีที่การส่งอีเมลติดตามผลมีความสำคัญอย่างยิ่ง ได้แก่

• หลังจากการอัปเดตโปรเจ็กต์หรือการประชุมติดตามความคืบหน้าจากลูกค้า—จุดประสงค์เพื่อสรุปประเด็นการอภิปรายที่สำคัญ รายการดำเนินการที่มอบหมาย และขั้นตอนถัดไปที่จะต้องดำเนินการ
• การประชุมหลังการขายหรือกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า—เพื่อขอบคุณผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่สละเวลามาพบ ย้ำถึงประโยชน์ของผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ และตอบคำถามหรือข้อกังวลใดๆ ของพวกเขา
• หลังกิจกรรมสร้างเครือข่ายหรือการประชุมสัมมนา—ช่วยกระชับความสัมพันธ์กับคนใหม่ๆ ที่คุณทำความรู้จักและเปิดโอกาสการร่วมมือหรือการเป็นพันธมิตรใหม่
• หลังจากการสัมภาษณ์งาน—เพื่อแสดงความขอบคุณที่ผู้ให้สัมภาษณ์สละเวลาและสรุปขั้นต่อไปหรือลำดับเวลาของการดำเนินการต่อจากนี้
• เมื่อต้องแชร์หรือกรอกเอกสาร—ช่วยพัฒนาความสัมพันธ์ให้เดินไปข้างหน้าด้วยลิงก์ Dropbox ไปยังเอกสาร ข้อมูลสรุปการประชุม AI และแหล่งข้อมูลอื่นๆ ที่เป็นประโยชน์
• เพื่อขอข้อคิดเห็นเกี่ยวกับงานที่ส่งมอบ—เพื่อระบุด้านที่ต้องปรับปรุงจากทัศนคติมุมมองต่างๆ
• เพื่อกำหนดเวลาการประชุมอีกครั้ง—เพื่อยืนยันความพร้อม ตกลงวาระการประชุม และเพื่อให้ทุกคนที่ต้องเข้าร่วมสามารถเตรียมตัวได้ทันเวลา

วิธีเขียนอีเมลติดตามผล

อีเมลติดตามผลที่มีประสิทธิภาพควรมีความชัดเจน กระชับ และนำไปดำเนินการได้ องค์ประกอบหลักที่ควรมีได้แก่

1. ขอบคุณผู้เข้าร่วมที่สละเวลา

แสดงความขอบคุณผู้เข้าร่วมสำหรับการเสียสละเวลา วิธีนี้จะช่วยทำให้เนื้อหาอีเมลฟังดูเป็นมิตร และแสดงว่าคุณเข้าใจดีว่าผู้เข้าร่วมอาจต้องหยุดพักงานอื่นไว้ (ที่อาจสำคัญกว่า!) เพื่อมาร่วมประชุมกับคุณ งาน

2. สรุปสิ่งที่เกิดขึ้นในที่ประชุม

บางครั้งการประชุมอาจใช้เวลานานและน่าเบื่อ เรามักจะคิดว่าผู้เข้าร่วมทุกคนให้ความสนใจกับการประชุมอย่างเต็มที่ แต่ก็ไม่ได้เป็นเช่นนั้นเสมอไป

การใส่สรุปการประชุมไว้ในอีเมลติดตามผลจะช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน และช่วยให้แน่ใจว่าคุณทุกคนดำเนินงานให้สอดคล้องกับประเด็นสำคัญ โดยเนื้อหาอาจประกอบด้วย:

• ประเด็นพูดคุยหรือบันทึกการประชุม
• การตัดสินใจที่สำคัญ
• งานและการดำเนินการและผู้รับผิดชอบ
• ทรัพยากรหรือสิ่งส่งมอบที่ใช้เป็นจุดอ้างอิงสำหรับการอภิปราย
• คำถามและคำตอบหรือคำชี้แจง
• คำขอเพิ่มเติมใดๆ
• ลิงก์ Dropbox ไปยังเอกสารที่เกี่ยวข้อง บันทึกการประชุม หรือเนื้อหาอื่นๆ
   

3. ระบุคำกระตุ้นให้ดำเนินการหรือขั้นตอนถัดไป

ขั้นตอนถัดไปจะช่วยกำหนดความรับผิดชอบให้ผู้เข้าร่วมประชุมและตัวคุณเองสำหรับการดำเนินการที่คุณตกลงร่วมกันหลังจากเข้าร่วมประชุม

การเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรจะช่วยให้ทุกคนเรียกค้นได้โดยง่ายเมื่อต้องการ นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้ที่ไม่เข้าร่วมการประชุมสามารถเข้ามาดูสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไปในโปรเจ็กต์หรือบัญชีนั้นได้

ขั้นตอนถัดไปเหล่านี้ควรมีความชัดเจนที่สุดและนำไปดำเนินการได้ ไม่มีใครชอบความคลุมเครือหรือการคาดเดา และเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความของคุณจะเป็นที่เข้าใจตรงกัน คุณสามารถใช้คุณสมบัติเช่น ส่งและติดตาม เพื่อติดตามว่าลูกค้าดำเนินการกับเอกสารหลังการประชุมหรือไม่
 

4. เสนอหรือย้ำเตือนถึงวันประชุมครั้งถัดไป

เสนอโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้พบกับคุณอีกครั้งตามความเหมาะสมและหากทำได้ หรือคุณอาจกำหนดเวลาการประชุมอื่นไว้แล้ว ซึ่งคุณสามารถแจ้งได้ในอีเมลของคุณ หรือถ้าคุณพูดคุยกับลูกค้าเป็นประจำอยู่แล้ว ก็อย่าลืมเตือนพวกเขาถึงการประชุมครั้งถัดไป

การทำเช่นนี้แสดงให้เห็นว่าคุณสานสัมพันธ์กับลูกค้าในระดับที่ลึกกว่างานหรือโปรเจ็กต์ที่ทำอยู่ และต้องการสานต่อความสัมพันธ์นั้นหลังจากการประชุมเสร็จสิ้น

เคล็ดลับในการเขียนอีเมลติดตามผลเพื่อรับรองว่าผู้รับจะเปิดอ่าน

เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลติดตามผลของคุณจะดูโดดเด่นและถูกเปิดอ่าน พิจารณาเคล็ดลับต่อไปนี้

ส่งอีเมลของคุณภายใน 24 ชั่วโมงหลังการประชุม

เวลาเป็นสิ่งสำคัญสำหรับอีเมลติดตามผล เนื่องจากจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะยังจำการสนทนาของคุณได้

การส่งอีเมล 24 ชั่วโมงหลังการประชุมเป็นแนวปฏิบัติมาตรฐานในหลายอุตสาหกรรมและในหลายๆ สถานการณ์ทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม ควรเว้นระยะเวลาให้นานกว่านี้ในกรณีที่ต้องการนัดการประชุมครั้งถัดไป หรือติดตามกิจกรรมการสร้างเครือข่ายหรือการประชุม
 

ปรับแต่งข้อความของคุณ

การแต่งเติมให้มีดูเป็นมิตรแสดงถึงความจริงใจและเจตนาในการสานสัมพันธ์ กล่าวถึงสิ่งที่น่าจดจำจากการประชุมหรือแสดงความตื่นเต้นในการทำงานร่วมกัน
 

จบด้วยข้อความเชิงบวก

น้ำเสียงของอีเมลมีความสำคัญพอๆ กับเนื้อหาในอีเมล หากคุณเขียนอีเมลออกไปในทางลบ อาจเป็นการสื่อกับลูกค้าว่าคุณไม่ชอบหรือไม่สบายใจที่ได้ร่วมงานกับพวกเขา 

แม้ว่าหัวเรื่องของอีเมลจะฟังดูเคร่งเครียดหรือน่ากังวล แต่การลงท้ายอีเมลด้วยคำพูดเชิงบวก เช่น การรับรองว่าผลลัพธ์หรือประสิทธิภาพมีการคาดการณ์ว่าจะได้รับการปรับปรุงจะแสดงให้เห็นว่าคุณมุ่งมั่นที่จะรักษาความสัมพันธ์ของคุณกับลูกค้า 

แม่แบบอีเมลติดตามผลการประชุม

เราได้ให้คำแนะนำแก่คุณไปแล้ว ตอนนี้ก็ถึงเวลานำเคล็ดลับเหล่านั้นไปใช้ให้เกิดประโยชน์ ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างข้อความติดตามผลที่ควรส่งหลังการประชุมกับลูกค้า
 

หัวเรื่อง: ติดตามผลการประชุมของเราในวันที่ [วันที่]

เรียนคุณ [ชื่อลูกค้า]
 

ฉันหวังว่าคุณจะได้รับอีเมลฉบับนี้ ฉันต้องการติดตามผลการประชุมของเราเมื่อวานนี้เพื่อแสดงความขอบคุณที่สละเวลาและความคิดเห็นอันมีค่าของคุณ เรารู้สึกยินดีที่ได้พูดคุยถึง [หัวข้อเฉพาะ] กับคุณ

เพื่อสรุปการสนทนาของเรา เราได้กล่าวถึงประเด็นสำคัญต่อไปนี้
 

• [ประเด็นพูดคุยและวาระการประชุม]
• [การตัดสินใจที่สำคัญ]
• [งานและการดำเนินการและผู้รับผิดชอบ]
• [ทรัพยากรหรือสิ่งส่งมอบที่หารือ]
• [คำถามและคำตอบหรือคำชี้แจง]
• [คำขอเพิ่มเติมใดๆ]

[ข้อความส่วนตัว]

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว ขั้นตอนต่อไปมีดังนี้
 

• [การดำเนินการ 1] - ผู้รับผิดชอบ: [บุคคล] - กำหนดเวลา: [วันที่]
• [การดำเนินการ 2] - ผู้รับผิดชอบ: [บุคคล] - กำหนดเวลา: [วันที่]
• [การดำเนินการ 3] - ผู้รับผิดชอบ: [บุคคล] - กำหนดเวลา: [วันที่]

นี่คือแหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับสิ่งที่เราพูดถึงเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม:
 

•  [ลิงก์ Dropbox 1]
•  [ลิงก์ Dropbox 2]
•  [ลิงก์ Dropbox 3]

ฉันหวังว่าจะได้ทำงานร่วมกันต่อไปและบรรลุเป้าหมายที่มีร่วมกัน โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามหรือต้องการคำชี้แจงเพิ่มเติม

ขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับการประชุมที่ยอดเยี่ยม ฉันรู้สึกตื่นเต้นกับโอกาสในการทำงานกับคุณและมีส่วนช่วยในความสำเร็จของคุณ

ขอแสดงความนับถือ

[ชื่อและข้อมูลติดต่อของคุณ]

ทำความเข้าใจลูกค้าของคุณด้วย Dropbox

หลังจากที่คุณส่งสรุปหลังการประชุมแล้ว คุณยังคงต้องดำเนินการเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าและแก้ไขจุดบกพร่องที่พวกเขาหยิบยก

การวิเคราะห์เอกสารผ่านคุณสมบัติส่งและติดตามของ Dropbox ช่วยให้เข้าใจได้ง่ายว่าลูกค้ามีส่วนร่วมกับงานนำเสนอ การบันทึกเสียง หรือสเปรดชีตที่คุณแชร์หลังการประชุมอย่างไร 

เมื่อคุณแชร์ไฟล์ผ่านขั้นตอนการส่งและติดตาม คุณจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลรายวันที่แสดงว่าใครดูไฟล์ของคุณ ดูกี่ครั้ง ดูนานแค่ไหน และจากที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ใด

ข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณปรับการดำเนินการ ติดตามความคืบหน้า เสริมสร้างความสัมพันธ์ให้แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น และขับเคลื่อนการเติบโตของธุรกิจ การทำความเข้าใจความต้องการและความชอบของลูกค้าจะช่วยให้คุณปรับปรุงกลยุทธ์การติดตามผลและการสื่อสารกับลูกค้าให้ดีขึ้นได้