В современном деловом мире эффективная коммуникация — это основа успеха. Повторный контакт по результатам встречи очень важен для поддержания устойчивых отношений с клиентом, а также гарантирует, что важная информация, которая обсуждалась, и дальнейшие действия не будут упущены из виду.

В этой статье мы рассмотрим, почему так важно написать письмо по результатам встречи, когда его отправлять и как правильно его составить. Кроме того, мы расскажем, как добиться того, чтобы ваше электронное письмо было замечено, прочитано и дало результат.

В чем важность повторного контакта по результатам встречи?

Письма по результатам встречи помогают напомнить ее участникам о ключевых моментах, которые обсуждались, и гарантируют, что важная информация не останется неучтенной. Хорошо составленное электронное письмо по результатам встречи поможет укрепить взаимоотношения, повысить доверие и надолго оставить положительное впечатление.

Повторный контакт с клиентами после встреч показывает, что вы цените потраченные ими время и усилия. Ведь они нашли в своем плотном графике время поговорить с вами.

Когда следует отправлять письмо по результатам встречи?

Не все встречи требуют последующего контакта, но есть несколько ситуаций, когда отправка письма по результатам встречи особенно важна. Они перечислены ниже.

После встречи в связи с изменениями в проекте или первой встречи с новым клиентом — чтобы подытожить основные темы обсуждения, согласованные мероприятия и дальнейшие действия.
После встречи с покупателем или потенциальным клиентом — чтобы поблагодарить потенциального клиента за уделенное время, напомнить о преимуществах вашего товара или услуги, ответить на вопросы клиента и развеять его сомнения.
После мероприятия по налаживанию контактов или конференции — для укрепления ваших новых связей и открытия перспектив для сотрудничества или партнерства.
После собеседования — чтобы выразить кандидату благодарность за потраченное время и рассказать о дальнейших действиях или сроках.
Когда необходимо отправить или заполнить документы — для развития взаимоотношений. Вы можете использовать полезные ссылки Dropbox на документы, краткие сводки встреч, сгенерированные ИИ, и другие ресурсы.
Чтобы получить отзыв о результатах работы — для определения областей, требующих улучшения, с разных точек зрения.
Если нужно запланировать еще одну встречу — чтобы подтвердить возможность ее проведения, согласовать повестку дня и убедиться, что все участники смогут своевременно подготовиться.

Как написать письмо по результатам встречи

Эффективное письмо по результатам встречи должно быть четким, лаконичным и действенным. Ниже перечислены ключевые элементы такого письма.

1. Поблагодарите участников за уделенное время

Покажите свою признательность, поблагодарив за уделенное вам время. Это поможет задать позитивный тон для остальной части письма и покажет ваше понимание того, что эта встреча могла отвлечь их от другой (возможно, более важной) задачи.

2. Подведите итоги встречи

Иногда встречи могут быть долгими и утомительными. Как правило, мы предполагаем, что каждый участник уделяет встрече все свое внимание, но это не всегда так.

Резюме встречи в письме по ее результатам гарантирует, что все участники владеют одинаковой информацией и имеют единое понимание по ключевым вопросам. Оно может включать в себя следующее:

тезисы для обсуждения или заметки о встрече;
ключевые решения;
задания, действия и ответственные за них лица;
ресурсы или результаты, используемые в качестве отправной точки для обсуждения;
вопросы, ответы или разъяснения;
любые дополнительные запросы;
ссылки Dropbox на соответствующие документы, записи встречи или другие ресурсы.

3. Определите призыв к действию или дальнейшие действия

Дальнейшие действия помогут возложить ответственность на участников встречи (включая вас) за действия, о которых вы договорились.

Фиксирование этой информации в письменном виде означает, что все участники смогут легко получить к ней доступ, когда это понадобится. Кроме того, люди, которые не смогли присутствовать, получат возможность увидеть, что будет происходить далее в этом проекте или у этого клиента.

Дальнейшие действия должны быть максимально четкими и выполнимыми — никто не любит двусмысленности или догадок. А чтобы проверить, достигло ли ваше сообщение поставленной цели, можно воспользоваться такими функциями, как Отправка и отслеживание, которые помогают понять, взаимодействуют ли клиенты с вашими материалами после встреч.

4. Предложите дату следующей встречи или напомните о ней

Если необходимо и целесообразно, предложите участникам встретиться с вами снова. Или, возможно, у вас уже запланирована следующая встреча, которую вы можете подтвердить в своем письме. Аналогично, если вы регулярно контактируете с клиентом, напомните ему о следующей встрече.

Это показывает, что вы взаимодействуете с клиентом на более глубоком уровне, чем просто выполнение задания или реализация проекта, и хотите продолжать ваши отношения после только что состоявшейся встречи.

Как написать письмо по результатам встречи, которое адресат действительно откроет и прочитает

Чтобы ваши письма по результатам встречи заметили и прочитали, следуйте приведенным ниже советам.

Письмо следует отправить в течение 24 часов после встречи

В случае писем по результатам встречи важна своевременность, поскольку она гарантирует, что участники хорошо помнят, о чем идет речь.

Во многих отраслях и деловых ситуациях стандартной практикой является отправка электронного письма в течение 24 часов после встречи. Однако может быть целесообразным и более длительный период, если, например, вы предлагаете еще одну встречу либо участвовали в мероприятии по налаживанию контактов или конференции.

Персонализируйте свое сообщение

Личный подход демонстрирует вашу искренность и желание развивать отношения. Напишите о чем-то запомнившемся во время встречи или покажите, что вы рады работать вместе.

Завершите на позитивной ноте

Тон вашего письма так же важен, как и его содержание. Негативный тон может посылать клиенту сигнал, что вам не нравится с ним работать.

Даже если тема вашего письма сложна или неудобна, завершив его на позитивной ноте, например утверждением, что вы прогнозируете улучшение результатов или показателей, вы покажете, что твердо намерены развивать отношения с клиентом.

Шаблон письма по результатам встречи

Мы дали вам советы — теперь пора применить их на практике. Ниже приведен пример сообщения для отправки после встречи с клиентом.

Тема письма: Результаты нашей встречи [дата]

Уважаемый(-ая) [имя клиента]!

Надеюсь, что у Вас все в порядке. По результатам нашей вчерашней встречи я хочу выразить свою благодарность за уделенное Вами время и полученную от Вас ценную информацию. Было приятно обсудить с Вами [конкретные темы].

Подводя итоги нашего обсуждения, хочу напомнить следующие ключевые моменты:

[темы обсуждения и повестка дня];
[ключевые решения];
[задания, действия и ответственные лица];
[обсужденные ресурсы или результаты];
[вопросы, ответы или разъяснения];
[любые дополнительные запросы];

– [личное сообщение].

Как мы договорились, следующие действия будут такими:

[Действие 1]. Ответственное лицо: [имя и должность]. Крайний срок: [дата].
[Действие 2]. Ответственное лицо: [имя и должность]. Срок: [дата].
[Действие 3]. Ответственное лицо: [имя и должность]. Срок: [дата].

Вот несколько полезных ресурсов по теме нашего обсуждения для получения более подробной информации:

[ссылка на Dropbox 1]
[ссылка на Dropbox 2]
[ссылка на Dropbox 3]

Надеюсь, что мы продолжим сотрудничество и достигнем наших общих целей. Если у Вас возникнут какие-либо вопросы или потребуется дополнительная информация, пожалуйста, дайте мне знать.

Еще раз спасибо за прекрасную встречу. Я рад(а) возможности работать с Вами и внести свой вклад в Ваш успех.

С уважением,

[Ваше имя и контактная информация]

Анализ поведения клиентов с помощью Dropbox

После того как вы отправите обобщенную информацию по результатам встречи, нужно убедиться, что вы продолжаете удовлетворять потребности клиента и решать важные для него проблемы.

Аналитика документов в функции Отправка и отслеживание в Dropbox позволяет легко понять, как клиенты взаимодействуют с презентациями, записями или электронными таблицами, которыми вы делитесь после встреч.

Если вы поделились файлами с помощью функции «Отправка и отслеживание», вы будете ежедневно получать уведомления по электронной почте, в которых показано, кто просматривал ваш файл, сколько раз, как долго и из какого географического расположения.

Это дает вам возможность предпринимать действия согласно ситуации, отслеживать ход выполнения, укреплять взаимоотношения и стимулировать развитие бизнеса. Понимая потребности и предпочтения своих клиентов, вы можете усовершенствовать свои шаги по результатам встреч и улучшить коммуникацию с клиентами.