오늘날 비즈니스 환경에서 효과적인 커뮤니케이션은 성공의 필수 요소입니다. 회의를 마친 후 후속 이메일을 보내야 고객과 돈독한 관계를 유지할 수 있고 고객이 중요한 회의 내용과 후속 단계를 간과하지 않게 됩니다.
이 글에서는 회의가 끝나고 후속 이메일을 보내는 것이 왜 중요한지, 언제 보내야 하는지, 어떻게 하면 설득력 있게 작성할 수 있는지 알아보겠습니다. 또한 고객의 이목을 끌어서 이메일을 열어보고 그에 따른 행동을 취하도록 유도할 수 있는 이메일 작성에 관한 몇 가지 팁을 소개하겠습니다.
회의가 끝나고 후속 이메일을 보내는 것이 왜 중요할까요?
후속 이메일은 회의 참가자에게 회의의 요점을 상기시키고 중요한 정보를 간과하지 않도록 돕습니다. 후속 이메일을 제대로 작성하면 고객과의 관계를 강화하고, 신뢰를 쌓고, 오랫동안 긍정적인 인상도 남길 수 있죠.
또한 고객이 회의를 위해 할애한 시간과 노력에 대한 감사의 마음을 표현할 수 있습니다. 여러분과 이야기를 나누기 위해 바쁜 시간을 쪼개 회의에 참석한 것이니까요.
회의가 끝나고 언제 후속 이메일을 보내야 할까요?
모든 회의마다 무조건 후속 이메일을 보내야 하는 것은 아니지만 후속 이메일을 보내는 것이 특히 중요한 몇 가지 경우가 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.
- 프로젝트 업데이트 또는 고객 체크인 회의 이후: 회의 요점, 할당된 조치 항목, 다음 단계 등을 요약합니다.
- 영업 회의 또는 유망 고객 회의 이후: 잠재 고객에게 시간을 내준 것에 대한 감사 인사를 하고, 귀사 제품 또는 서비스의 장점을 재차 강조하고, 질문이나 우려 사항에 대한 답변을 제공합니다.
- 네트워킹 행사나 컨퍼런스 이후: 새로 알게 된 사람들과의 관계를 돈독히 하고, 새로운 협업이나 파트너십의 기회를 타진합니다.
- 면접 이후: 면접 대상자에게 시간을 내준 것에 대한 감사 인사를 하고, 다음 단계 또는 일정을 요약합니다.
- 공유나 작성이 필요한 문서가 있을 때: Dropbox 문서 링크, AI 회의 요약, 기타 리소스를 활용하여 관계 진척을 도모합니다.
- 결과물에 대한 피드백 요청 시: 여러 관점에서 개선이 필요한 영역을 파악합니다.
- 다음 회의 예약 시: 회의 참석 가능 여부를 확인하고, 안건에 동의하고, 회의에 참석하는 모든 사람이 미리 준비할 수 있도록 합니다.
후속 이메일 작성 방법
효과적인 후속 이메일은 명확하고 간결하며 실행 가능해야 합니다. 다음은 후속 이메일에 포함해야 할 몇 가지 주요 요소입니다.
1. 참가자에게 시간을 내준 것에 대한 감사 표하기
시간을 내준 것에 대해 감사의 마음을 전하세요. 그러면 이메일에 전체적으로 긍정적인 분위기가 조성되고, 중요한 업무가 있었을 텐데도 회의에 참석해 주어서 고맙다는 내용을 고객에게 표현할 수 있습니다.
2. 회의 내용 요약하기
회의는 길고 지루할 때가 있죠. 모든 참가자가 회의 내내 최대한 집중하고 있는 것 같지만, 사실 아닐 때도 있습니다.
후속 이메일에 회의를 요약해 주면 모두가 같은 내용을 공유할 수 있고 핵심 요점을 파악할 수 있습니다. 회의 요약에는 예를 들어 다음이 포함됩니다.
- 핵심 요점 또는 회의록
- 주요 결정 사항
- 업무 및 조치와 이것을 담당하는 담당자
- 회의 내용에 참조할 수 있는 리소스 또는 결과물
- 질문과 답변 또는 설명
- 기타 요청 사항
- 관련 문서, 회의 녹음본 또는 기타 자산에 대한 Dropbox 링크
3. 콜 투 액션 또는 다음 단계 파악
후속 메일에 다음 단계를 포함하면 본인을 비롯한 회의 참가자가 상호 합의한 조치를 회의 이후에 책임지고 이행하도록 도울 수 있습니다.
글로 내용을 남기면 모두가 필요할 때 쉽게 찾아볼 수 있고, 회의에 참석하지 않은 사람들도 프로젝트나 계정의 추후 진행 상황을 어느 정도 살펴볼 수 있기 때문입니다.
여기서 다음 단계는 최대한 명백하고 실행 가능해야 합니다. 애매모호함이나 어림짐작을 좋아하는 사람은 없죠. 그리고 메시지가 제대로 전달되는지 확인하기 위해 보내기 및 추적과 같은 기능을 사용하여 고객이 회의 후에 자료들을 잘 활용하고 있는지 모니터링할 수 있습니다.
4. 다음 회의 날짜를 제안하거나 상기시키기
적절한 때를 살펴서 참가자에게 다시 만날 기회를 제안하세요. 이미 다음 회의가 예정되어 있는 경우 이메일을 통해 다시 한번 알리세요. 고객과 정기적으로 회의를 열고 있다면 다음 회의를 상기시켜 주세요.
그러면 당장의 업무나 프로젝트보다는 고객과의 관계를 다지는 것을 더 중시한다는 인상을 심어 주고 회의가 끝난 후에도 관계를 이어나가고자 한다는 의지를 피력할 수 있습니다.
후속 이메일을 실제로 열어서 읽어 보도록 유도하는 팁
고객이 후속 이메일을 주목하고 열어 보도록 만들려면 다음 팁을 이용하세요.
회의가 끝나고 24시간 내에 이메일 보내기
후속 이메일은 시기적절하게 보내는 것이 중요합니다. 그래야 회의 내용이 참가자의 기억 속에 생생하게 남을 수 있죠.
많은 업계와 비즈니스 상황에서는 회의가 끝나고 24시간 내에 이메일을 보내는 것이 표준 관행입니다. 그러나 그보다 좀 더 오래 기다렸다가 보내는 것이 더 적절한 경우도 있습니다. 예를 들어 다음 회의를 요청하는 상황이나 네트워킹 행사나 컨퍼런스가 끝난 상황이 그렇습니다.
메시지에 개인적인 표현을 더하세요
개인적인 표현을 더하면 관계에 대한 진심을 보여줄 수 있습니다. 회의에서 기억에 남는 일을 언급하거나 함께 일하는 데 대한 기쁨을 표현하세요.
긍정적 분위기로 마무리하기
이메일의 어조는 내용만큼이나 중요합니다. 이메일에 사용한 어조가 부정적이면 고객에게 함께 일하기 싫다는 느낌을 줄 수 있습니다.
이메일의 주제가 까다롭거나 불편하더라도 긍정적으로 이메일을 마무리하세요. 예를 들어 결과나 성과가 개선될 것으로 예상된다는 등 안심이 되는 말을 적는 거죠. 그러면 고객과의 관계를 강화하기 위해 최선을 다하고 있다는 것을 보여줄 수 있습니다.
회의 후속 이메일 템플릿
지금까지 제공해 드린 조언과 팁을 이제 직접 적용해 보세요. 다음은 클라이언트와 회의를 마친 뒤 보낼 후속 메시지의 예시입니다.
제목: [날짜] 회의에 참석해 주셔서 감사합니다
[고객 이름] 님께
안녕하세요. 어제 회의에서 만나 뵙게 되어 반가웠습니다. 귀중한 시간을 내 주시고 소중한 인사이트를 나눠 주셔서 감사합니다. 고객님과 [구체적인 주제]에 대해 이야기 나눌 수 있어 기뻤습니다.
어제 회의에서 나눈 주요 내용을 요약하면 다음과 같습니다.
- [핵심 요점 및 안건]
- [주요 결정 사항]
- [업무 및 조치와 담당자]
- [논의된 리소스 또는 결과물]
- [질문과 답변 또는 설명]
- [추가 요청 사항]
[개인적인 메시지]
그리고 저희는 논의 끝에 다음과 같은 단계를 이행하기로 결정했습니다.
- [조치 1] - 담당자: [사람] - 마감일: [날짜]
- [조치 2] - 담당자: [사람] - 마감일: [날짜]
- [조치 3] - 담당자: [사람] - 마감일: [날짜]
다음은 회의 내용을 더 자세히 살펴볼 수 있는 유용한 리소스입니다.
- [Dropbox 링크 1]
- [Dropbox 링크 2]
- [Dropbox 링크 3]
앞으로 협업을 이어나가고 공동의 목표를 달성할 수 있기를 기대하겠습니다. 궁금한 사항이 있거나 더 자세한 설명이 필요하면 말씀해 주시기 바랍니다.
회의에 참석해 주셔서 다시 한번 감사합니다. 앞으로 함께 일하며 고객님의 성공에 기여할 수 있기를 바랍니다.
감사합니다.
[작성자 이름 및 연락처]
Dropbox를 통한 고객 파악
회의 요약을 전송했다면 계속해서 고객의 요구 사항을 충족하고 고객의 문제점을 해결하도록 노력해야 합니다.
Dropbox 보내기 및 추적을 통해 문서를 분석하면 회의가 끝나고 공유한 프레젠테이션 자료, 녹화 자료 또는 스프레드시트를 고객이 제대로 이용하고 있는지 손쉽게 파악할 수 있습니다.
보내기 및 추적 워크플로를 통해 파일을 공유하면 파일을 조회한 사람, 조회한 횟수, 조회한 총 시간, 조회한 위치를 매일 이메일 알림을 받아 확인할 수 있습니다.
그러면 상황에 맞는 조치를 취하고, 진행 상황을 모니터링하고, 더욱 돈독한 관계를 쌓고, 비즈니스 성장을 촉진할 수 있습니다. 고객이 무엇을 요구하고 선호하는지 파악하면 후속 전략과 고객과의 커뮤니케이션을 강화하기 쉽습니다.
