Tips för att skicka ett uppföljningsmejl efter ett möte och få bäst resultat

I affärsvärlden idag är effektiv kommunikation en förutsättning för framgång. Uppföljningar efter möten är avgörande för att upprätthålla goda relationer med kunderna och se till att viktiga diskussioner och nästa steg inte slarvas bort. 

I denna artikel förklarar vi varför det är så viktigt att följa upp efter ett möte, hur du skriver ett övertygande uppföljningsmejl och när du ska skicka det. Vi ger också några tips för att se till att dina mejl uppmärksammas, öppnas och får effekt.

Varför är det viktigt att följa upp efter möten?

Med uppföljningsmejl kan du påminna deltagarna om viktiga frågor som diskuterades och se till att central information inte faller mellan stolarna. Ett genomarbetat uppföljningsmejl kan stärka relationerna, skapa förtroende och ge ett varaktigt positivt intryck.

Genom att följa upp med kunderna efter möten visar du att du uppskattar den tid och det arbete som de avsatt för mötet. De lyckades ändå klämma in tiden med dig i sina fullspäckade scheman.

När ska jag följa upp efter ett möte?

Det är inte alla möten som behöver en uppföljning, men det finns flera situationer där det är extra viktigt att skicka ett uppföljningsmejl. Exempel på dessa är:

• efter en projektuppdatering eller ett avstämningsmöte med kunden – fungerar som en sammanfattning av viktiga frågor som diskuterades, tilldelade åtgärdspunkter och nästa steg
• efter ett säljmöte eller möte med en potentiell kund – för att tacka för kundens tid, påminna om fördelarna med din produkt eller tjänst och ta upp eventuella frågor eller funderingar
• efter en nätverksträff eller konferens – bidrar till att befästa de nya kontakterna och möjliggöra nya samarbeten eller partnerskap
• efter en anställningsintervju – för att tacka för intervjupersonens tid och sammanfatta nästa steg eller tidsförloppet
• när dokument måste delas eller fyllas i – bidrar till att utveckla relationen och kan göras med användbara Dropbox-länkar till dokument, AI-genererade mötessammanfattningar och andra resurser
• när du behöver feedback på en leverans – för att identifiera förbättringsområden ur olika perspektiv
• när du ska boka in ett till möte – för att bekräfta tillgänglighet, enas om agendan och se till att alla som behöver delta kan förbereda sig i god tid.

Så skriver du ett uppföljningsmejl

Ett effektivt uppföljningsmejl bör vara tydligt, kortfattat och handlingsinriktat. Dessa nyckelfaktorer bör vara med:
 

1. Tacka deltagarna för deras tid

Visa din uppskattning genom att tacka för deltagarnas tid. Detta ger resten av mejlet en positiv ton och visar att du förstår att mötet kan ha uppehållit dem från en annan (kanske viktigare) uppgift.
 

2. Sammanfatta vad som hände under mötet

Ibland kan möten vara långa – och tråkiga. Vi förutsätter ofta att alla deltagare ger mötet sin fulla uppmärksamhet, men så är det inte alltid.

När du tar med en mötessammanfattning i uppföljningsmejlet hålls alla uppdaterade och samstämmiga om de viktigaste punkterna. Sammanfattningen kan innehålla:

• samtalsämnen eller mötesanteckningar
• viktiga beslut
• uppgifter och åtgärder och vem som ansvarar för dem
• resurser eller leveranser som använts som referens för diskussionen
• frågor och svar eller förtydliganden
• ytterligare förfrågningar
• Dropbox-länkar till relevanta dokument, mötesinspelningar eller andra tillgångar.
   

3. Uppmana till handling eller nästa steg

Att planera nästa steg kan göra att du och mötesdeltagarna vet era ansvarsområden för de åtgärder som ni har kommit överens om efter mötet.

Om denna information skrivs ner blir den enkel för alla att få tag i när de behöver den. Det gör också att personer som inte kunde delta i mötet har en överblick över vad som händer med projektet eller kontot framöver.

Dessa nästa steg bör vara så tydliga och handlingsinriktade som möjligt – så att ingen behöver tolka eller gissa. Och för att kontrollera om budskapet når fram kan du använda funktioner som Skicka och spåra för att övervaka om kunderna interagerar med materialet efter mötena.
 

4. Föreslå eller påminn dem om nästa mötesdatum

När det är relevant och lämpligt kan du erbjuda deltagarna att träffa dig igen. Eller om du redan har ett nytt möte inbokat kan du bekräfta det i mejlet. Om du har regelbundna avstämningar med kunden kan du också påminna om ert nästa möte.

Detta visar att du bryr dig om kunden på ett djupare plan än den uppgift eller det projekt som ni just nu arbetar på och att du vill fortsätta bygga vidare på relationen utöver det möte som ni precis haft.

Tips för att skriva uppföljningsmejl som mottagarna faktiskt öppnar och läser

Tänk på dessa tips för att se till att dina uppföljningsmejl blir uppmärksammade och lästa:
 

Skicka mejlet inom ett dygn efter mötet

Se till att diskussionen förblir färsk i deltagarnas minne genom att skicka uppföljningsmejlet kort efter mötet.

Det är standard i många branscher och affärssituationer att skicka ett mejl inom ett dygn efter ett möte. Ibland kan det dock vara lämpligare att skicka det senare, om du till exempel ber om ett nytt möte eller följer upp efter en nätverksträff eller konferens.
 

Personanpassa meddelandet

Om du lägger till en personlig prägel visar du att du är seriös och angelägen om relationen. Hänvisa till något ni pratade om under mötet eller berätta att du uppskattar samarbetet.
 

Avsluta med något positivt

Tonen i mejlet är lika viktig som innehållet. Om du framstår som negativ i mejlet kan det skicka fel signal till kunden om att du inte gillar att arbeta tillsammans. 

Även om ämnet i mejlet är svårt eller obekvämt kan du avsluta det med något positivt, till exempel en försäkran om att resultatet eller utförandet förväntas bli bättre. Detta visar att du strävar efter att vårda relationen med kunden. 

Mall för uppföljningsmejl efter möte

Nu är det dags att omsätta de tips du har fått i praktiken. Här är ett exempel på ett uppföljningsmeddelande som du kan skicka efter ett möte med en klient:
 

Ämnesrad: Uppföljning av vårt möte den [datum]

Hej [kundens namn]!
 

Jag hoppas att allt är bra med dig. Jag tänkte följa upp vårt möte igår och tacka för din tid och dina värdfulla insikter. Det var spännande att diskutera [ämne/ämnen] med dig.

Här är en sammanfattning av de viktigaste frågorna vi tog upp:
 

• [Samtalsämnen och agenda]
• [Viktiga beslut]
• [Uppgifter och åtgärder och vem som ansvarar för dem]
• [Resurser eller leveranser som diskuterades]
• [Frågor och svar eller förtydliganden]
• [Ytterligare förfrågningar]

[Personligt meddelande]

Som vi diskuterade är nästa steg följande:
 

• [Åtgärd 1] – Ansvarig: [person] – Deadline: [datum]
• [Åtgärd 2] – Ansvarig: [person] – Deadline: [datum]
• [Åtgärd 3] – Ansvarig: [person] – Deadline: [datum]

Här är några användbara resurser med mer information angående det vi pratade om:
 

•  [Dropboxlänk 1]
•  [Dropboxlänk 2]
•  [Dropboxlänk 3]

Jag ser fram emot att fortsätta vårt samarbete och nå våra gemensamma mål. Tveka inte att höra av dig om du har några frågor eller behöver mer information.

Tack än en gång för ett bra möte. Jag ser fram emot möjligheten att få arbeta med dig och bidra till ditt företags framgång.

Vänliga hälsningar

[Ditt namn och dina kontaktuppgifter]

Förstå dina kunder med Dropbox

När du har skickat en sammanfattning efter mötet bör du se till att du fortsätter att tillgodose kundernas behov och ta itu med deras smärtpunkter.

Dokumentanalys via Dropbox Skicka och spåra gör det enkelt att förstå hur kunderna interagerar med presentationer, inspelningar eller kalkylblad som du delar efter ett möte. 

När du delar filer via arbetsflödet för Skicka och spåra får du dagliga mejl som visar vem som har tittat på filen, hur många gånger, hur länge och från vilken geografisk plats.

Tack vare detta kan du vidta skräddarsydda åtgärder, följa utvecklingen, skapa starkare relationer och öka företagets tillväxt. När du förstår kundernas behov och preferenser kan du förbättra uppföljningsstrategierna och kommunikationen med kunderna.