在当今的商界，有效的沟通是成功的关键。会议后的跟进是维护客户关系的重要环节，它能确保重要讨论内容和后续步骤不会在繁忙中被遗忘。
本文将深入探讨为什么会后跟进很重要，应该在什么时候发送跟进邮件，以及如何撰写一封引人注目的跟进邮件。我们还会分享一些小技巧，以便让您的邮件更容易被注意到、被打开，并促使收件人采取行动。
为什么会后跟进很重要？
跟进邮件能帮助与会者回顾讨论过的要点，确保重要信息不会被遗漏。一封精心撰写的跟进邮件可以增进关系、建立信任，并留下持久的良好印象。
在与客户开会后跟进，表明您重视他们为会议付出的时间和精力。毕竟，他们是在百忙之中抽空与您开会的！
什么时候应该在会后进行跟进？
并非所有会议都需要跟进，但在某些情况下，发送跟进邮件尤为重要。这些情况包括：
- 项目进展汇报会或与客户的通气会后：总结讨论的要点、分配的行动事项以及后续要采取的步骤
- 销售会议或与潜在客户洽谈后：感谢潜在客户花费的时间，重申您的产品或服务的优势，并解答他们的疑问或顾虑
- 参加完交流活动或会议后：帮助巩固新建立的人脉，开启新的合作机会
- 面试结束后：表达对面试官花时间的感谢，并回顾后续步骤或时间安排
- 需要分享或完成文档时：帮助推动关系，提供有用的文档的 Dropbox 链接、AI 完成的会议总结和其他资源
- 征求对交付成果的反馈时：从不同角度找出需要改进的地方
- 安排下一次会议时：确认空档时间，商定议程，确保所有需要参加的人都能及时做好准备
如何撰写跟进邮件
有效的跟进邮件应该清晰、简洁、易于行动。以下是几个必备的关键要素：
1. 感谢与会者花费时间
表达对与会者花时间的感谢，以示重视。这有助于为其余的邮件内容奠定积极的基调，同时表明您意识到这次会议可能占用了他们处理其他（也许更重要！）事务的时间。
2. 总结会议的内容
有时，会议可能冗长，而且乏味。我们常常觉得，每个与会者都全神贯注地参与会议，但事实并非总是如此。
在跟进邮件中包含对会议的回顾，可以让所有人达成共识，确保大家对关键要点的理解一致。这可能包括：
- 讨论要点或会议记录
- 重要决策
- 任务和行动，以及相应的负责人
- 在讨论中用作参考的资源或可交付物
- 问题和回答，或者澄清事项
- 额外的要求
- 相关文档、会议录音或其他资料的 Dropbox 链接
3. 明确行动计划或后续步骤
后续步骤能让与会者（包括您自己）都清楚对于会上达成共识的行动，你们各自的职责是什么。
把这些内容落实到书面，方便大家在需要时查阅。同时，没能参加会议的人也能了解项目或工作的进展和后续安排。
这些后续步骤要尽可能清晰、易于执行，毕竟没人喜欢模棱两可或需要猜测。要核实您的信息是否传达到位，可以使用发送和跟踪这样的功能来监测客户在会后是否查看了相关材料。
4. 提议或提醒下次会议时间
在合适的情况下，您可以向与会者提议再次会面。如果已经安排了下一次会议，也可以在邮件中确认这一点。如果您和客户定期召开会议，记得提醒他们下次开会的时间。
这样做表明您不只关注当前的任务或项目，而是希望与客户建立更深层次的关系，不是开这一次会就结束了。
确保跟进邮件被打开和阅读的几个技巧
要确保您的跟进邮件被对方注意并阅读，可以考虑以下几点建议：
在会议结束后 24 小时内发送跟进邮件
对于跟进邮件来说，发送时间很重要。及时发送可确保会议内容对与会者来说还是记忆犹新。
在很多行业和商务场合，会后 24 小时内发送邮件已成为标准做法。但在某些情况下，比如请求安排另一次会议或在交流活动和会议后，可能需要更长的时间来发邮件。
个性化您的邮件信息
增加个人色彩，可以展示真诚以及对关系的重视。可以引用会议中的难忘之处，或者表达对合作的期待和兴奋之情。
以积极的语气结尾
邮件的语气和内容同样重要。如果邮件的语气消极，可能会让客户觉得您不喜欢或不愿意与他们合作。
即使邮件的主题比较棘手或令人不适，但如果能以积极的语气结尾，例如在一定程度上表达有信心在未来改善业绩或结果，就能表明您致力于维护与客户的良好合作关系。
会后跟进邮件的模板
现在，让我们把上述的建议付诸实践。下面是一个会后跟进邮件的示例：
主题行：关于 [日期] 会议的后续跟进
尊敬的 [客户名称]：
您好！感谢您百忙之中抽空参加昨天的会议，并提供宝贵的见解。现在，我将会议的后续跟进信息总结如下。很高兴能就 [具体话题] 与您进行交流。
回顾我们的讨论，其中包含以下这些要点：
- [会议要点和议程]
- [重要决策]
- [任务和行动以及相应的负责人]
- [讨论的资源或可交付物]
- [问题和回答，或者澄清事项]
- [额外的要求]
[个人留言]
按照我们的讨论，后续的工作安排如下：
- [行动 1] - 负责人：[人员] - 完成期限：[日期]
- [行动 2] - 负责人：[人员] - 完成期限：[日期]
- [行动 3] - 负责人：[人员] - 完成期限：[日期]
以下是与我们的讨论内容相关的有用资料：
- [Dropbox 链接 1]
- [Dropbox 链接 2]
- [Dropbox 链接 3]
我非常期待与您继续合作，实现我们的共同目标。如有任何疑问或需要补充说明的地方，请随时告诉我。
再次感谢您参加这次富有成效的会议。我很期待能与您合作，为您的成功贡献力量。
此致
[您的姓名和联系信息]
利用 Dropbox 了解您的客户
在发送会议纪要后，您需要确保持续满足客户的需求，解决他们的痛点。
通过 Dropbox 的“发送和追踪”功能，您可以轻松了解客户如何查看您在会后分享的演示文稿、录音或电子表格等资料。
使用“发送和跟踪”功能共享文件时，系统会每天发送邮件通知，告诉您哪些人查看了文件、查看次数、查看时长以及查看者的地理位置。
这能帮助您采取有针对性的行动、监控进展、加强客户关系并推动业务增长。通过深入了解客户的需求和偏好，您可以改善后续跟进策略，改善与客户的沟通。
