In de huidige bedrijfswereld is effectieve communicatie fundamenteel voor succes. Terugkoppelingen na vergaderingen zorgen ervoor dat belangrijke gesprekken en gemaakte plannen niet vergeten worden. Ook zijn ze cruciaal voor het onderhouden van goede klantrelaties.

In dit artikel bespreken we waarom terugkoppeling na een vergadering zo belangrijk is, wanneer je een e-mail voor terugkoppeling kunt sturen en hoe je deze e-mail zo doeltreffend mogelijk schrijft. We geven je ook een aantal tips voor het schrijven van een e-mail die zodanig opvalt dat de ontvanger die opent en actie onderneemt.

Waarom terugkoppeling na een vergadering?

Terugkoppelingsberichten dienen als geheugensteuntje voor je deelnemers voor de belangrijkste punten die zijn besproken en zorgen ervoor dat essentiële informatie niet verloren gaat. Een goed geschreven terugkoppeling is goed voor relaties, versterkt het vertrouwen en laat een blijvende goede indruk achter.

Als je na vergaderingen terugkoppeling geeft aan klanten, laat je zien dat je de tijd en moeite die ze erin hebben gestoken op waarde schat. Ze hebben immers tijd vrijgemaakt in hun drukke agenda om jou te spreken.

Wanneer terugkoppelen na een vergadering?

Je hoeft echt niet voor alle vergaderingen een terugkoppelingsbericht te sturen, maar in een aantal situaties is dit wel belangrijk. Denk bijvoorbeeld aan:

Na een klantcontactmoment of een update over een project: als een samenvatting van de belangrijkste gesprekspunten, actiepunten en vervolgstappen.
Na een verkoop of een ontmoeting met een potentiële klant: om ze te bedanken voor hun tijd, te benadrukken wat jouw product of dienst voor hen kan betekenen en om eventuele vragen of twijfel bij de klant aan te stippen.
Na een netwerkevenement of congres: dit helpt om je nieuwe connecties te versterken en de deur te openen naar nieuwe samenwerkingen.
Na een sollicitatiegesprek: om je dank uit te spreken voor de tijd die je sollicitant in het gesprek heeft gestoken en om de eventuele vervolgstappen of tijdlijn voor de voortgang van het proces uiteen te zetten.
Als documenten gedeeld of voltooid moeten worden: dit helpt de relatie vooruit. Gebruik hiervoor Dropbox links naar documenten, AI-ondersteunde samenvattingen van vergaderingen en andere hulpbronnen.
Om feedback over een resultaat te vragen: zo zie je vanuit verschillende perspectieven waar de verbeterpunten zitten.
Om een vervolgafspraak in te plannen: om beschikbaarheid te bevestigen, overeenstemming te bereiken over de agendapunten en zeker te stellen dat alle aanwezigen de tijd hebben om zich voldoende voor te bereiden

Een terugkoppelingsbericht schrijven

Een doeltreffende terugkoppeling moet duidelijk, beknopt en actiegericht zijn. Hier een aantal belangrijke elementen die zo'n e-mail moet bevatten:

1. Bedank de aanwezige(n) voor hun tijd

Toon je waardering door iedereen te bedanken voor hun tijd. Zo zet je meteen aan het begin van de e-mail al een positieve toon en laat je weten dat je goed beseft dat de vergadering hen tijd heeft gekost die misschien besteed had kunnen worden aan andere (misschien zelfs belangrijkere) taken.

2. Vat de vergadering samen

Soms zijn vergaderingen lang... en saai. We gaan er vaak van uit dat iedere deelnemer onverdeelde aandacht voor de vergadering heeft, maar dit is niet altijd het geval.

Als je in je terugkoppelingsbericht een samenvatting toevoegt, zorg je ervoor dat dat iedereen op één lijn zit over de belangrijkste punten. Hierbij kun je denken aan:

Discussiepunten of notulen van de vergadering
Belangrijke beslissingen
De verdeling van verantwoordelijkheden en actiepunten
Hulpbronnen of resultaten die als referentiepunten voor de discussie zijn gebruikt
Vragen en antwoorden of ophelderingen
Eventuele aanvullende verzoeken
Dropbox-links naar relevante documenten, opnames van de vergadering of andere hulpmiddelen

3. Stel actiepunten of vervolgstappen vast

Vervolgstappen houden deelnemers, en jezelf, ook na de vergadering bij de les over de actiepunten die jullie gezamenlijk overeengekomen zijn.

Als je deze informatie zwart op wit zet, kan iedereen die gemakkelijk terugvinden als dat nodig is. Daarmee geef je ook een duidelijk overzicht van de voortgang van een project of account voor de mensen die niet bij de vergadering aanwezig konden zijn.

Deze vervolgstappen moeten zo duidelijk en actiegericht mogelijk zijn: niemand houdt van onduidelijkheid of giswerk. Om zeker te weten dat je bericht goed terechtkomt, kun je gebruikmaken van functies zoals Verzenden en volgen: zo kun je nagaan of klanten na de vergadering gebruikmaken van het materiaal.

4. Stel een vervolgafspraak voor of attendeer ze hierop

Indien nodig en passend kun je de aanwezigen de mogelijkheid bieden om een nieuwe afspraak te maken. Of misschien hebben jullie al een nieuwe afspraak gepland, dan kun je daar in je e-mail naar verwijzen. Als je regelmatig afspraken hebt met bepaalde klanten, kun je ze attenderen op de volgende bijeenkomst.

Zo laat je zien dat je meer begaan bent met deze klanten dan enkel het project waar jullie op dat moment aan werken. Ook geef je te kennen dat je de zakelijke relatie verder wilt verdiepen na de vergadering die jullie zojuist hebben gehad.

Tips voor het schrijven van terugkoppelingsberichten

Om er zeker van te zijn dat je terugkoppelingen opvallen en ook daadwerkelijk gelezen worden, kun je het volgende doen:

Verstuur je e-mail binnen 24 uur na de vergadering

Snel handelen is belangrijk bij het sturen van terugkoppelingen, omdat de vergadering dan nog vers in het geheugen van de deelnemers zit.

In veel branches en zakelijke situaties is het standaard om binnen 24 uur na een vergadering een e-mail te sturen. Toch kan een wat langere periode soms gepaster zijn, bijvoorbeeld als je een volgende vergadering wilt plannen, of na een netwerkevenement of congres.

Voeg een persoonlijke noot toe

Als je een persoonlijke noot aan je bericht toevoegt, toon je oprechtheid en betrokkenheid bij de relatie. Verwijs naar iets bijzonders uit de vergadering of laat weten hoe enthousiast je over de samenwerking bent.

Eindig positief

De toon van je e-mail is net zo belangrijk als de inhoud. Als je een negatieve toon in je e-mail gebruikt, kan je klant de indruk krijgen dat je de samenwerking vervelend vindt of niet waardeert.

Zelfs als het onderwerp van je e-mail lastig of ongemakkelijk is, is het belangrijk om met een positieve noot af te sluiten. Je kunt bijvoorbeeld de geruststelling geven dat je ervan uitgaat dat er verbetering in zicht is. Zo laat je weten dat je de goede relatie met de klant graag wilt behouden.

Sjabloon voor terugkoppelingsberichten

Wij hebben je de tips gegeven—nu is het tijd om zelf aan de slag te gaan. Hier is een voorbeeld van een terugkoppelingsbericht na een vergadering met een klant:

Onderwerp: Terugkoppeling na onze vergadering van [datum]

Beste [naam klant],

Ik hoop dat het goed met je gaat. Graag wil ik terugkomen op onze vergadering van gisteren om je te bedanken voor je tijd en inbreng. Ik vond het erg prettig om [gespreksonderwerpen] met je te bespreken.

Om ons gesprek nog even samen te vatten, dit waren de belangrijkste punten:

[Gespreksonderwerpen en agenda]
[Belangrijke beslissingen]
[Taken en actiepunten en wie daarvoor verantwoordelijk zijn]
[Besproken middelen of resultaten]
[Vragen en antwoorden of ophelderingen]
[Eventuele aanvullende verzoeken]

[Persoonlijke noot]

Zoals besproken, zijn dit de vervolgstappen:

[Punt 1] - Verantwoordelijk: [Persoon] - Deadline [Datum]
[Punt 2] - Verantwoordelijk: [Persoon] - Deadline [Datum]
[Punt 3] - Verantwoordelijk: [Persoon] - Deadline [Datum]

Hier vind je een aantal nuttige bronnen met meer informatie over wat we hebben besproken:

[Dropbox link 1]
[Dropbox link 2]
[Dropbox link 3]

Ik verheug me erop om hier samen aan verder te werken en onze doelen te verwezenlijken. Als je verdere vragen hebt, hoor ik dat natuurlijk graag.

Nogmaals bedankt voor de prettige vergadering. Ik ben blij met onze samenwerking en kijk ernaar uit om bij te kunnen dragen aan je successen.

Met vriendelijke groet,

[Jouw naam en contactgegevens]

Oog voor je klanten met Dropbox

Het is belangrijk dat je er na het terugkoppelen voor zorgt dat je in de behoeften van je klanten blijft voorzien en hun problemen aanpakt.

Documentanalyses via Dropbox Verzenden en volgen geven je duidelijke informatie over hoe je klanten omgaan met de presentaties, opnamen en spreadsheets die je met ze deelt na een vergadering.

Als je bestanden deelt via de workflow voor Verzenden en volgen, ontvang je dagelijkse e-mailnotificaties waarin je ziet wie de bestanden heeft bekeken, hoe vaak, hoelang en vanaf welke locatie.

Zo kun je gepaste actie ondernemen, vooruitgang bijhouden, relaties versterken en de groei van je bedrijf stimuleren. Als je kijk hebt op de behoeften en voorkeuren van je klanten, kun je op een betere manier terugkoppeling geven en beter met ze communiceren.