I dagens forretningsverden er effektiv kommunikasjon avgjørende for suksess. Oppfølgingen etter møter er et avgjørende aspekt for å opprettholde sterke relasjoner med klienter og sikre at viktige diskusjoner og fremtidige trinn ikke blir lagt i glemmeboka.

I denne artikkelen vil vi se nærmere på hvorfor det er så viktig med oppfølging etter et møte, når du skal sende oppfølgings-e-posten og hvordan du lager en fengende oppfølgings-e-post. Vi inkluderer også noen tips som sørger for at e-posten blir lagt merke til, åpnet og eventuelle nødvendige tiltak iverksatt.

Hvorfor er oppfølging etter møtet så viktig?

Oppfølgings-e-poster hjelper deg med å minne deltakerne om nøkkelpunktene som ble tatt opp i møtet, og sikre at viktig informasjon ikke blir glemt. En godt utformet oppfølgings-e-post kan styrke relasjoner, bygge tillit og etterlate et varig positivt inntrykk.

Når du følger opp klienten etter et møte, viser du klienten at du verdsetter tiden og innsatsen de har bidratt med i møtet. De har tross alt satt av verdifull tid i deres travle timeplan for å ha samtalen med deg.

Når bør jeg følge opp etter møtet?

Ikke alle møter krever oppfølging, men det finnes flere situasjoner der det blir spesielt viktig å sende ut en oppfølgings-e-post. Disse omfatter:

Etter en prosjektoppdatering eller oppfølgingsmøte med klienten – fungerer som oppsummering av viktige diskusjonspunkter, tildelte oppgaver og fremtidige trinn
Etter et salgsmøte eller et møte med en potensiell kunde – for å takke den potensielle kunden for deres tid, reiterere fordelene med produktet eller tjenesten og ta opp eventuelle spørsmål eller bekymringer.
Etter et arrangement eller konferanse der målet er nettverksbygging – bidrar til å styrke nye relasjoner og åpne døren for nytt samarbeid eller nye partnerskap
Etter et jobbintervju – for å vise takknemlighet for intervjuobjektets tid og oppsummere fremtidige trinn eller progresjonstidslinjer
Når dokumenter må deles eller fylles ut – bidrar til å bygge videre på relasjoner, med nytte Dropbox-koblinger til dokumenter, møteoppsummering laget av kunstig intelligens, og andre ressurser
For å be om tilbakemelding på en leveranse – for å identifisere områder med forbedringspotensial, sett fra ulike perspektiver
For å planlegge et nytt møte – for å bekrefte tilgjengelighet, bli enige om møteagenda og sørge for at alle som trenger å delta, får god tid til å forberede seg

Slik lager du en oppfølgings-e-post

En effektiv oppfølgings-e-post skal være tydelig, konsis og formålstjenlig. Her er noen viktige elementer du bør inkludere:

1. Takke møtedeltagerne for tiden deres

Vis at du er takknemlig for tiden deres. Dette bidrar til å sette en positiv tone for resten av e-posten og viser at du er klar over at møtet ditt kanskje medførte at de måtte ta verdifull tid fra andre (kanskje viktigere) oppgaver for å delta.

2. Oppsummere innholdet som ble diskutert i møtet

Noen ganger kan møter bli svært lange – og kjedelige. Vi antar ofte at hver enkelt deltaker gir møtet sin fulle oppmerksomhet, men dette er ikke alltid tilfelle.

Ved å inkludere en oppsummering av møtet i oppfølgings-e-posten din bidrar du til å holde alle på samme bølgelengde og at alle er godt kjent med de viktigste punktene i møtet. Denne prosessen kan inkludere følgende:

Samtaleemner eller møtenotater
Nøkkelbeslutninger
Oppgaver og handlinger og personen eller personene som har ansvaret for dem
Ressurser eller leveranser som skal anvendes som referansepunkt for diskusjonen
Spørsmål og svar eller tydeliggjøringer
Eventuelle andre forespørsler
Dropbox-koblinger til relevante dokumenter, møteopptak eller andre ressurser

3. Identifisere en oppfordring til handling eller fremtidige trinn

Fremtidige trinn hjelper deg med å holde møtedeltagerne – og deg selv – ansvarlige for handlingene dere alle har blitt enige om, etter møtet.

Å gjøre dette skriftlig betyr at denne informasjonen er lett tilgjengelig for alle, når de trenger den. Det gjør det også mulig for de som ikke kunne delta i møtet, å bli informert om nåværende status til prosjektet eller det som skal skje videre.

Disse fremtidige trinnene bør være så tydelige og formålstjenlige som mulig – ingen setter pris på tvetydighet eller gjetting. Og for å sjekke om budskapet ditt treffer blink, kan du bruke funksjoner som Send og spor for å få oversikt over hvilke og hvor mange klienter som engasjerte med møtemateriellet du sendte dem etter møtet.

4. Foreslå eller sende en påminnelse om neste møtedato

Gi møtedeltagerne, når det er relevant, muligheten til å møte deg igjen, på et egnet sted. Eller kanskje har du allerede et nytt møte planlagt, som du da kan bekrefte i e-posten din. På samme måte, hvis du har regelmessige oppfølgingssamtaler med klienten din, kan du benytte sjansen til å minne dem om det neste møtet ditt.

Dette viser at du engasjerer med klienten på et dypere nivå enn den aktuelle oppgaven eller prosjektet, og ønsker å styrke relasjonen med klienten utover møtet du nettopp hadde.

Tips til hvordan du lager en oppfølgings-e-post som folk faktisk vil åpne og lese gjennom

For å sikre at oppfølgings-e-posten din blir lagt merke til og lest bør du vurdere følgende tips:

Sende e-posten din innen 24 timer etter møtet

Aktualitet er viktig med oppfølgings-e-poster, da dette garanterer at diskusjonen din forblir friskt i minne til deltakerne.

Det er standard praksis i mange bransjer og forretningssituasjoner å sende en e-post innen 24 timer etter et møte. En lengre periode kan imidlertid være mer hensiktsmessig når du, for eksempel, har tenkt å foreslå et nytt møte i den samme e-posten, eller som oppfølging etter et nettverksbyggende arrangement eller konferanse.

Tilpasse meldingen din

Inkluder et personlig preg som demonstrerer oppriktighet og forpliktelse til relasjonen. Henvis til noe minneverdig fra møtet eller uttrykk begeistring over å jobbe sammen.

Avslutte på en positiv tone

Tonen i e-posten din er like viktig som innholdet. Hvis du har en negativ tilnærming i e-posten, risikerer du å sende et budskap til klienten din om at du ikke setter pris på, eller liker, å jobbe med dem.

Selv om e-postemnet er vanskelig eller ubehagelig, vil det å avslutte e-posten på en positiv tone, som for eksempel ved å avslutte e-posten med en beroligende melding til mottakeren om at fremtidige resultater og ytelse er prosjektert til å bli bedre, vise at du er forpliktet til å styrke relasjonen med klienten videre.

Mal for møteoppfølgings-epost

Vi har forklart deg det du trenger å vite – nå er det på tide å sette tipsene ut i livet. Her er et eksempel på en oppfølgingsmelding som du kan sende etter et møte med en klient:

Emnelinje: Oppfølging etter møtet [Dato]

Hei, [Klientnavn]

Jeg sender deg denne e-posten i forbindelse med møtet vi hadde i går. Takk for at du tok deg tid til møtet og for dine verdifulle innsikter. Det var en glede å diskutere [spesifikke emne(r)] med deg.

Her er en oppsummering av de nøkkelpunktene som ble diskutert på møtet:

[Talepunkter og agenda]
[Nøkkelbeslutninger]
[Oppgaver og handlinger og ansvarlige parter]
[Ressurser eller leveranser som ble diskutert]
[Spørsmål og svar eller tydeliggjøringer]
[Eventuelle andre forespørsler]

[Personlig kommentar]

Vi ble enige om følgende fremtidige trinn:

[Handling 1] - Ansvarlig: [Person] - Frist: [Dato]
[Handling 2] - Ansvarlig: [Person] - Frist: [Dato]
[Handling 3] - Ansvarlig: [Person] - Frist: [Dato]

Her er noen nyttige ressurser som har mer informasjon om samtalepunktene:

[Dropbox-kobling 1]
[Dropbox-kobling 2]
[Dropbox-kobling 3]

Jeg ser frem til et produktivt samarbeid videre og oppnåelse av våre felles mål. Hvis du har spørsmål eller ønsker mer informasjon om noe, er det bare å si ifra.

Takk igjen for et flott møte. Jeg setter stor pris på muligheten til å jobbe med deg og bidra til din suksess.

Med vennlig hilsen

[Ditt navn og kontaktinformasjon]

Forstå klientene dine ved hjelp av Dropbox

Etter at du har sendt en møteoppsummering etter møtet, er det ønskelig å forsikre deg selv om at du fortsatt er i stand til å imøtekomme behovene til klientene dine og at du har sørget for å håndtere eventuelle problemer de måtte ha.

Dokumentanalyse via Dropbox Send og spor gjør det enkelt å forstå hvordan klienter engasjerer seg med presentasjoner, opptak eller regneark som du deler etter et møte.

Når du deler filer gjennom Send og spor-arbeidsflyten, får du daglige e-postvarsler med varslinger som viser hvem som så på filen din, hvor mange ganger den ble sett og hvor lenge og fra hvilken geografisk posisjon.

Dette gir deg muligheten til å ta nøye tilpassede handlinger, overvåke fremdrift, fremme sterkere relasjoner og drive forretningsvekst. Ved å forstå behovene og preferansene til klientene kan du forbedre oppfølgingsstrategien og kommunikasjonen din med dem.