Dalam dunia bisnis saat ini, komunikasi yang efektif sangat penting untuk kesuksesan. Tindak lanjut setelah rapat merupakan aspek penting dalam menjaga hubungan yang kuat dengan klien, juga memastikan bahwa diskusi penting serta langkah berikutnya tidak terlupakan.
Dalam artikel ini, kita akan mengupas alasan pentingnya tindak lanjut setelah rapat, waktu yang tepat untuk mengirim email tindak lanjut, dan cara menulis email tindak lanjut yang menarik. Kami juga akan memberikan beberapa kiat untuk memastikan email Anda diperhatikan, dibuka, dan ditindaklanjuti.
Mengapa tindak lanjut setelah rapat merupakan hal yang penting?
Email tindak lanjut membantu peserta mengingat poin penting yang dibahas dan memastikan informasi penting tidak terlewatkan. Email tindak lanjut yang disusun dengan baik dapat memperkuat hubungan, membangun kepercayaan, dan meninggalkan kesan positif yang bertahan lama.
Melakukan tindak lanjut dengan klien setelah rapat menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu dan upaya yang mereka luangkan untuk rapat tersebut. Bagaimanapun, mereka telah menyempatkan waktu untuk berbicara dengan Anda di jadwal mereka yang padat!
Kapan saya harus melakukan tindak lanjut setelah rapat?
Tidak semua rapat memerlukan tindak lanjut, tetapi ada beberapa situasi yang memerlukan pengiriman email tindak lanjut. Beberapa di antaranya meliputi:
- Setelah rapat progres proyek atau rapat rutin dengan klien— memberikan rangkuman poin diskusi penting, item tindakan yang ditetapkan, dan langkah selanjutnya yang harus diambil
- Setelah rapat penjualan atau rapat dengan calon klien—untuk mengucapkan terima kasih kepada calon klien atas waktunya, mengulangi manfaat produk atau layanan Anda, dan menjawab pertanyaan atau masalah mereka
- Setelah acara atau konferensi jaringan— membantu memperkuat koneksi baru Anda dan membuka kolaborasi atau kemitraan baru
- Setelah wawancara kerja—untuk mengungkapkan rasa terima kasih atas waktu yang diberikan oleh orang yang diwawancarai dan merangkum langkah berikutnya atau kronologi progres
- Saat dokumen perlu dibagikan atau diselesaikan—membantu memajukan hubungan dengan tautan Dropbox ke dokumen, rangkuman rapat buatan AI, dan sumber daya lainnya
- Meminta umpan balik atas hasil yang diharapkan— untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dari berbagai perspektif
- Untuk menjadwalkan rapat berikutnya—untuk mengonfirmasi ketersediaan, menyetujui agenda, dan memastikan semua orang yang perlu hadir dapat mempersiapkan diri tepat waktu
Cara menulis email tindak lanjut
Email tindak lanjut yang efektif harus jelas, ringkas, dan dapat ditindaklanjuti. Berikut beberapa elemen penting yang perlu disertakan:
1. Ucapkan terima kasih kepada peserta atas waktunya
Tunjukkan apresiasi Anda dengan mengungkapkan rasa terima kasih atas waktu mereka. Ini membantu memberikan kesan positif bagi email Anda dan memperlihatkan bahwa rapat Anda membuat mereka menunda mengerjakan tugas lain (yang mungkin lebih penting!).
2. Rangkum hal yang terjadi dalam rapat tersebut
Terkadang rapat bisa berlangsung lama—dan membosankan. Kita kerap berasumsi bahwa setiap peserta selalu fokus selama rapat berlangsung, tetapi faktanya berlawanan.
Menyertakan rangkuman rapat di email tindak lanjut Anda membantu menyelaraskan perspektif semua peserta mengenai poin-poin penting. Ini dapat mencakup:
- Poin pembicaraan atau catatan rapat
- Keputusan penting
- Tugas dan tindakan, serta orang-orang yang bertanggung jawab atas hal tersebut
- Sumber daya atau hasil yang digunakan sebagai titik referensi untuk diskusi
- Pertanyaan dan jawaban atau klarifikasi
- Permintaan tambahan lainnya
- Tautan Dropbox ke dokumen, catatan rapat, atau aset lain yang relevan
3. Identifikasi ajakan bertindak atau langkah berikutnya
Langkah berikutnya adalah membuat para peserta rapat—dan diri Anda sendiri—bertanggung jawab atas tindakan yang telah disepakati bersama setelah rapat.
Dengan menuliskannya, informasi ini akan mudah diakses oleh setiap orang saat mereka membutuhkannya. Ini juga memungkinkan orang yang tidak dapat menghadiri rapat untuk ikut mengawasi apa yang terjadi pada proyek atau akun tersebut.
Langkah berikutnya ini harus jelas dan dapat ditindaklanjuti secara maksimal—tidak boleh ada hal ambigu atau tebakan. Untuk memeriksa apakah pesan tepat sasaran, Anda dapat menggunakan fitur seperti Kirim dan Lacak untuk memantau interaksi klien dengan materi setelah rapat.
4. Ajukan atau ingatkan tanggal rapat berikutnya
Jika relevan dan sesuai, tawarkan peserta kesempatan untuk bertemu dengan Anda lagi. Atau, Anda mungkin sudah memiliki rencana rapat lain, yang dapat Anda konfirmasikan di email Anda. Demikian pula, jika Anda memiliki rapat rutin dengan klien Anda, ingatkan mereka tentang rapat berikutnya.
Hal ini menunjukkan bahwa Anda terlibat dengan klien pada level yang lebih dalam dari tugas atau proyek yang ada saat ini, dan ingin melanjutkan hubungan Anda lebih dari sekadar rapat yang baru saja Anda lakukan.
Kiat penulisan email tindak lanjut yang akan dibuka dan dibaca orang
Untuk memastikan email tindak lanjut Anda diperhatikan dan dibaca, pertimbangkan kiat berikut:
Kirimkan email Anda dalam waktu 24 jam setelah rapat
Ketepatan waktu penting dalam email tindak lanjut, karena peserta masih mengingat hasil diskusi yang baru dilakukan.
Mengirim email 24 jam setelah rapat adalah praktik standar di banyak industri dan situasi bisnis. Namun, jangka waktu yang lebih lama mungkin lebih tepat saat mengusulkan rapat berikutnya, atau setelah acara atau konferensi jaringan.
Personalisasikan pesan Anda
Sentuhan pribadi dapat menunjukkan ketulusan dan komitmen terhadap hubungan. Pilih hal yang berkesan dari rapat tersebut atau ungkapkan kegembiraan atas kerja sama yang dilakukan.
Akhiri dengan kesan positif
Nada email Anda sama penting dengan isinya. Jika email Anda terkesan negatif, klien mungkin menganggap Anda tidak menyukai atau tidak menikmati kerja sama dengan mereka.
Meski subjek email Anda rumit atau tidak menyenangkan, selalu akhiri email dengan kesan positif, seperti kepastian bahwa hasil atau kinerja diproyeksikan meningkat, untuk menunjukkan bahwa Anda berkomitmen memelihara hubungan dengan klien.
Templat email tindak lanjut rapat
Kami telah memberikan saran—sekarang saatnya untuk mempraktikkan kiat tersebut. Berikut contoh pesan tindak lanjut yang dikirim setelah rapat dengan klien:
Baris subjek: Tindak lanjut rapat pada [Tanggal]
Kepada [Nama Klien] yang terhormat,
Saya harap Anda dalam keadaan baik. Saya ingin menindaklanjuti rapat kita kemarin dengan menyampaikan rasa terima kasih atas waktu dan wawasan berharga Anda. Senang berdiskusi tentang [topik tertentu] dengan Anda.
Berikut adalah rangkuman poin penting dari diskusi yang kita bahas:
- [Poin pembicaraan dan agenda]
- [Keputusan penting]
- [Tugas dan tindakan serta pihak yang bertanggung jawab]
- [Sumber daya atau hasil yang dibahas]
- [Pertanyaan dan jawaban atau klarifikasi]
- [Permintaan tambahan lainnya]
[Pesan Personal]
Seperti yang sudah kita bahas, langkah berikutnya adalah sebagai berikut:
- [Tindakan 1] - Penanggung Jawab: [Orang] - Tenggat Waktu: [Tanggal]
- Tindakan 2] - Penanggung Jawab: [Orang] - Tenggat Waktu: [Tanggal]
- [Tindakan 3] - Penanggung Jawab: [Orang] - Tenggat Waktu: [Tanggal]
Berikut beberapa sumber bermanfaat berisi detail selengkapnya terkait hal yang kita bahas:
- [Tautan Dropbox 1]
- [Tautan Dropbox 2]
- [tautan Dropbox 3]
Saya berharap dapat melanjutkan kolaborasi kita dan mencapai tujuan bersama. Harap hubungi saya jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan klarifikasi lebih lanjut.
Sekali lagi, terima kasih atas kehadiran Anda dalam rapat ini. Kesempatan untuk bekerja bersama Anda dan berkontribusi pada kesuksesan Anda adalah hal yang luar biasa bagi saya.
Hormat kami,
[Nama dan informasi kontak Anda]
Memahami klien Anda dengan Dropbox
Setelah mengirimkan ringkasan setelah rapat, Anda perlu memastikan bahwa Anda siap untuk selalu memenuhi kebutuhan klien dan mengatasi masalah mereka.
Analitik dokumen Kirim dan lacak Dropbox memudahkan Anda memahami interaksi klien dengan presentasi, rekaman, atau spreadsheet yang Anda Bagikan setelah rapat.
Saat membagikan file melalui alur kerja Kirim dan Lacak, Anda akan menerima notifikasi email harian yang menunjukkan siapa, berapa kali, berapa lama, dan dari lokasi geografis mana orang yang berinteraksi dengan file Anda.
Hal ini membantu Anda menyesuaikan tindakan, memantau progres, membina hubungan yang lebih kuat, dan mendorong pertumbuhan Bisnis. Dengan memahami kebutuhan dan preferensi klien, Anda dapat meningkatkan strategi tindak lanjut dan komunikasi Anda dengan klien.
