Dirige reuniones eficientes

Priorizar lo virtual | Kit de comunicación

Dirigir reuniones por videoconferencia de forma efectiva no tiene ningún misterio. Aun así, la mayoría de los equipos remotos informan de muchas reuniones improductivas cada semana. Pero tenemos buenas noticias: no te hace falta un máster en gestión organizativa para dirigir reuniones de forma correcta. Utiliza este ejercicio para que tus reuniones produzcan mejores resultados, tanto si se trata de una lluvia de ideas en grupo como de una reunión rápida para ponerse al día.

30 MIN | EJERCICIO INDIVIDUAL

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Paso 1: Hazte la siguiente pregunta: "¿Podríamos tratar este tema por correo electrónico?"

Antes de programar una reunión virtual por acto reflejo, asegúrate de que el objetivo sea abordar la triple "d": decisiones, debates y discusiones importantes. Si vas a informar de una actualización de estado o simplemente tienes una pregunta rápida, trata de gestionarlo de forma asíncrona. Echa un vistazo a nuestros básicos sobre reuniones para obtener más información.

Paso 2: Prepara el orden del día

Las reuniones efectivas tienen un objetivo claro, una lista corta de temas que se deben tratar y la combinación adecuada de asistentes. Si decides organizar una reunión, rellena la siguiente hoja de preparación para la reunión. Cuando hayas terminado, vuelve a comprobar lo siguiente: ¿todos los participantes invitados necesitan realmente estar allí o se les podrían enviar las notas por correo electrónico más tarde?
Hoja de preparación para la reunión

¿Cuál es el tema de la reunión?

Haz que la reunión resulte útil y ahórrales algo de tiempo a los miembros del equipo con un poco de preparación.

Hoja de preparación para la reunión

Paso 3: Escribe una invitación con la información necesaria

En tu invitación, resume brevemente los puntos de la hoja de preparación para la reunión anterior. Si trabajas con personas a las que les gusta prepararse las reuniones con antelación o si lo que necesitas es recopilar información de forma asíncrona antes de reuniros, es importante que te asegures de incluir documentos de referencia con instrucciones claras. ¿Hay demasiado texto en la invitación? Intenta reducirlo a la mitad. Suma puntos el hecho de incluir una de las tres "d" en el título de la reunión (por ejemplo, decisión del diseño del producto, discusión sobre los objetivos del equipo y debate sobre la hoja de ruta del producto).
Título: Tomar una decisión sobre un concepto de diseño de la marca

    Estimados responsables del equipo de diseño:

    Nos gustaría conocer vuestra opinión sobre nuestros últimos conceptos de diseño. En la reunión, abordaremos lo siguiente:

  • Hablaremos de los tres conceptos propuestos.
  • Elegiremos uno de los tres para seguir avanzando. 

    Para prepararos, por favor, revisad los objetivos y estrategias que definimos en la reunión que hicimos el martes a última hora.

    Nos vemos en la reunión,

     Sara y el equipo

Paso 4: Finalizar la planificación

Cuando la reunión ya esté agendada, trata de que todo el mundo, incluso tú, esté preparado. Esta será más fluida si el equipo tiene todo lo que necesita para debatir las cuestiones que tenéis que tratar. 

  • Lee y comparte toda la información que sea relevante para la reunión. Así consigues que todo el mundo tenga la misma información desde un principio. 
  • Asegúrate de que todo el mundo se prepara para la reunión. Si lo consideras necesario, envía un recordatorio para que no se olviden. 
  • Si vas a necesitar que durante la reunión alguien comparta su pantalla, avísale con antelación para que pueda tener a mano los documentos necesarios. 
  • Piensa en cómo quieres que sea la reunión. Por ejemplo, si se trata de una actividad de team-buliding, la reunión tiene que ser informal y divertida. En cambio, si se trata de una reunión para saber cómo está tu equipo, en el encuentro tiene que respirase un ambiente que transmita seguridad y apoyo. 

Paso 5: Empieza la reunión con una amable bienvenida

Si has convocado la reunión, sigue el consejo de Priya Parker en The Art of Gathering: actúa como un anfitrión amable y con autoridad, con una actitud acogedora y cálida, pero con seguridad en el mando. Cuando comience la reunión: 

  • Reserva algo de tiempo al principio para un poco de conversación espontánea. Si los miembros de tu equipo teletrabajan, lo más probable es que echen de menos mantener conversaciones improvisadas. 
  • Da la bienvenida a todos de forma amable por su nombre. Si los participantes no se conocen entre sí, pídeles que se presenten. ¿Se produce un silencio incómodo? Prueba con un inicio de conversación creativo
  • Repite de forma breve el orden del día, los objetivos y las conclusiones de la última reunión.
  • Si es necesario, proporciona a los participantes una breve "sala de estudio" al principio para revisar los documentos de referencia. 
  • Fomenta la honestidad y la amabilidad creando un espacio seguro y confidencial para que las personas se sientan cómodas compartiendo sus pensamientos e ideas. 

Paso 6: Promueve la inclusión

En una videoconferencia, es fácil que haya silencios o que una persona interrumpa a otra mientras está hablando. Independientemente de cuál sea tu rol, puedes ayudar a garantizar que diferentes personas, no solo las que hablen más, hagan sus aportaciones. Prueba a hacer lo siguiente:

  • Di explícitamente que te gustaría que la reunión fuera inclusiva y escuchar el punto de vista de todos. 
  • Redirige la conversación cuando no se centre en los temas relevantes: Juan, me encantan esas ideas, pero me gustaría asegurarme de que cumplamos con el orden del día. Vamos a dejarlas para otro momento.
  • Interrumpe a quien interrumpa: Gracias, Emilio, pero me gustaría acabar de escuchar lo que opina Marta. Marta, ¿puedes continuar?
  • Pide la participación de las personas que no hayan hecho sus aportaciones: Me gustaría conocer la opinión de los que no habéis hablado aún. Mónica, ¿qué piensas tú?"

Cuando la reunión haya terminado, puedes rellenar la hoja de puntuación de reunión inclusiva para ver cómo ha ido.

Hoja de puntuación de reunión inclusiva

¿Ha sido inclusiva la reunión?

¿Se han recopilado diversos puntos de vista? Rellena la hoja de puntuación para averiguarlo.

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Paso 7: Decide los próximos pasos y finaliza la reunión con puntualidad

Cuando termine la reunión, agradece a todos su tiempo. Después, resume rápidamente la decisión que se ha tomado, qué sucederá a continuación y quién se encargará de cada tarea. Pide a alguien que haya tomado notas que prepare un breve resumen y lo envíe después. Es mejor acabar la reunión cinco minutos antes, para que todos tengan más tiempo para recargar energías.

 

Más recursos

De Dropbox De otros

3 acciones fáciles

Desarrolla el hábito

  • Desde mañana: comienza todas tus reuniones con una cálida bienvenida y una pequeña charla.
  • La semana que viene: rellena una hoja de puntuación de reunión inclusiva sobre una reunión reciente.
  • Cada tres meses: haz una limpieza de reuniones con el equipo.