Dirige reuniones eficientes

Antes de programar una reunión virtual por acto reflejo, asegúrate de que el objetivo sea abordar la triple "d": decisiones, debates y discusiones importantes. Si vas a informar de una actualización de estado o simplemente tienes una pregunta rápida, trata de gestionarlo de forma asíncrona. Echa un vistazo a nuestros básicos sobre reuniones para obtener más información.

Las reuniones efectivas tienen un objetivo claro, una lista corta de temas que se deben tratar y la combinación adecuada de asistentes. Si decides organizar una reunión, rellena la siguiente hoja de preparación para la reunión. Cuando hayas terminado, vuelve a comprobar lo siguiente: ¿todos los participantes invitados necesitan realmente estar allí o se les podrían enviar las notas por correo electrónico más tarde?

En tu invitación, resume brevemente los puntos de la hoja de preparación para la reunión anterior. Si trabajas con personas a las que les gusta prepararse las reuniones con antelación o si lo que necesitas es recopilar información de forma asíncrona antes de reuniros, es importante que te asegures de incluir documentos de referencia con instrucciones claras. ¿Hay demasiado texto en la invitación? Intenta reducirlo a la mitad. Suma puntos el hecho de incluir una de las tres "d" en el título de la reunión (por ejemplo, decisión del diseño del producto, discusión sobre los objetivos del equipo y debate sobre la hoja de ruta del producto).

Cuando la reunión ya esté agendada, trata de que todo el mundo, incluso tú, esté preparado. Esta será más fluida si el equipo tiene todo lo que necesita para debatir las cuestiones que tenéis que tratar. 

• Lee y comparte toda la información que sea relevante para la reunión. Así consigues que todo el mundo tenga la misma información desde un principio. 
• Asegúrate de que todo el mundo se prepara para la reunión. Si lo consideras necesario, envía un recordatorio para que no se olviden. 
• Si vas a necesitar que durante la reunión alguien comparta su pantalla, avísale con antelación para que pueda tener a mano los documentos necesarios. 
• Piensa en cómo quieres que sea la reunión. Por ejemplo, si se trata de una actividad de team-buliding, la reunión tiene que ser informal y divertida. En cambio, si se trata de una reunión para saber cómo está tu equipo, en el encuentro tiene que respirase un ambiente que transmita seguridad y apoyo. 

Si has convocado la reunión, sigue el consejo de Priya Parker en The Art of Gathering: actúa como un anfitrión amable y con autoridad, con una actitud acogedora y cálida, pero con seguridad en el mando. Cuando comience la reunión: 

• Reserva algo de tiempo al principio para un poco de conversación espontánea. Si los miembros de tu equipo teletrabajan, lo más probable es que echen de menos mantener conversaciones improvisadas. 
• Da la bienvenida a todos de forma amable por su nombre. Si los participantes no se conocen entre sí, pídeles que se presenten. ¿Se produce un silencio incómodo? Prueba con un inicio de conversación creativo. 
• Repite de forma breve el orden del día, los objetivos y las conclusiones de la última reunión.
• Si es necesario, proporciona a los participantes una breve "sala de estudio" al principio para revisar los documentos de referencia. 
• Fomenta la honestidad y la amabilidad creando un espacio seguro y confidencial para que las personas se sientan cómodas compartiendo sus pensamientos e ideas. 

En una videoconferencia, es fácil que haya silencios o que una persona interrumpa a otra mientras está hablando. Independientemente de cuál sea tu rol, puedes ayudar a garantizar que diferentes personas, no solo las que hablen más, hagan sus aportaciones. Prueba a hacer lo siguiente:

• Di explícitamente que te gustaría que la reunión fuera inclusiva y escuchar el punto de vista de todos. 
• Redirige la conversación cuando no se centre en los temas relevantes: Juan, me encantan esas ideas, pero me gustaría asegurarme de que cumplamos con el orden del día. Vamos a dejarlas para otro momento.
• Interrumpe a quien interrumpa: Gracias, Emilio, pero me gustaría acabar de escuchar lo que opina Marta. Marta, ¿puedes continuar?
• Pide la participación de las personas que no hayan hecho sus aportaciones: Me gustaría conocer la opinión de los que no habéis hablado aún. Mónica, ¿qué piensas tú?"

Cuando la reunión haya terminado, puedes rellenar la hoja de puntuación de reunión inclusiva para ver cómo ha ido.