Dans le monde des affaires modernes, il est essentiel de communiquer efficacement. L’envoi de suivis après des réunions en fait partie. Les suivis sont cruciaux pour solidifier les relations avec la clientèle et veiller à ce que toute discussion substantielle soit documentée.

Dans cet article, nous expliquerons l’importance de faire un suivi après une réunion, quand l’envoyer par courriel et comment le rédiger. De plus, nous vous donnerons quelques conseils pour que les gens s’intéressent et réagissent à vos courriels.

Pourquoi faut-il faire des suivis après des réunions?

Les courriels de suivis aident les personnes qui ont assisté à la réunion à se souvenir des sujets discutés et servent à documenter toute information importante. S’ils sont bien écrits, ils peuvent renforcer les liens et la confiance entre les deux entreprises, en plus de donner une bonne première impression.

Ils envoient à votre clientèle le signal que vous appréciez le temps et l’effort qu’elle a mis dans ces réunions. Après tout, c’est du temps et de l’effort qu’elle aurait pu investir ailleurs!

Quand devrait-on envoyer un suivi?

Les courriels de suivi ne sont pas toujours de mise, mais ils sont très importants dans de nombreuses situations, dont :

Après une réunion pour prendre le pouls d’un projet pour résumer les principaux sujets de discussion, les tâches assignées et les prochaines étapes.
Après une réunion avec un client potentiel ou acquis pour remercier les gens pour leur temps, réitérer les avantages de votre produit ou service et répondre à toute question ou préoccupation.
Après un événement de réseautage ou un congrès pour solidifier vos nouvelles relations et amorcer des collaborations.
Après une entrevue d’embauche pour remercier la personne pour son temps et indiquer les prochaines étapes, par exemple quand vous lui donnerez des nouvelles.
Quand il faut envoyer ou terminer des documents pour aider la relation à progresser en fournissant des ressources utiles, comme des liens Dropbox pratiques et des résumés de réunions.
Quand vous voulez de la rétroaction pour connaître les points à améliorer.
Quand il faut planifier une autre réunion pour confirmer les disponibilités, convenir des sujets à aborder et donner assez de temps de préparation aux personnes qui y assisteront.

Les caractéristiques d’un bon courriel de suivi

Tout bon courriel de suivi est clair et concis et dit ce qui doit être fait. Vous devriez, entre autres :

1. Remercier les participants pour leur temps

Exprimez votre gratitude pour le temps consacré à la réunion. En amorce, cette note positive donne le ton au reste du courriel et indique que vous savez que la réunion a pris du temps qui aurait pu être consacré à une autre tâche (peut-être plus importante!).

2. Résumer le contenu de la réunion

Certaines réunions peuvent être longues… et ennuyantes. Nous présumons souvent que chaque personne qui y participe y donne toute son attention, mais ce n’est pas toujours le cas.

Ainsi, en résumant la réunion dans un courriel de suivi, tout le monde sera sur la même longueur d’onde. Voici des exemples d’éléments à mentionner :

les points discutés ou les notes de réunion;
les décisions notables;
les tâches et les personnes qui doivent les faire;
tout document, outil ou travail utilisé dans la discussion;
les réponses aux questions ou les points à clarifier;
les demandes supplémentaires;
les liens Dropbox à tout fichier utile.

3. Dire ce qui doit être fait

En précisant les prochaines étapes, vous incitez toute personne concernée (dont vous) à s’occuper du travail qui lui a été attribué durant la réunion.

Avoir cette information par écrit aidera tout le monde à la retrouver, au besoin. De plus, les personnes qui n’ont pas pu assister à la réunion pourront savoir ce qui a été fait et ce qu’il reste à faire.

Expliquez les prochaines étapes le plus clairement possible. L’ambiguïté et les devinettes n’ont pas leur place ici. Pour savoir si votre message a atteint sa cible et si les gens ouvrent ce que vous avez envoyé, utilisez des fonctionnalités comme Envoyer et suivre.

4. Indiquer la date de la prochaine réunion ou en proposer une

Si c’est pertinent, proposez aux participants d’avoir une autre réunion. Si c’est déjà prévu, mentionnez la prochaine réunion dans votre courriel. Si vous communiquez régulièrement avec ce client, rappelez-lui que vous avez une réunion de prévue.

Ces choses signalent au client que vous regardez plus loin que la tâche ou le projet en cours et que vous voulez que votre relation perdure.

Quelques conseils pour inciter les gens à ouvrir et lire vos courriels de suivi

Voici quelques astuces qui aideront vos courriels de suivi à se faire remarquer et lire :

Envoyer le courriel dans les 24 heures après la réunion

La rapidité est clé ici, sans quoi les participants risquent d’avoir oublié des parties de la discussion.

Dans beaucoup de secteurs, il est coutume d’envoyer un courriel dans les 24 heures après une réunion. Par contre, il pourrait être mieux d’attendre plus longtemps, par exemple si vous proposez une autre réunion ou pour faire suite à un événement ou un congrès.

Personnaliser le message

Mettez votre touche personnelle pour démontrer votre sincérité et votre engagement. Parlez d’un moment mémorable de la réunion ou exprimez votre enthousiasme face à votre collaboration.

Finir sur une note positive

Ce que vous dites est tout aussi important que comment vous le dites. Si vous avez une approche négative, votre client pourrait penser que vous n’aimez pas travailler avec lui.

Même si le sujet de votre courriel est complexe ou délicat, le conclure sur une note positive (comme une phrase rassurante disant que les résultats devraient s’améliorer) montrera que votre relation vous est chère.

Modèle de courriel de suivi

Nous vous avons donné nos conseils, maintenant c’est à vous de les mettre en pratique! Voici un exemple d’un message de suivi à envoyer après une réunion :

Objet : Suivi de notre réunion du [date]

Bonjour [nom de la personne],

J’espère que vous vous portez bien. Je voulais faire un suivi après notre réunion d’hier pour vous remercier pour votre temps et vos commentaires précieux. C’était un plaisir de parler de [sujet(s)] avec vous.

Pour récapituler notre discussion, nous avons abordé les points clés suivants :

[Les sujets de discussion et l’ordre du jour]
[Les décisions notables]
[Les tâches et les personnes responsables]
[Les ressources mentionnées ou le travail à faire]
[Les réponses aux questions ou les points à clarifier]
[Les demandes supplémentaires]

[message personnel]

Voici les prochaines étapes convenues :

[Tâche 1] – Personne responsable : [Nom] – Date d’échéance : [Date]
[Tâche 2] – Personne responsable : [Nom] – Date d’échéance : [Date]
[Tâche 3] – Personne responsable : [Nom] – Date d’échéance : [Date]

Voici quelques ressources utiles relativement à nos sujets de discussion :

[Lien Dropbox 1]
[Lien Dropbox 2]
[Lien Dropbox 3]

Nous sommes heureux de continuer notre collaboration et de pouvoir atteindre nos objectifs communs. N’hésitez pas à me joindre si vous avez des questions ou besoin de clarifications.

Merci encore d’avoir assisté à la réunion et de nous donner la chance de travailler avec vous pour contribuer à votre succès.

Cordialement,

[votre nom et vos coordonnées]

Comprendre vos clients grâce à Dropbox

Après avoir envoyé votre courriel de suivi, il ne faut pas perdre de vue les besoins et les irritants de votre client.

Grâce aux statistiques sur les documents de la fonctionnalité Envoyer et suivre de Dropbox, vous pouvez facilement savoir ce que vos clients font avec les divers fichiers que vous lui envoyez.

Si vous partagez des fichiers au moyen d’Envoyer et suivre, vous recevrez chaque jour des courriels indiquant qui a ouvert votre fichier, combien de fois, pendant combien de temps et à partir de quel endroit.

Ainsi, vous pouvez entreprendre des actions ciblées, suivre l’avancement, solidifier vos liens et stimuler la croissance commerciale. En comprenant les besoins et les préférences de vos clients, vous pouvez améliorer vos stratégies de suivi et vos communications avec eux.