In der heutigen Geschäftswelt ist eine effektive Kommunikation für den Erfolg von entscheidender Bedeutung. Die Nachbereitung von Meetings ist ein wesentlicher Aspekt, um gute Beziehungen zu Kunden zu pflegen und sicherzustellen, dass wichtige Gespräche und weitere Schritte nicht untergehen.

In diesem Artikel erfahren Sie, warum die Nachbereitung eines Meetings so wichtig ist, wann Sie eine Follow-up-E-Mail senden sollten und wie Sie eine solche aussagekräftig formulieren. Außerdem geben wir Ihnen einige Tipps, wie Sie sicherstellen können, dass Ihre E-Mails beachtet, geöffnet und bearbeitet werden.

Warum ist die Nachbereitung eines Meetings wichtig?

Mit Follow-up-E-Mails können Sie Ihre Teilnehmer an die wichtigsten besprochenen Punkte erinnern und sicherstellen, dass wesentliche Informationen nicht unter den Tisch fallen. Eine gut formulierte Follow-up-E-Mail kann Beziehungen stärken, Vertrauen aufbauen und einen bleibenden positiven Eindruck hinterlassen.

Wenn Sie ein Meeting mit einem Kunden nachbereiten, zeigt das, dass Sie die Zeit und Mühe wertschätzen, die der Kunde für dieses Meeting aufgewendet hat. Immerhin hat er in seinen vollen Kalender einen Termin für ein Gespräch mit Ihnen eingeplant.

Wann sollte ich nach einem Meeting eine Follow-up-E-Mail senden?

Eine Nachbereitung ist nicht bei allen Meetings erforderlich, aber es gibt einige Situationen, in denen das Versenden einer Follow-up-E-Mail besonders wichtig ist. Dazu zählen:

Nach einem Projekt-Update oder einem Check-in-Meeting mit dem Kunden – Sie fassen die wichtigsten Gesprächspunkte, die zugewiesenen Maßnahmen und die weiteren zu ergreifenden Schritte zusammen
Nach einem Vertriebsmeeting oder einem Meeting mit einem potenziellen Kunden –Sie bedanken sich bei dem potenziellen Kunden für seine Zeit, weisen auf die Vorteile Ihres Produkts oder Ihres Services hin und gehen auf seine Fragen und Bedenken ein
Nach einem Networking-Event oder einer Konferenz – Sie festigen Ihre neuen Verbindungen und erschließen neue Kooperationen oder Partnerschaften
Nach einem Vorstellungsgespräch – Sie danken dem Bewerber für die Zeit, die er sich genommen hat, und fassen die nächsten Schritte oder den Zeitplan für den weiteren Verlauf zusammen
Wenn Dokumente geteilt oder vervollständigt werden müssen – Mit hilfreichen Dropbox-Links zu Dokumenten, Zusammenfassungen von KI-Meetings und anderen Ressourcen bauen Sie die Beziehung aus
Zum Einholen von Feedback zu einer Lieferung – So können sie verbesserungswürdige Bereiche aus verschiedenen Perspektiven bestimmen
Zur Anberaumung eines weiteren Meetings – Sie bestätigen Ihre Verfügbarkeit, vereinbaren die Tagesordnung und stellen sicher, dass jeder, der teilnehmen muss, sich rechtzeitig vorbereiten kann

So schreiben Sie eine Follow-up-E-Mail

Eine effektive Follow-up-E-Mail sollte klar, prägnant und ihre Inhalte umsetzbar sein. Hier sind einige wichtige Elemente, die Sie einbinden können:

1. Bedanken Sie sich bei dem/den Teilnehmer(n) für die genommene Zeit

Zeigen Sie Ihre Wertschätzung, indem Sie sich für die genommene Zeit bedanken. Dies trägt dazu bei, eine positive Grundstimmung für den Rest der E-Mail zu schaffen, und zeigt, dass Sie wissen, dass Ihr Meeting sie möglicherweise von einer anderen (vielleicht wichtigeren!) Aufgabe abgehalten hat.

2. Die Ereignisse des Meetings zusammenfassen

Meetings können manchmal recht langwierig und langweilig sein. Wir gehen oft davon aus, dass jeder Teilnehmer bei einem Meeting immer voll konzentriert bei der Sache ist, aber das ist nicht immer der Fall.

Wenn Sie in Ihrer Follow-up-E-Mail eine Zusammenfassung des Meetings einfügen, können Sie sicherstellen, dass alle Teilnehmer auf dem gleichen Stand sind und die wichtigsten Ergebnisse verstanden haben. Dies könnten folgende Punkte gehören:

Gesprächspunkte oder Meetingnotizen
Wichtige Entscheidungen
Aufgaben und Maßnahmen sowie die dafür verantwortliche(n) Person(en)
Ressourcen oder Ergebnisse, die als Bezugspunkt für das Gespräch dienen
Fragen und Antworten oder Klarstellungen
Weitere Anfragen
Dropbox-Links zu relevanten Dokumenten, Meetingaufzeichnungen oder anderen Ressourcen

3. Eine Handlungsaufforderung oder nächste Schritte bestimmen

Durch die Festlegung der nächsten Schritte können Sie sicherstellen, dass die Teilnehmer Ihres Meetings – und Sie selbst – die Verantwortung für die Maßnahmen übernehmen, auf die Sie sich im Anschluss an Ihr Meeting geeinigt haben.

Wenn Sie dies schriftlich festhalten, können alle Beteiligten die Informationen bei Bedarf leicht nachlesen. So können auch Personen, die nicht an dem Meeting teilnehmen konnten, einen Überblick darüber bekommen, was als nächstes für das Projekt oder den Account geplant ist.

Diese nächsten Schritte sollten so klar und umsetzbar wie möglich sein – niemand mag Unklarheiten oder Ratespiele. Und um zu überprüfen, ob Ihre Botschaft ankommt, können Sie Features wie Senden und nachverfolgen nutzen, um zu schauen, ob sich die Kunden nach dem Meeting mit dem Material beschäftigen.

4. Einen Termin für das nächste Meeting vorschlagen oder an diesen erinnern

Bieten Sie dem/den Teilnehmer(n) gegebenenfalls die Möglichkeit für ein weiteres Treffen an. Vielleicht haben Sie aber auch schon einen neuen Termin vereinbart, den Sie in Ihrer E-Mail bestätigen können. Falls Sie sich regelmäßig mit Ihrem Kunden treffen, erinnern Sie ihn an Ihr nächstes Meeting.

Damit zeigen Sie, dass Sie sich mit dem Kunden über die unmittelbare Aufgabe oder das Projekt hinaus intensiv befassen und Ihre Beziehung auch nach dem Meeting fortsetzen wollen.

Tipps für das Verfassen von Follow-up-E-Mails, die tatsächlich geöffnet und gelesen werden

Um sicherzustellen, dass Ihre Follow-up-E-Mails beachtet und gelesen werden, sollten Sie diese Tipps beherzigen:

Senden Sie Ihre E-Mail innerhalb von 24 Stunden nach dem Meeting

Bei Follow-up-E-Mails ist es wichtig, dass sie zeitnah verschickt werden, damit das Gespräch in den Köpfen der Teilnehmer noch frisch ist.

In vielen Branchen und Geschäftssituationen ist es üblich, 24 Stunden nach einem Meeting eine E-Mail zu versenden. Allerdings kann ein längerer Zeitraum sinnvoller sein, wenn Sie z. B. um ein weiteres Meeting bitten oder im Anschluss an ein Networking-Event oder eine Konferenz.

Personalisieren Sie Ihre Nachricht

Mit einer persönlichen Note zeigen Sie Aufrichtigkeit und Engagement in der Beziehung. Erwähnen Sie etwas, das Ihnen aus dem Meeting in Erinnerung geblieben ist, oder bringen Sie Ihre Freude über die Zusammenarbeit zum Ausdruck.

Beenden Sie Ihre E-Mail mit einer positiven Note

Der Tenor Ihrer E-Mail ist ebenso wichtig wie ihr Inhalt. Wenn Sie Ihre E-Mail mit einem negativen Ton verfassen, könnten Sie Ihrem Kunden den Eindruck vermitteln, dass Sie die Zusammenarbeit mit ihm nicht schätzen oder begrüßen.

Selbst wenn das Thema Ihrer E-Mail heikel oder unangenehm ist, zeigen Sie mit einem positiven Abschluss der E-Mail, z. B. mit der Zusicherung, dass die Ergebnisse oder die Leistung besser werden, dass Ihnen die Beziehung zu Ihrem Kunden am Herzen liegt.

Vorlage für Follow-up-E-Mail

Wir haben Ihnen die Ratschläge gegeben – jetzt ist es an der Zeit, diese Tipps in die Tat umzusetzen. Hier ist ein Beispiel für eine Follow-up-Nachricht, die Sie nach einem Meeting mit einem Kunden senden können:

Betreff: Nachbereitung unseres Meetings am [Datum]

Sehr geehrte(r) [Name des Kunden],

ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich möchte an unser gestriges Meeting anknüpfen und mich für Ihre Zeit und Ihre wertvollen Erkenntnisse bedanken. Ich habe mich gefreut, mit Ihnen über [bestimmte(s) Thema/Themen] sprechen zu können.

Hier eine Übersicht über die wichtigsten Punkte als Zusammenfassung unseres Gesprächs:

[Gesprächspunkte und Tagesordnung]
[Wichtige Entscheidungen]
[Aufgaben und Maßnahmen sowie verantwortliche Personen]
[Besprochene Ressourcen oder Ergebnisse]
[Fragen und Antworten oder Klarstellungen]
[Weitere Anfragen]

[Persönliche Nachricht]

Wie besprochen hier die nächsten Schritte:

[Maßnahme 1] – Verantwortlich: [Person] – Frist: [Datum]
[Maßnahme 2] – Verantwortlich: [Person] – Frist: [Datum]
[Maßnahme 3] – Verantwortlich: [Person] – Frist: [Datum]

Hier finden Sie einige nützliche Ressourcen, in denen Sie weitere Einzelheiten zu den besprochenen Themen finden können:

[Dropbox-Link 1]
[Dropbox-Link 2]
[Dropbox-Link 3]

Ich freue mich darauf, unsere Zusammenarbeit fortzusetzen und unsere gemeinsamen Ziele zu erreichen. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen.

Nochmals vielen Dank für unser großartiges Meeting. Ich freue mich auf die Chance, mit Ihnen zusammenzuarbeiten und zu Ihrem Erfolg beizutragen.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name und Kontaktinformationen]

Ihre Kunden mit Dropbox verstehen

Nachdem Sie Ihre Zusammenfassung nach dem Meeting gesendet haben, müssen Sie sicherstellen, dass Sie weiterhin die Anforderungen Ihrer Kunden erfüllen und ihre Probleme aufgreifen.

Mithilfe der Dokumentenanalyse über das Dropbox-Feature Senden und nachverfolgen können Sie leicht nachvollziehen, wie Ihre Kunden mit Präsentationen, Aufzeichnungen oder Arbeitsblättern interagieren, die Sie nach einem Meeting teilen.

Wenn Sie Dateien über „Senden und nachverfolgen“ teilen, erhalten Sie täglich E-Mail-Benachrichtigungen, die zeigen, wer Ihre Datei wie oft, wie lange und von welchem geografischen Standort aus angesehen hat.

So können Sie gezielte Maßnahmen ergreifen, den Fortschritt überwachen, engere Beziehungen aufbauen und das Unternehmenswachstum fördern. Wenn Sie die Anforderungen und Wünsche Ihrer Kunden verstehen, können Sie Ihre Follow-up-Strategien und die Kommunikation mit den Kunden verbessern.