Dans le monde des affaires, il est désormais essentiel de communiquer efficacement pour réussir. Effectuer un suivi après une réunion est un élément crucial pour maintenir des relations solides avec le client et s’assurer que les discussions importantes et les étapes à venir sont claires.

Dans cet article, nous verrons pourquoi il est si important d’effectuer un suivi après une réunion, à quel moment envoyer un e-mail et comment le rédiger de façon convaincante. Nous vous donnerons également quelques conseils pour que vos e-mails soient remarqués, ouverts et traités.

Pourquoi est-il important d’assurer un suivi après les réunions ?

Les e-mails de suivi permettent de rappeler aux participants les points clés qui ont été abordés et de s’assurer que les informations importantes ne passent pas entre les mailles du filet. Un e-mail de suivi bien rédigé peut consolider les relations, instaurer la confiance et laisser une impression positive durable.

En réalisant un suivi auprès du client après une réunion, vous montrez que vous appréciez le temps et les efforts qu’il a consacrés à celle-ci. Après tout, il a réussi à trouver un moment dans son emploi du temps chargé pour discuter avec vous !

Quand dois-je effectuer un suivi après une réunion ?

Il n’est pas nécessaire d’effectuer un suivi après toutes les réunions, mais il existe plusieurs situations où l’envoi d’un e-mail de suivi est particulièrement important, notamment dans les cas suivants :

Après la mise à jour d’un projet ou après un point de suivi avec le client : il sert de récapitulatif des points de discussion clés, des tâches attribuées et des prochaines étapes.
Après une réunion commerciale ou une réunion avec un prospect : pour remercier le prospect de son temps, réitérer les avantages du produit ou du service et répondre à toutes ses questions ou préoccupations.
Après un événement de réseautage ou une conférence : pour consolider les nouvelles connexions et ouvrir la possibilité à de nouvelles collaborations ou de nouveaux partenariats.
Après un entretien d’embauche : pour remercier le candidat de vous avoir accordé du temps et récapituler les prochaines étapes ou rappeler les délais.
Lorsqu’un document doit être partagé ou complété : permet de consolider la relation, de partager des liens Dropbox utiles vers les documents, de générer un compte-rendu de réunion réalisé par l’intelligence artificielle et d’avoir accès à d’autres ressources.
Pour demander un avis sur un livrable : pour identifier les éléments à améliorer en découvrant différents points de vue.
Pour planifier une autre réunion : pour confirmer la disponibilité de l’interlocuteur, convenir de l’ordre du jour et s’assurer que toutes les personnes qui doivent y assister pourront se préparer à temps.

Comment écrire un e-mail de suivi

Un e-mail de suivi efficace doit être clair, concis et exploitable. Voici quelques éléments clés à prendre en compte :

1. Remercier les participants pour le temps accordé

Montrez votre appréciation en les remerciant pour le temps qu’ils vous ont accordé. Cela permet de donner un ton positif au reste de l’e-mail et montre que vous avez conscience que votre réunion les a peut-être empêchés d’effectuer une autre tâche (peut-être plus importante !).

2. Récapituler la réunion

Parfois, les réunions peuvent être longues… et ennuyeuses. Nous supposons souvent que chaque participant accorde toute son attention à la réunion, mais ce n’est pas toujours le cas.

En incluant un récapitulatif de la réunion dans votre e-mail de suivi, vous vous assurez que tout le monde est sur la même longueur d’onde, notamment sur les points clés à retenir. Voici quelques idées :

Sujets de discussion ou notes de réunion
Décisions importantes
Tâches et actions ainsi que les personnes qui en sont responsables
Ressources ou livrables utilisés comme point de référence lors de la discussion
Questions et réponses ou éclaircissements
Toute autre demande
Liens Dropbox vers les documents, enregistrements de réunions ou autres ressources pertinentes

3. Identifier un appel à l’action ou les prochaines étapes

Rappeler les prochaines étapes permet de tenir les participants responsables (et de vous tenir responsable) des actions qui ont été convenues d’un commun accord à l’issue de votre réunion.

En mettant ces informations par écrit, chaque personne pourra facilement les récupérer lorsqu’elle en aura besoin. Cela permet également aux personnes qui n’ont pas pu assister à la réunion d’avoir un aperçu des prochaines étapes sur ce projet ou ce compte.

Les étapes suivantes doivent être aussi claires et concrètes que possible : personne n’aime l’ambiguïté ou les devinettes. Et pour vérifier si votre message atteint sa cible, vous pouvez utiliser des fonctionnalités comme Envoyer et suivre pour vérifier si les clients interagissent avec les documents après les réunions.

4. Leur proposer ou leur rappeler la date de la prochaine réunion

Lorsque vous le jugez nécessaire, offrez aux participants la possibilité de vous rencontrer à nouveau. Ou peut-être que vous avez déjà prévu une autre réunion : mentionnez-la dans votre e-mail. De même, si vous faites des points réguliers avec votre client, rappelez-lui votre prochaine réunion.

Cela montre que vous communiquez avec le client à un niveau qui va au-delà des tâches ou du projet actuellement en cours et que vous souhaitez poursuivre votre relation au-delà de la réunion que vous venez d’avoir.

Conseils pour rédiger des e-mails de suivi que les gens ouvriront et liront réellement

Pour vous assurer que vos e-mails de suivi sont remarqués et lus, suivez les conseils suivants :

Envoyez votre email dans les 24 heures suivant la réunion.

La rapidité est un élément crucial en ce qui concerne les e-mails de suivi. Elle garantit que votre discussion est encore bien ancrée dans les esprits des participants.

Dans nombre de secteurs et de situations commerciales, il est courant d’envoyer un e-mail dans les 24 heures suivant une réunion. Toutefois, il peut être approprié d’attendre plus longtemps si vous proposez un nouveau point, par exemple, ou suite à un événement de réseautage ou à une conférence.

Personnaliser votre message

En ajoutant une touche personnelle, vous montrez votre sincérité et votre engagement envers la relation. Mentionnez un élément mémorable de la réunion ou exprimez votre enthousiasme à l’idée de travailler ensemble.

Terminez sur une note positive.

Le ton de votre e-mail est tout aussi important que son contenu. Si vous abordez votre e-mail de manière négative, vous risquez de donner l’impression à votre client que vous n’aimez pas travailler avec lui.

Même si le sujet de votre e-mail est délicat ou gênant, terminez l’e-mail par un message positif, par exemple en lui assurant que les résultats ou les performances devraient s’améliorer. Cela montre que vous souhaitez fermement entretenir la relation avec le client.

Modèle d’e-mail de suivi de réunion

Nous vous avons donné des conseils… Il est maintenant temps de les mettre en pratique. Voici un exemple de message de suivi à envoyer après une réunion avec un client :

Objet : Point de suivi suite à notre réunion du [Date]

Bonjour [nom du client],

J’espère que cet e-mail vous est bien parvenu. Je voulais faire suite à notre réunion d’hier pour vous exprimer mes remerciements pour votre temps et vos précieux commentaires. Ça a été un plaisir de discuter de [sujet spécifique] avec vous.

Pour récapituler notre discussion, nous avons abordé les points clés suivants :

[Points de discussion et ordre du jour]
[Décisions importantes]
[Tâches et actions et personnes responsables]
[Ressources ou livrables mentionnés]
[Questions et réponses ou éclaircissements]
[Toute autre demande]

[Message personnel]

Comme nous en avons discuté, les prochaines étapes seront les suivantes :

[Action 1] — Responsable : [Personne] — Délai : [Date]
[Action 2] — Responsable : [Personne] — Délai : [Date]
[Action 3] — Responsable : [Personne] — Délai : [Date]

Voici quelques ressources utiles sur les points que nous avons abordés pour en savoir plus :

[Lien Dropbox 1]
[Lien Dropbox 2]
[Lien Dropbox 3]

Je me réjouis de poursuivre notre collaboration et d’atteindre nos objectifs communs. N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions ou si vous avez besoin de précisions supplémentaires.

Merci encore une fois pour cette fantastique réunion. Je suis ravi d’avoir l’opportunité de travailler avec vous et de contribuer à votre succès.

Cordialement,

[Votre nom et vos coordonnées]

Comprendre votre client grâce à Dropbox

Après avoir envoyé votre récapitulatif de suivi, assurez-vous de continuer à répondre aux besoins du client et aux points qui lui posent problème.

La fonctionnalité de statistiques sur les documents, disponible avec l’option Envoyer et suivre de Dropbox, permet de comprendre facilement comment les clients interagissent avec les présentations, les enregistrements ou les feuilles de calcul que vous partagez après une réunion.

Lorsque vous partagez des fichiers via le workflow Envoyer et suivre, vous recevez des notifications quotidiennes (par e-mail) indiquant qui a consulté votre fichier, combien de fois, pendant combien de temps et depuis quel emplacement géographique.

Cela vous permet de prendre des mesures personnalisées, de suivre les progrès, de consolider les relations et de stimuler la croissance de votre entreprise. En comprenant les besoins et les préférences de votre client, vous pouvez améliorer les stratégies de suivi et de communication avec celui-ci.