在當今的商業世界中，有效溝通是成功的必備因素。要與客戶維持緊密的關係，並確保重要討論和後續步驟不會在忙亂中疏漏，會議的後續追蹤就相當重要。
在本文中，我們會探討為什麼會議的後續追蹤如此重要、何時該傳送後續追蹤電子郵件，以及如何撰寫引人注目的後續追蹤電子郵件。我們還會提供一些小提示，確保收件人會注意到電子郵件、開信並採取行動。
為什麼會議的後續追蹤很重要？
後續追蹤電子郵件有助於提醒與會者討論重點，並確保重要資訊不會被遺漏。精心製作的後續追蹤電子郵件能強化關係、建立信任，並留下長久的正面印象。
在會議後與客戶後續追蹤，表示您重視對方為這些會議付出的時間和精力。畢竟，他們是在繁忙的行程中撥空與您交談！
在哪些時候該傳送會議後續追蹤？
並不是每場會議都需要後續追蹤，但在某些情況下，傳送後續追蹤電子郵件格外重要。這些情況包括：
- 專案更新或客戶匯報會議後：概述討論重點、指派的行動項目以及要採取的後續步驟
- 銷售或潛在客戶會議後：感謝潛在客戶撥冗參加、重申產品或服務的好處，以及解決他們的任何問題或疑慮
- 社交活動或會議後：協助鞏固您的新人脈，並展開新的合作或夥伴關係
- 工作面試後：感謝面試者抽空參加，並重述後續步驟或進度時程
- 需要共享或完成文件時：透過實用的 Dropbox 文件連結、AI 會議摘要和其他資源，協助發展關係
- 徵求對成品的意見：透過不同觀點找出需要改進的區域
- 安排下一場會議：確認有空時間、商定議程，並確保需要參加的每個人都能及時做好準備
如何撰寫後續追蹤電子郵件
有效的後續追蹤電子郵件應該清楚、簡潔、切實可行。以下是要加入的幾個關鍵要素：
1. 感謝與會者抽空參加
對與會者撥冗參加表達謝意，以表示您的感激之情。這有助於為電子郵件的其餘部分定下正面基調，並表示您瞭解這場會議可能占用了他們其他（也許更重要）的工作時間。
2. 概述會議內容
有時會議可能會冗長乏味。我們往往假設每位與會者都能在會議上全神貫注，但情況不一定如此。
在後續追蹤電子郵件中加入會議回顧，有助於維持每個人的共識，並確保大家掌握一致的關鍵重點。這可能包括：
- 談話重點或會議紀錄
- 關鍵決策
- 工作項目和行動，及其負責人
- 在討論中參考的資源或成品
- 問答或說明
- 任何其他要求
- 相關文件、會議錄影或其他資產的 Dropbox 連結
3. 確定行動呼籲或後續步驟
後續步驟有助於確保與會者和您自己在會議後就雙方達成共識的行動負責。
白紙黑字寫下來，就能讓每個人在需要時輕鬆擷取這些資訊。這也可讓無法參加會議的人，對該專案或客戶的後續發展進行監督。
後續步驟應該盡可能清楚且切實可行；沒有人喜歡模稜兩可或猜測。若要確認您的訊息是否達成目標，您可以使用傳送和追蹤等功能，監視客戶是否在會議後與資料互動。
4. 提議或提醒下一場會議的日期
在切合主題的適當時機，為與會者提供再次與您進行會議的機會。如果您已安排另一場會議，則可在電子郵件中告知。如果您定期與客戶聯絡，也請提醒他們下一場會議的時間。
這表示您想與客戶進行比手邊工作項目或專案更深的互動，並想在剛舉行的會議之外繼續維持關係。
撰寫人們會開信和閱讀的後續追蹤電子郵件小提示
為了確保您的後續追蹤電子郵件得到關注和閱讀，請考慮以下小提示：
在會議後 24 小時內傳送電子郵件
及時傳送對於後續追蹤電子郵件來說很重要，可以確保與會者對討論的內容記憶猶新。
在會議後 24 小時內傳送電子郵件是許多產業和商業情境的標準做法。不過，在要求另一場會議時，或是在社交活動或會議後，間隔較長的時間可能更合適。
個人化訊息
加入個人風格，展現對關係的真誠與投入。提及會議中有記憶點的事情，或表達對合作的期待。
以正面的語氣收尾
電子郵件的語氣與內容一樣重要。如果您以負面的語氣撰寫電子郵件，可能會向客戶傳達您不喜歡或不樂意與他們合作的訊息。
即使您的電子郵件主題很棘手或令人不安，以正面的語氣結束電子郵件，像是保證成果或表現會改善，都能展現您致力於培養與客戶的關係。
會議後續追蹤電子郵件範本
我們提供了建議，現在您可以將這些小提示付諸實踐。以下是與客戶進行會議後，可以傳送的後續追蹤訊息範例：
主旨行：[日期] 會議的後續追蹤
[客戶姓名] 您好：
祝您展信愉快。這封電子郵件是對昨天會議的後續追蹤，感謝您撥冗參加並提供了寶貴的見解。很高興與您討論了 [具體主題]。
以下概述我們的討論內容，包括下列重點：
- [談話重點和議程]
- [關鍵決策]
- [工作項目和行動及負責方]
- [討論的資源或成品]
- [問答或說明]
- [任何其他要求]
[個人訊息]
依據我們的討論內容，後續步驟如下：
- [行動 1] - 負責人：[人名] - 截止日期：[日期]
- [行動 2] - 負責人：[人名] - 截止日期：[日期]
- [行動 3] - 負責人：[人名] - 截止日期：[日期]
如果需要更多詳細資訊，以下是與討論內容相關的一些實用資源：
- [Dropbox 連結 1]
- [Dropbox 連結 2]
- [Dropbox 連結 3]
期待與您繼續合作並實現我們的共同目標。如果有任何疑問或需要進一步說明，歡迎與我聯絡。
再次感謝您成就這場成功的會議。很高興有機會與您合作並協助您取得成功。
祝您順心如意！
[您的姓名和聯絡資訊]
使用 Dropbox 瞭解您的客戶
在您傳送會議後回顧之後，您需要確保繼續滿足客戶的需求並解決他們的痛點。
您可以透過 Dropbox 傳送和追蹤進行文件分析，輕鬆瞭解客戶與您在會議後共享的簡報、錄影或試算表互動的情況。
若您透過傳送和追蹤工作流程共享檔案，就會收到每日電子郵件通知，其中顯示檔案的檢視者、檢視次數、時間長度及地理位置。
這樣一來，您就能夠採取相應行動、監視進展、培養更緊密的關係，並推動業務成長。瞭解客戶的需求和喜好，可以增強後續追蹤策略以及與客戶的溝通。
