今日のビジネスの世界で成功するには、効果的なコミュニケーションが不可欠です。ミーティング後のフォロー アップは、取引先との強力な関係性を維持し、他のことに紛れて重要な議論や次のステップを忘れてしまわないようにする上で重要な役割を果たします。
この記事では、ミーティング後のフォロー アップの重要性に加え、フォロー アップ メールを送信すべき場面と、説得力のあるフォロー アップ メールの書き方について見ていきます。また、メールに注目して開封し、行動につなげてもらうためのヒントもご紹介します。
ミーティング後のフォロー アップの重要性
フォロー アップ メールは、参加者に議論の要点を思い出してもらい、重要な情報の見落としを防ぐ役割を果たします。よく練られたフォロー アップ メールは、関係の強化と信頼の構築につながり、長く好印象を残すことができます。
取引先とのミーティング後にフォロー アップし、ミーティングに時間と手間をかけてもらったことに感謝する態度を示しましょう。相手は忙しいスケジュールの合間を縫って話す時間を作ってくれているのです。
ミーティング後にフォロー アップすべき場面
すべてのミーティングでフォロー アップが必要になるわけではありませんが、状況によっては、フォロー アップ メールの送信が極めて重要になります。具体的には、次のようなケースです。
- プロジェクトの情報共有ミーティングや取引先による進捗確認ミーティングの後—議論の要点、割り当てられたアクション アイテム、実行すべき次のステップをまとめる
- 商談や見込み客とのミーティングの後—時間を割いてもらったことについて見込み客に感謝を伝え、製品やサービスのメリットを再度訴求し、質問や懸念点があれば対応する
- 関係構築のイベントや会議の後—新しいつながりの強化に加え、コラボレーションやパートナーシップの機会の開拓につなげる
- 面接後—時間を割いてもらったことについて求人応募者に感謝を表し、次のステップや今後のタイムラインをまとめる
- ドキュメントの共有や仕上げが必要な場面—Dropbox のドキュメント リンク、AI によるミーティングの要約といったリソースを活用して共同作業を進める
- 制作物に対するフィードバックを求める場面—改善の余地のある部分を様々な視点から特定する
- 次のミーティングのスケジュール調整が必要な場面—対応可否を確認して議題について合意を得て、参加する必要のある人全員が余裕を持って準備できるようにする
フォロー アップ メールの書き方
効果的なフォロー アップ メールのポイントは、明確かつ正確であり、行動を促すものであることです。次の重要な要素を取り入れる必要があります。
1. 時間を割いてもらったことについて参加者に感謝を示す
時間を割いてもらったことについてお礼を伝え、感謝の気持ちを示します。こうすると、メールの後の部分をポジティブなトーンにしやすくなる上、相手が別の（おそらくより重要な）業務よりミーティングへの参加を優先してくれたかもしれないことへの謝意を表すことができます。
2. ミーティングの内容を要約する
ミーティングは時に長時間に及び、中だるみすることがあります。ミーティングには参加者全員がしっかり集中しているととらえられがちですが、常にそうであるとは限りません。
フォロー アップ メールの中にミーティングの要約を含めておけば、要点に関して全員の理解が促され、足並みをそろえることができます。具体的には、次の内容を含めます。
- 議論のポイントや議事録
- 主な決定事項
- タスクやアクション、およびその責任を負う人やグループ
- 議論で引き合いに出されたリソースや制作物
- 質問と回答、または説明
- その他の要望
- 関連するドキュメント、ミーティングの録音/録画などの資料への Dropbox リンク
3. アクションを促す項目や次のステップを特定する
次のステップは、ミーティングの参加者、そして自分たちが相互に合意したアクションに対してミーティング後にも引き続き責任を持って担当するための手段です。
書き記しておくことで、それぞれが必要な場面で内容を思い出しやすくなります。また、ミーティングに参加できなかった人は、そのプロジェクトや取引先に関する今後の見通しについて概要を把握することができます。
このような次のステップは、できるだけ明確で実践しやすい形で記載する必要があります。曖昧なものや推測が必要なものでは役に立ちません。また、メッセージがきちんと伝わっているかを確認するために、送信とトラッキングなどの機能を使用して、ミーティング後の資料に対する取引先のエンゲージメント状況をモニタリングすることができます。
4. 次のミーティングの日程を提案または再確認する
必要に応じて、参加者ともう一度話す機会を設けます。あるいは、次のミーティングがすでに予定されている場合は、メールで通知するとよいでしょう。同様に、取引先と定期的に状況報告を行っている場合も、次に話す機会についてあらためて伝えます。
これにより、目下のタスクやプロジェクトに限らず、取引先と深く関わろうとする姿勢や、先のミーティング以外でも関係性を維持したいという意志を示すことができます。
実際に開封して読まれるフォロー アップ メールを書くためのヒント
フォロー アップ メールに目を留めて読んでもらうために、次のヒントについて検討してみましょう。
ミーティング後 24 時間以内にメールを送信する
タイミングを逃さないことが、フォロー アップ メールの重要なポイントです。議論の内容を参加者の記憶に留めておきましょう。
多くの業界において、様々なビジネス状況で慣例となっているのが、ミーティング後 24 時間以内にメールを送信することです。ただし、次のミーティングを求める際や、関係構築のイベントや会議の後などには、もう少し時間を空けた方がよい場合もあります。
メッセージをパーソナライズする
相手に合わせた内容を盛り込むことで、誠意を示し、相手との関係に向き合う姿勢を表すことができます。会議の中で印象的だった物事を引き合いに出したり、共同で取り組むことへの期待を伝えます。
ポジティブに締めくくる
メールのトーンは、内容と同じくらい重要です。ネガティブなアプローチのメールでは、あなたが相手に好感を持っていない、または協力して取り組もうとする姿勢がないというような印象を取引先に与えかねません。
メールの主題が複雑であったり触れづらいものであったりする場合にも、メールの最後には、成果やプロジェクトに改善の兆しがあると安心させる言葉を加えてポジティブな雰囲気を演出し、取引先との関係性を育んでいきたいという意志を示すことができます。
ミーティング後のフォロー アップ メールのテンプレート
では、ここまででご紹介したヒントを実践に移してみましょう。以下は、取引先とのミーティング後に送信するフォロー アップ メッセージの一例です。
件名：[日付] のミーティングのフォロー アップ
[取引先名] 様
いつもお世話になっております。昨日のミーティングのフォロー アップとして、ご連絡を差し上げました。昨日はお時間を頂き、また、貴重なご意見を賜り誠にありがとうございました。[具体的なトピック]に関して有意義な意見交換の場となりました。
議論の要点を以下にまとめましたので、ご確認ください。
- [議論のポイントと議題]
- [主な決定事項]
- [タスクやアクション、およびその責任者]
- [議論で挙がったリソースや制作物]
- [質問と回答、または説明]
- [その他の要望]
[相手に合わせたメッセージ]
決定した次のステップをあらためてお知らせします。
- [アクション 1] - 責任者：[人名] - 期限：[日付]
- [アクション 2] - 責任者：[人名] - 期限：[日付]
- [アクション 3] - 責任者：[人名] - 期限：[日付]
話し合った内容に関して、さらに理解を深めるためのリソースをご紹介します。
- [Dropbox のリンク 1]
- [Dropbox のリンク 2]
- [Dropbox のリンク 3]
今後も連携を進め、共通の目標を達成できることと期待しております。ご質問やご不明な点がございましたら、お問い合わせください。
ミーティングにご参加いただき、誠にありがとうございました。共同での取り組みを通じて、御社の益々のご発展をお祈りいたします。
何卒よろしくお願いいたします。
[自分の名前と連絡先]
Dropbox を活用して取引先について理解する
ミーティング後のまとめを送信したら、今度は取引先のニーズと課題に対処できるよう努めます。
Dropbox の送信とトラッキングによるドキュメント分析から、ミーティング後に共有するプレゼンテーション、録音/録画、スプレッドシートに対する取引先のエンゲージメント状況を把握しやすくなります。
送信とトラッキング ワークフローでファイルを共有すると、ファイルの閲覧者、閲覧された回数と時間、閲覧者の地理的な位置情報を示すメール通知が毎日届きます。
これを基に相手に合った行動を取り、進捗状況をモニタリングすれば、さらなる関係強化とビジネスの成長につながります。取引先のニーズと好みを理解することで、フォロー アップ戦略を強化し、取引先とのコミュニケーションを有意義なものにすることができます。
