No mundo atual, uma boa comunicação é fundamental para o sucesso de uma empresa. Os acompanhamentos após as reuniões são essenciais para manter relacionamentos sólidos com os clientes e garantir que as principais discussões e os próximos passos não se percam no meio do caminho.

Neste artigo, veremos por que um fazer um acompanhamento após a reunião é tão importante, quando enviar um e-mail para acompanhamento e como elaborar um texto interessante. Também daremos dicas sobre como garantir que as pessoas notem e abram os e-mails e realizem as ações descritas neles.

Por que é importante fazer um acompanhamento após uma reunião?

Com e-mails para acompanhamento, você ajuda os participantes a se lembrarem dos principais assuntos discutidos e garante que informações importantes não se percam. E-mails bem escritos fortalecem relacionamentos, criam confiança e deixam uma impressão positiva e duradoura.

Ao entrar em contato com os clientes após a reunião, você demonstra que valoriza o tempo e o esforço que dedicaram para se reunir com você mesmo com uma agenda cheia.

Quando devo fazer um acompanhamento?

Nem todas as reuniões precisam de um acompanhamento, mas existem várias situações em que enviar um e-mail desse tipo é muito importante. Por exemplo:

Após uma reunião de atualização de projeto ou prestação de contas ao cliente. Nesse caso, você pode enviar um resumo dos principais pontos discutidos, itens de ação atribuídos e próximos passos.
Após uma reunião de vendas ou prospecção, para agradecer o tempo do cliente potencial, reiterar as vantagens do produto ou serviço, responder a perguntas ou abordar preocupações.
Após um evento de networking ou congresso, para consolidar as novas relações e abrir o caminho para colaborações ou parcerias.
Após uma entrevista de emprego, para agradecer o tempo do entrevistador e confirmar os próximos passos ou a linha do tempo do processo.
Quando for necessário compartilhar ou concluir documentos. Isso ajuda o relacionamento a progredir, e você pode usar links para documentos no Dropbox, resumos de reunião com IA e outros recursos.
Para pedir opiniões sobre um produto, identificando o que pode ser melhorado a partir de perspectivas diferentes.
Para marcar outra reunião e confirmar disponibilidades, chegar a um consenso sobre a pauta e garantir que todo mundo que precise participar tenha tempo para se preparar.

Como escrever um e-mail para acompanhamento

Para um e-mail para acompanhamento ser eficaz, ele deve ser claro, conciso e prático. Veja alguns dos principais elementos que você deve incluir:

1. Agradeça o tempo dos participantes

Demonstre que valoriza o tempo que separaram para se reunir com você. Assim, você começa dando um tom positivo para o e-mail e mostra que reconhece que o cliente escolheu participar da reunião em vez de trabalhar em outras tarefas, que talvez fossem ainda mais importantes.

2. Faça um resumo da reunião

Às vezes, uma reunião pode ser longa e desinteressante. É comum presumirmos que todos os participantes estão prestando muita atenção, mas isso nem sempre acontece.

Se você resumir o que aconteceu na reunião no e-mail para acompanhamento, garantirá que todo mundo esteja em sintonia e alinhado quanto aos pontos principais que foram discutidos. O texto pode incluir:

pontos de discussão ou notas da reunião
principais decisões
tarefas e ações e as pessoas responsáveis por elas
recursos ou produtos usados como ponto de referência para a discussão
perguntas e respostas ou esclarecimentos
outras solicitações
links do Dropbox para documentos relevantes, gravações da reunião ou outros ativos

3. Identifique ações ou próximos passos

Quando você estabelece próximos passos, ajuda a responsabilizar todo mundo pelas medidas que concordaram em tomar depois da reunião.

Além disso, com o registro por escrito dessas informações, os participantes podem acessar e revisá-las com mais facilidade e apresentar a quem não pôde comparecer à reunião uma visão geral das ações que serão realizadas no projeto ou na conta.

Estabeleça os próximos passos com o máximo de clareza e praticidade possível. Afinal, ninguém gosta de ambiguidade nem de incertezas. Use recursos como o Enviar e acompanhar para verificar se a mensagem foi recebida como pretendido e se os clientes interagiram com os materiais após a reunião.

4. Proponha uma data para a próxima reunião ou mencione a data acordada

Quando necessário, sugira aos participantes a realização de outra reunião. Se vocês já tiverem concordado em uma data, mencione-a no e-mail. Da mesma forma, se você realiza reuniões regulares com o cliente, lembre-o da próxima data agendada.

Assim, você demonstra que seu compromisso com o cliente vai além das tarefas ou dos projetos em que estão trabalhando no momento e que pretende manter esse relacionamento mesmo após a reunião.

Dicas para escrever e-mails para acompanhamento e garantir que sejam abertos e lidos

Siga estas recomendações para garantir que as pessoas notem e leiam seus e-mails:

Envie o e-mail em até 24 horas após a reunião

Para garantir que a discussão continue fresca na memória dos participantes, é importante fazer o acompanhamento em um prazo mais curto.

Em vários setores e situações comerciais, a prática padrão é enviar esse tipo de e-mail em até 24 horas após uma reunião. Porém, um prazo mais longo pode ser mais adequado para, por exemplo, solicitar outra reunião ou após um evento de networking ou congresso.

Personalize a mensagem

Dar um toque pessoal à mensagem demonstra sinceridade e comprometimento com a relação. Mencione um momento marcante da reunião ou expresse entusiasmo pela perspectiva de formar uma parceria.

Encerre com um comentário positivo

O tom do e-mail é tão importante quanto o conteúdo. Se a abordagem é negativa, o cliente pode entender que você não gosta de trabalhar com ele.

Encerrar o e-mail com um comentário positivo é fundamental, mesmo que o assunto seja desafiador ou desconfortável. Assim, você demonstra seu compromisso em manter um bom relacionamento com o cliente. Você pode, por exemplo, dizer que tem certeza de que os resultados ou o desempenho vão melhorar no futuro.

Modelo de e-mail para acompanhamento após uma reunião

Agora que você já tem as dicas, é hora de colocá-las em prática. Veja um exemplo de mensagem de acompanhamento que você pode enviar a um cliente após uma reunião:

Assunto: Acompanhamento da reunião realizada em [data]

Olá, [nome do cliente]!

Espero que esteja bem. Envio este e-mail para fazer um acompanhamento da reunião que realizamos ontem e agradecer seu tempo e seus comentários valiosos. Foi um prazer discutir [assuntos específicos] com você.

Veja um resumo dos principais pontos que abordamos na conversa:

[Pontos da conversa e pauta]
[Principais decisões]
[Tarefas e ações e respectivos responsáveis]
[Recursos ou entregas discutidos]
[Perguntas e respostas ou esclarecimentos]
[Outras solicitações]

[Mensagem pessoal]

Conforme conversamos, estes são os próximos passos:

[Ação 1] - Responsável: [Pessoa] - Prazo: [Data]
[Ação 2] - Responsável: [Pessoa] - Prazo: [Data]
[Ação 3] - Responsável: [Pessoa] - Prazo: [Data]

Aproveito para compartilhar alguns materiais relevantes ao que foi discutido e que trazem mais detalhes:

[Link 1 do Dropbox]
[Link 2 do Dropbox]
[Link 3 do Dropbox]

Espero que nossa colaboração continue e que alcancemos nossos objetivos em comum. Entre em contato comigo se tiver dúvidas ou precisar de esclarecimentos.

Agradeço novamente a ótima reunião. Reitero meu entusiasmo pela oportunidade de trabalhar com você e contribuir para seu sucesso.

Atenciosamente,

[Nome e informações de contato]

Entenda seus clientes com o Dropbox

Depois de enviar o resumo da reunião, lembre-se de continuar atendendo às necessidades e abordando os pontos problemáticos do cliente.

As estatísticas do documento fornecidas pelo recurso Enviar e acompanhar do Dropbox ajudam a entender como os clientes interagem com as apresentações, gravações ou planilhas compartilhadas após uma reunião.

Ao compartilhar arquivos usando o Enviar e acompanhar, você receberá notificações diárias por e-mail informando quem visualizou o arquivo, quantas vezes, por quanto tempo e de qual localização geográfica.

Com isso, você pode tomar medidas específicas, monitorar o andamento, construir relacionamentos mais sólidos e impulsionar o crescimento da empresa. Se você entende as necessidades e preferências do cliente, consegue aprimorar as estratégias de acompanhamento e a comunicação.