I forretningsverdenen er effektiv kommunikation afgørende for succes. Opfølgning efter møder er afgørende for at bevare stærke relationer til klienterne og sikre, at vigtige drøftelser og kommende tiltag ikke fortaber sig i tågerne.

I denne artikel vil vi undersøge, hvorfor det er så vigtigt at følge op efter et møde, hvornår man skal sende en opfølgende e-mail, og hvordan man skriver en fængslende opfølgende e-mail. Vi kommer også med nogle tip til, hvordan du kan sikre dig, at dine e-mails bliver bemærket, åbnet og reageret på.

Hvorfor er det vigtigt at følge op efter møder?

Opfølgende e-mails hjælper med at minde deltagerne om de drøftede nøglepunkter og sikre, at vigtig oplysninger ikke går tabt. En godt udformet opfølgende e-mail kan styrke relationer, opbygge tillid og efterlade et varigt positivt indtryk.

Opfølgning med klienter efter møder viser, at du værdsætter den tid, de har brugt, og den indsats, de har ydet på disse møder. De har trods alt sat tid af i deres ellers travle kalender til at tale med dig!

Hvornår skal jeg følge op efter et møde?

Det er ikke alle møder, der kræver opfølgninger, men der er flere situationer, hvor det er meget vigtigt at sende en opfølgende e-mail. Det omfatter blandt andet:

Efter en projektopdatering eller et statusmøde med en klient – den fungerer som en opsummering af de vigtigste debatpunkter, tildelte handlingspunkter og kommende aktiviteter, der skal iværksættes
Efter et salgsmøde eller et møde med en potentiel kunde – den bruges til at takke den potentielle klient for deres tid, gentage fordelene ved dit produkt eller din tjeneste samt imødekomme eventuelle spørgsmål eller bekymringer hos kunden.
Efter et netværksarrangement eller en konference – den hjælper med at konsolidere dine nye forbindelser og åbne op for nye samarbejder eller partnerskaber
Efter en jobsamtale – den bruges til at udtrykke taknemmelighed for kandidatens tid og opsummere de næste skridt eller tidslinjen for det resterende forløb
Når dokumenter skal deles eller udfyldes – den hjælper med at udvikle relationen med nyttige Dropbox-links til dokumenter, AI-mødereferater og andet materiale
Anmodning om feedback på en leverance – den bruges til at identificere forbedringspunkter fra andre perspektiver
Planlægning af et nyt møde – den bruges til at bekræfte tilgængelighed, aftale dagsordenen og sikre, at alle deltagere har god til at forberede sig

Sådan skriver du en opfølgende e-mail

En effektiv opfølgende e-mail skal være klar, kortfattet og handlingsrettet. Her er nogle nøglepunkter, der kan inkluderes:

1. Tak deltagerne for deres tid

Vis din påskønnelse ved at udtrykke taknemmelighed for deres tid. Det hjælper med at anslå en positiv tone for resten af e-mailen og viser, at du anerkender, at dit møde kan have taget tid fra en anden ( måske vigtigere) opgave.

2. Opsummer det, der skete på mødet

Nogle gange kan møder være lange – og kedelige. Vi antager ofte, at alle deltagere udviser fuld opmærksomhed på et møde, men det er ikke altid tilfældet.

Når du inkluderer en sammenfatning af mødet i din opfølgende e-mail, hjælper det med at sikre, at alle er på samme side, og at I alle er enige om hovedbudskaberne. Denne proces kan f.eks. omfatte:

Drøftede punkter eller mødenotater
Vigtige beslutninger
Opgaver og handlinger samt den eller de personer, der er ansvarlige for dem
Materiale eller leverancer, der er brugt som referencepunkt for drøftelsen
Spørgsmål og svar eller afklaringer
Eventuelle ekstra anmodninger
Dropbox-links til relevante dokumenter, mødeoptagelser eller andre aktiver

3. Identificer en handlepunkter eller kommende trin

Kommende trin hjælper med at holde dine mødedeltagere – og dig selv – ansvarlige for de handlinger, I alle er blevet enige om på mødet.

Når de bliver skrevet ned, betyder det, at det er let for alle at vende tilbage til disse oplysninger, når de har brug for dem. Det giver også de personer, der ikke kunne deltage i mødet, mulighed for at få et overblik over, hvad der skal ske på det pågældende projekt eller i forhold til denne kunde.

Disse kommende trin skal være så klare og handlingsrettede som muligt – ingen kan lide tvetydighed eller gætteri. Hvis du vil kontrollere, om din meddelelse rammer plet, kan du bruge funktioner som Send og spor til at overvåge, om klienterne anvender materialer efter møder.

4. Foreslå eller mind mødedeltagerne om den næste mødedato

Når og hvor det er relevant, kan du give deltagerne mulighed for at mødes med dig igen. Måske har I allerede aftalt et nyt møde, dom du kan bekræfte i din e-mail. Hvis du har regelmæssige opsamlingsmøder med din klient, kan du minde vedkommende om det næste møde.

Det viser, at du er dybere engageret i klienten end den umiddelbare opgave eller det igangværende projekt og ønsker, at jeres relation skal række ud over det møde, I lige har afholdt.

Tip til udformning af opfølgende e-mails, som faktisk bliver åbnet og læst

Overvej disse tip for at sikre, at dine opfølgende e-mails bliver bemærket og læst:

Send din e-mail inden for 24 timer efter mødet

Rettidighed er vigtig i forbindelse med opfølgende e-mails, da det sikrer, at jeres drøftelse forbliver frisk i deltagernes erindring.

Det er almindelig praksis i mange brancher og forretningssituationer at sende en e-mail 24 timer efter et møde. En længere periode kan dog være mere passende, når man for eksempel beder om et nyt møde eller følger op på et netværksarrangement eller en konference.

Tilpas din meddelelse

Når du tilføjer et personligt præg, viser det din oprigtighed og dit engagement i forhold til relationen. Henvis til noget mindeværdigt fra mødet, eller udtryk begejstring over jeres samarbejde.

Slut positivt af

Tonen i din e-mail er lige så vigtig som indholdet. Hvis din vinkel i din e-mail er negativ, kan du ende med at sende en meddelelse til din klient, som indikerer, at du ikke kan lide eller nyder at arbejde sammen med vedkommende.

Selvom emnet for din e-mail er vanskeligt eller ubehageligt, vil en positiv afslutning på e-mailen, f.eks. en vis forsikring om, at resultaterne eller indsatsen forventes at blive bedre, vise, at du er optaget af at pleje dit forhold til klienten.

Skabelon til opfølgende e-mail efter møde

Vi har givet dig rådet – nu er det tid til at anvende disse tip. Her er et eksempel på en opfølgende meddelelse, som du kan sende efter et møde med en klient:

Emnelinje: Opfølgning på vores møde den [Dato]

Hej [Kundenavn]

Jeg håber, det går godt. Jeg vil lige følge op på vores møde i går for at sige tak for dine værdifulde pointer, og fordi du tog dig tid til at mødes. Det var en fornøjelse at drøfte [specifikke emner] med dig.

Som opsummering kom vi omkring følgende nøglepunkter:

[Samtaleemner og dagsorden]
[Vigtige beslutninger]
[Opgaver, handlinger og ansvarlige personer]
[Drøftede ressourcer eller delmål]
[Spørgsmål og svar eller præciseringer]
[Eventuelle yderligere anmodninger]

[Personlig meddelelse]

På baggrund af vores drøftelser er næste skridt som følger:

[Handling 1] – Ansvarlig: [Person] – Deadline: [Dato]
[Handling 2] – Ansvarlig: [Person] – Deadline: [Dato]
[Handling 3] – Ansvarlig: [Person] – Deadline: [Dato]

Her er noget nyttigt materiale, hvor du kan se flere oplysninger om det, vi talte om:

[Dropbox-link 1]
[Dropbox-link 2]
[Dropbox-link 3]

Jeg ser frem til at fortsætte vores samarbejde og nå vores fælles mål. Sig endelig til, hvis du har spørgsmål eller brug for yderligere afklaring.

Endnu en gang tak for et godt møde. Jeg er rigtig glad for muligheden for at arbejde sammen med dig og bidrage til din succes.

Venlig hilsen

[Dit navn og dine kontaktoplysninger]

Forstå dine klienter med Dropbox

Når du har sendt din opsummering efter mødet, vil du gerne sikre dig, at du fortsat kan opfylde din klients behov og imødekomme deres svage punkter.

Med en dokumentanalyse via Dropbox Send og spor er det nemt at forstå, hvordan klienterne anvender de præsentationer, optagelser eller regneark, du deler efter et møde.

Når du deler filer ved hjælp af Send og spor-flowet, vil du hver dag modtage e-mails med oplysninger om, hvem der har åbnet din fil, hvor mange gange, hvor længe og hvor.

Det giver dig mulighed for at gennemføre skræddersyede handlinger, overvåge status, fremme stærkere relationer og virksomhedsvækst. Ved at forstå dine klienters behov og præferencer kan du forbedre dine opfølgningsstrategier og din kommunikation med klienterne.