No nos andemos con rodeos: a nadie le gusta el papeleo.
Y aunque muchas empresas ya han eliminado la impresión y el escaneo mediante la digitalización de sus flujos de documentos, todavía hay muchos negocios y sectores que siguen encallados en procesos que giran en torno al papel. Sin embargo, existe una alternativa mejor.
A continuación, te presentamos seis formas diferentes de facilitar la gestión de la documentación en tu oficina, equipo, departamento o empresa. Son ideales para cualquier sector dispuesto a dejar atrás la carga que supone la gestión de documentación. Es necesario tener una cuenta activa de Dropbox Sign, antes HelloSign, para poner las siguientes sugerencias en práctica.
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1. Ahorra tiempo con plantillas para los documentos que utilices a menudo
¿Por qué hacer lo mismo 100 veces cuando puedes hacerlo una vez y luego automatizarlo? Con las plantillas de Dropbox Sign, basta con dar formato a un documento una sola vez y dejarlo guardado para utilizarlo más adelante. Así te evitas tener que hacerlo una y otra vez, lo cual te ahorra tiempo y energía mental.
Aprende a configurar tu primera plantilla aquí.
2. Ahorra aún más tiempo al completar automáticamente la información en tus documentos
Imagina que acabas de recibir un lote de documentación de cierta complejidad y que, en lugar de rellenar cientos de campos de texto, lo único que tienes que hacer es revisar la información y añadir tu firma. Qué fácil sería, ¿no? Pues es posible gracias a las etiquetas de texto de la API de Dropbox Sign.
Las etiquetas de texto permiten a los clientes de API dar formato a las plantillas de documentos que mencionábamos antes con etiquetas especiales que autocompletan los campos de texto con datos. Entre ellos, se pueden incluir detalles como el cargo profesional, la dirección, el número de teléfono, el correo electrónico y mucho más.
3. Activa los recordatorios por correo electrónico para tener la documentación bajo control
Gracias a los recordatorios por correo electrónico de Dropbox Sign, puedes estar al día sobre la actividad de un documento, de forma que veas claro cuándo necesitas recordarle a un firmante que firme o si tú mismo tienes que firmar un documento que se te ha escapado.
Los recordatorios por correo electrónico te muestran claramente en el punto en el que se encuentra el documento, además de evitarte el paso de tener que perseguir a los demás, ya que puedes ver cuándo se ha abierto, visualizado o firmado.
Ve a la pestaña de configuración en tu cuenta de Dropbox Sign para gestionar tus notificaciones de correo electrónico.
4. Asigna una solicitud de firma para mantener el orden entre los firmantes
¿Tienes documentos en tu empresa o sector que requieran firmas de varias partes? Es muy fácil conseguir que estos documentos se firmen de forma ordenada cuando se habilita una solicitud de firma para un documento.
Estas solicitudes eliminan la molestia de tener que enviar el mismo documento a varias direcciones de correo electrónico y hacer un seguimiento manual de quién lo ha visto y cuándo. Esto resulta especialmente útil si se combina con los recordatorios por correo electrónico, ya que así todo el mundo estará al tanto de todo.
Puedes asignar una solicitud de firma cuando estés configurando tu documento para la firma. Y ahora también puedes hacerlo al configurar una plantilla de documento.
5. Ahórrate el engorro de tener que revisar documentos manualmente gracias a la validación de datos
Errar es humano, pero por suerte existe la validación de datos. Se trata de una función que avisa al firmante si introduce datos con un formato incorrecto.
Por ejemplo, aparecerá un mensaje de error si alguien incluye accidentalmente un número de teléfono en un campo de texto destinado al correo electrónico. Tendrás la tranquilidad de saber que la información que recopilas es la información que necesitas, además, te ahorrarás tener que revisar el documento para detectar pequeños errores.
6. Ve a por todas e integra la firma online en tu flujo de trabajo
Si quieres tener control total de la experiencia de firma al completo, plantéate la posibilidad de integrarla en tu flujo de trabajo, aplicación o plataforma con la Dropbox Sign API.
Esta te permite integrar la funcionalidad de Dropbox Sign en tu flujo de trabajo. ¡Eso sí que es un avance!
Obtén más información sobre cómo funciona la integración del flujo de trabajo.
Disfruta de un flujo de documentación sin complicaciones
Si tienes todo preparado para subir tu primer documento, automatizar los flujos de documentación existentes o integrar una experiencia de firma en línea en tu página web, puedes hacerlo con Dropbox y Dropbox Sign.
