6 maneras de agilizar el papeleo con HelloSign

Una persona revisa una plantilla de firma electrónica para un contrato de alquiler estándar

No nos andemos con rodeos: a nadie le gusta el papeleo.

Y aunque muchas empresas ya han eliminado la impresión y el escaneo mediante la digitalización de sus flujos de documentos, todavía hay muchos negocios y sectores que siguen encallados en procesos que giran en torno al papel. Sin embargo, existe una alternativa mejor.

A continuación, te presentamos seis formas diferentes de facilitar la gestión de la documentación en tu oficina, equipo, departamento o empresa. Son ideales para cualquier sector dispuesto a dejar atrás la carga que supone el papel, pero es necesario que tengas una cuenta activa de HelloSign.

Desde aquí puedes registrarte en tu cuenta de prueba.

1. Ahorra tiempo con plantillas para los documentos que utilices a menudo

¿Por qué hacer lo mismo 100 veces cuando puedes hacerlo una vez y luego automatizarlo? Con las plantillas de HelloSign puedes dar formato a un documento una vez y, a continuación, guardarlo para usarlo en el futuro. Así te evitas tener que hacerlo cada vez que trabajes en él, lo cual te ahorra tiempo y energía mental.

Aprende a configurar tu primera plantilla aquí.

2. Ahorra aún más tiempo al completar automáticamente la información en tus documentos

Imagina que acabas de recibir un lote de documentación de cierta complejidad y que, en lugar de rellenar cientos de campos de texto, lo único que tienes que hacer es revisar la información y añadir tu firma. Qué fácil sería, ¿no? Por suerte, es posible con las etiquetas de texto de la API de HelloSign.

Las etiquetas de texto permiten a los clientes de API dar formato a las plantillas de documentos que mencionábamos antes con etiquetas especiales que autocompletan los campos de texto con datos. Entre ellos, se pueden incluir detalles como el cargo profesional, la dirección, el número de teléfono, el correo electrónico y mucho más.

Más información sobre qué más puedes hacer con la API de HelloSign.

3. Activa los recordatorios por correo electrónico para tener la documentación bajo control

Gracias a los recordatorios por correo electrónico de HelloSign, puedes estar al día sobre la actividad de un documento, de forma que veas claro cuándo necesitas recordarle a un firmante que firme o si tú mismo tienes que firmar un documento que se te ha escapado.

Los recordatorios por correo electrónico te muestran claramente en el punto en el que se encuentra el documento, además de evitarte el paso de tener que perseguir a los demás, ya que puedes ver cuándo se ha abierto, visualizado o firmado.

Ve a la pestaña de configuración en tu cuenta de HelloSign para gestionar tus notificaciones de correo electrónico.

4. Asigna una solicitud de firma para mantener el orden entre los firmantes

¿Tienes documentos en tu empresa o sector que requieran firmas de varias partes? Es muy fácil conseguir que estos documentos se firmen de forma ordenada cuando se habilita una solicitud de firma para un documento.

Estas solicitudes eliminan la molestia de tener que enviar el mismo documento a varias direcciones de correo electrónico y hacer un seguimiento manual de quién lo ha visto y cuándo. Esto resulta especialmente útil si se combina con los recordatorios por correo electrónico, ya que así todo el mundo estará al tanto de todo.

Puedes asignar una solicitud de firma cuando estés configurando tu documento para la firma. Y ahora también puedes hacerlo al configurar una plantilla de documento.

5. Ahórrate el engorro de tener que revisar documentos manualmente gracias a la validación de datos

Errar es humano, pero por suerte existe la validación de datos. Se trata de una función que avisa al firmante si introduce datos con un formato incorrecto.

Por ejemplo, aparecerá un mensaje de error si alguien incluye accidentalmente un número de teléfono en un campo de texto destinado al correo electrónico. Tendrás la tranquilidad de saber que la información que recopilas es la información que necesitas, además, te ahorrarás tener que revisar el documento para detectar pequeños errores.

Más información sobre la validación de datos.

6. Ve a por todas e integra la firma en línea en tu flujo de trabajo

Si quieres tener control total de la experiencia de firma al completo, considera la posibilidad de integrarla en tu flujo de trabajo, aplicación o plataforma con la API de HelloSign.

Esta aplicación te permite integrar HelloSign en tu propio flujo de trabajo. Mejor, imposible.

A continuación, te presentamos a algunos clientes que lo han hecho:

Disfruta de un flujo de documentación sin complicaciones

Tanto si quieres publicar tu primer documento en línea, como si quieres automatizar los flujos de documentación que ya tienes en marcha o integrar una experiencia de firma digital en tu sitio web, estamos aquí para ayudarte.Regístrate para conseguir una cuenta de prueba.

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