En teoría, la colaboración en el trabajo es algo sencillo: solo hay que estar abierto a las ideas de todos y a resolver los problemas como equipo. Desgraciadamente, las pequeñas complicaciones pueden convertirla en algo mucho más engorroso de lo esperado.
Por eso, hemos diseñado funciones para ayudarte a evitar los obstáculos de la colaboración y volver a trabajar en equipo.
Te contamos cuatro maneras en las que Dropbox puede ayudar.
1. Tu equipo se queda sin espacio constantemente
Ha sido un mes productivo: tu equipo acaba de publicar cinco vídeos de presentación, cada uno traducido a numerosos idiomas.
Lamentablemente, todos esos vídeos compartidos se encuentran ahora en una carpeta de equipo que ocupa mucho espacio, lo que hace que varios empleados se queden sin almacenamiento local. Es el típico problema que empieza como una incomodidad leve y que empeora con el tiempo.
En lugar de hacer que tus empleados liberen espacio poco a poco, deberías usar Dropbox. La aplicación para escritorio permite a tu equipo acceder a su ordenador sin ocupar espacio en el disco duro.
Al almacenar los archivos y las carpetas solo online, el contenido se almacenará en la nube. Los archivos seguirán apareciendo en el escritorio y será posible acceder a ellos siempre que tengan conexión a Internet. Pónselo fácil a tu equipo para compartir su trabajo, y ahórrales tener que preocuparse de cómo hacerle espacio en su disco duro.
2. Las conversaciones del equipo no están unificadas
Has enviado los detalles de tu campaña publicitaria y, dos días después, muchos compañeros de trabajo han respondido con sus comentarios. Lamentablemente, los comentarios están repartidos en tres correos electrónicos, dos reuniones, una pizarra y un mensaje de texto. La próxima vez, puedes enviar tus planes de campaña con Paper. Paper mantiene la conversación en un mismo lugar, independientemente de cuándo y cómo respondan tus compañeros. Tus colaboradores pueden hacer sus comentarios sobre el texto, las fotos o los vídeos, ver los comentarios de los demás y aportar sus propias ideas en un documento que registra los cambios en tiempo real.
Además, podréis crear e integrar fácilmente una grabación de pantalla para transmitir claramente vuestro mensaje.
Como propietario del documento, puedes incorporar nuevos revisores, controlar quién tiene acceso y decidir qué nivel de opinión quieres recibir (es decir, si prefieres solo comentarios o ediciones en el documento). Es un espacio de trabajo compartido en el que todos participarán y estarán informados.
3. Realizar el seguimiento de los colaboradores lleva demasiado tiempo
Lo tienes todo listo para recibir comentarios, pero ha pasado más de una semana y la mitad de tus compañeros de equipo no han dicho nada. ¿Se han olvidado de ti? ¿No han recibido tu mensaje?
Los equipos de Dropbox Business ahora pueden hacer un seguimiento de los colaboradores con la información sobre lectores: datos actualizados sobre quién ha abierto un archivo y cuándo lo ha visto por última vez. Puedes ver con quién se ha compartido un archivo y comprobar quién lo está viendo ahora. ¿Necesitas darle un toque a alguien? Puedes ver quién no ha visto el archivo todavía y hacer un seguimiento con los compañeros de trabajo adecuados, todo ello sin interrumpir al grupo en general.
4. No puedes controlar quién ve tu trabajo
A veces quieres recibir comentarios privados de tan solo una o dos personas. Pero, la última vez que enviaste una primera maqueta de diseño por correo electrónico, tu compañero acabó reenviándola a todo el equipo de marketing y se inició un debate que te entretuvo una hora.
Con Dropbox, puedes compartir un archivo de forma segura con solo unos cuantos compañeros cercanos. Dropbox requerirá que tus colaboradores inicien sesión primero, de modo que solo las personas de confianza puedan acceder al archivo. Una vez que tu diseño esté realmente listo para su estreno, podrás crear un enlace compartido. Cualquier usuario puede ver los archivos enviados con un enlace compartido, aunque no tenga una cuenta de Dropbox.
Puedes obtener más información sobre las opciones para compartir de Dropbox en el Centro de ayuda.
Cuando pasamos menos tiempo preocupándonos por cómo colaborar, dedicamos más tiempo a colaborar. Y, si puedes eliminar los problemas de la colaboración, es mucho más probable que te guste la forma en la que trabajas.
