Prioriza tus tareas

Priorizar lo virtual | Kit para ser eficaces

Procrastinación en el trabajo. Trabajo engañoso. Trabajo a medias. Trabajo improductivo. ¿Alguna vez te has pasado el día haciendo tareas y te has dado cuenta de que no habías hecho la que más importaba? Tachar lo que estaba pendiente puede parecer productivo, pero no siempre conduce a un progreso significativo. Utiliza esta práctica para identificar las tareas más importantes y organizar tu semana en torno a ellas.

40 MIN | EJERCICIO INDIVIDUAL

Paso 1: Prioriza las tareas

Para poder priorizar tu trabajo, debes saber qué es lo más importante. Al comienzo de cada semana, crea una lista de tareas con todas las que creas que necesitas hacer. Después, agrégalas a la hoja de priorización siguiente. Cuando hayas terminado, reflexiona: ¿qué tareas son muy importantes y cuáles son solo importantes?
Hoja de priorización

¿Delegar, hacer, eliminar o programar?

Utiliza esta hoja para comprender qué tareas son las más importantes.

Hoja de priorización

Paso 2: Haz algunos recortes

Cuando hayas identificado lo que es importante, haz un hueco en tu agenda para ello. Empieza por eliminar lo que no importa. Decir que no a alguien o incluso a nosotros mismos puede ser difícil. Así que respira profundamente y recuerda que, si eliminas el trabajo pesado que no es realmente necesario, mejorarás tu rendimiento.

  • Tacha las tareas que deban ir en el apartado de elementos eliminados.
  • Pide ayuda para las tareas que deban ir en el apartado de tareas para delegar.
  • Abre el calendario. Rechaza educadamente asistir a las reuniones en las que no necesitas estar, o delégalas en otra persona. Cuando rechaces una reunión, hazlo de forma directa, pero amable. Este es un ejemplo de cómo hacerlo:

Hola, {name}: 

Estoy intentando asistir a menos reuniones para trabajar de forma más efectiva. No creo que sea necesario que esté en esta reunión. ¿Te importaría asistir en mi nombre y enviarme las notas después? Si me necesitas, ya sabes dónde estoy.

Paso 3: Programa lo importante

Ahora que has hecho un poco de limpieza, es hora de diseñar la programación. Abre la semana actual en el calendario: 

  • Recopila los elementos de los apartados de tareas que debes hacer y que debes programar.
  • Bloquea la cantidad de tiempo que necesitas para completar esas tareas. 
  • Si necesitas reunirte con alguien para realizar una tarea importante, haz tiempo para ello. 
  • Resuelve cualquier conflicto de programación que surja. 
  • No olvides avisar a tus compañeros de equipo si tu programación les afecta.
Ejemplo de una programación de calendario

Paso 4: Haz de la priorización un hábito

La priorización no es algo que todo el mundo haga de forma natural. Como con cualquier habilidad nueva, la mejor manera de adquirirla es a través de la práctica. Además de un ejercicio semanal de priorización, te recomendamos convertir esta práctica en parte de tu rutina diaria o mensual.

Más recursos

De Dropbox De otros

3 acciones fáciles

Desarrolla el hábito

  • Desde mañana: anota tus tareas diarias a primera hora de la mañana.¿Cuál es la tarea más importante de todas?
  • El mes que viene: delega algo que no debas hacer tu exclusivamente.
  • Cada tres meses: establece las prioridades principales de todo el trimestre.