Cinco razones para incluir firmas electrónicas en tus operaciones comerciales

Con las firmas electrónicas, tus comerciales podrán dedicar menos tiempo al papeleo y centrarse en seguir un proceso de ventas ágil y eficaz. Sigue leyendo para descubrir esta y otras ventajas.

Empleado explicando el proceso para crear plantillas de firma electrónica a un equipo de comerciales

¿A qué fase del proceso de ventas crees que los comerciales dedican más tiempo?

¿Tal vez a buscar clientes potenciales?

Podría ser, pero no.

¿Quizás a gestionar las objeciones después de la presentación de ventas?

Es una buena respuesta, pero tampoco es correcta.

A las tareas administrativas.

Es correcto. De media, los comerciales dedican casi un tercio de su tiempo a tareas administrativas y rutinarias, como gestionar documentación e introducir datos.

Esta cifra supera el tiempo que dedican a hablar con los clientes, que es un 27 %.

El hecho de implementar un software de firma electrónica en tu flujo de trabajo de operaciones comerciales puede ayudar a los empleados a perder menos tiempo moviendo documentos de un lado para otro y centrarse en seguir un proceso de ventas ágil y eficaz. Además, las ventajas para la empresa son varias y muy importantes.  

Cinco grandes ventajas de la firma electrónica y las operaciones comerciales para una empresa

Presupuestos, descuentos que hay que aprobar, contratos de ventas, renovaciones, acuerdos con socios, facturas… Hay muchos flujos de trabajo enfocados a que se cierren ventas y se establezcan relaciones comerciales prósperas y duraderas. Proporciona las herramientas necesarias a tus comerciales, implementa una solución de firma electrónica para ventas y descubre las ventajas de hacerlo, como tener unos ingresos más sólidos o reducir los riesgos.

1. Cierra tratos en cualquier momento y lugar

Se calcula que un 40 % de todos los empleados de Estados Unidos se ocupan de tareas relacionadas con el trabajo fuera de la oficina.

La tecnología móvil hace que los negocios estén abiertos en todo momento. Las operaciones comerciales que no puedan seguir el ritmo de la transformación digital no tendrán nada que hacer contra las que sí lo hagan. Las empresas cierran acuerdos tanto durante un viaje en autobús como escuchando el último episodio de un pódcast basado en crímenes reales el fin de semana.

Para cerrar acuerdos constantemente, los comerciales querrán que se implemente una solución de firma electrónica pensada especialmente para dispositivos móviles. De esta forma, podrán generar ingresos en cualquier lugar, momento y dispositivo.

HelloSign, por ejemplo, es una aplicación con la que los usuarios pueden crear, enviar, firmar e incluso almacenar —siempre de manera digital— documentos de ventas importantes tanto en ordenadores como en dispositivos móviles. Es una solución tan completa que, en caso necesario, también permite recoger firmas en persona con un dispositivo móvil. Además, tus futuros clientes podrán acceder a los documentos y firmarlos fácilmente con un dispositivo móvil en cuanto los reciban.

Si estás buscando la manera de unificar todo tu proceso de ventas en un sistema visualmente atractivo y diseñado en especial para dispositivos móviles, tu respuesta es HelloWorks, una versión más potente de HelloSign.

HelloWorks ayuda a los equipos comerciales a convertir contratos en flujos de trabajo optimizados para dispositivos móviles que resultan muy fáciles de seguir. Los contratos están pensados para que se puedan completar en un dispositivo móvil sin renunciar a ninguna función extra, como la validación de datos avanzados o la capacidad de generar acuerdos rellenándolos con datos de sistemas externos. Con HelloWorks, toda la información importante que recoges no queda atrapada en los archivos PDF, sino que puede incorporarse a tus sistemas de back-end sin que se pierda el tiempo entrando los datos. Toda esta eficiencia hará que los equipos estén demasiado ocupados generando ingresos como para preocuparse de tareas manuales y repetitivas.

2. Consigue unos ingresos fiables y sólidos

Un flujo de trabajo de ventas con pasos bien definidos es —además de fantástico para generar ingresos rápidamente— una muy buena opción para ayudar a los equipos comerciales a seguir trabajando sin perder más tiempo del necesario en tareas manuales.

Al usar un software de firma electrónica para automatizar un flujo de trabajo de ventas fiable que puede repetirse, las empresas pueden confiar sin reparos en los ingresos que generan las ventas como fuente de estabilidad y crecimiento futuro.

Si se implementan las firmas electrónicas, los ingresos son más estables y sólidos. De hecho, las empresas que adoptan esta tecnología aumentan sus ingresos en un 8 % ya en el primer año.

En un estudio enfocado a empresas que integran las firmas electrónicas en su tecnología y procesos, Ombud llegó a la conclusión de que el ahorro medio por documento era de 20 $, una cifra que podría ir creciendo fácilmente hasta llegar a los millones en función de la escala de las ventas. Por otro lado, implementar las firmas electrónicas también afectará positivamente a este aspecto del negocio.

3. Ventas a escala

Lo cierto es que, en toda relación comercial que esté comenzando y pretenda ser próspera, habrá una gran cantidad de documentación: acuerdos de confidencialidad, acuerdos de servicio, propuestas, presupuestos, contratos, etc.

En pleno siglo XXI, no hay excusa para que el papeleo —por mucho que pueda haber— frene las ventas o el crecimiento, y es que puedes ocuparte de todo online con una solución de firmas electrónicas para ventas.

Forrester Consulting determinó que, normalmente, un acuerdo comercial gestionado físicamente requiere cuatro personas distintas, y eso solo a nivel interno. Según su estudio, dos gestores distintos suelen necesitar 30 minutos cada uno solo para procesar los documentos de ventas. Si hablamos de ejecutivos, dos personas necesitarán 15 minutos.  Sin embargo, después de implementar las firmas electrónicas, el tiempo de gestión se reduce a tan solo 9 minutos, lo que libera una cantidad de tiempo inimaginable de los equipos comerciales para que puedan redoblar esfuerzos.

¿Cómo puede un software de firma electrónica suponer una diferencia tan grande? Mayormente, por sus plantillas e integraciones para ahorrar tiempo.

Gracias a HelloSign, los equipos comerciales pueden crear plantillas reutilizables para que incluso los contratos y documentos más complejos se puedan devolver firmados en minutos. Además, las integraciones que incorpora (por ejemplo, con HubSpot o Salesforce) son fáciles de implementar y permiten obtener automáticamente los datos necesarios de los clientes para que los documentos de ventas importantes se puedan diseñar, enviar y firmar en pocos segundos.

¿Te interesa saber qué tienes que hacer para que tu equipo comercial empiece a usar las firmas electrónicas? Descarga el eBook que hemos preparado.

4. Cierra más contratos y reduce los errores

Por si no lo hemos mencionado todavía, los contratos son fundamentales para las ventas. Entonces, está claro que crearlos, enviarlos y firmarlos debería ser muy fácil.

En comparación con el método digital, recoger las firmas físicamente suele llevar tres días más. Si quieres que los comerciales consigan que los contratos se firmen más rápido, tendrán que poder ver y controlar el proceso. Aquí es donde entran en juego las firmas electrónicas.

Con un buen software de firma electrónica, los usuarios pueden definir y asignar los campos con precisión, establecer un orden de actividad, ver el progreso de los contratos e incluso crear recordatorios para los firmantes que todavía no hayan completado la parte del flujo de trabajo que les corresponda. Gracias a las automatizaciones y validaciones inteligentes, que permiten crear un flujo de trabajo aún más eficiente, los firmantes no tendrán que lidiar con preguntas repetitivas, y los comerciales no volverán a perder tiempo corrigiendo errores o pidiendo datos que faltan.

5. Reduce los riesgos legales y aplica la máxima seguridad

En una época en la que todo es digital, resulta importante que las organizaciones comerciales encuentren el equilibrio entre ofrecer una experiencia comercial excelente e implementar medidas legales y de seguridad estrictas para proteger a los clientes y a ellas mismas de forma transparente.

Los equipos comerciales que estén buscando un software de firma electrónica deben asegurarse de que incluya registros de auditoría detallados. Esta función permite que toda acción aplicada a un documento electrónico quede registrada y ubicada cronológicamente de forma correcta para que nunca se pueda modificar sin que quede constancia de ello. El software también debería contar con una autenticación completa para comprobar que los usuarios sean quienes dicen ser como requisito para poder firmar un documento. Los datos recopilados en estos registros de auditoría y métodos de autenticación, que ofrecen una seguridad propia de las entidades bancarias, son fiables y tienen validez legal. Además, las medidas de cumplimiento integradas ayudan a las empresas a estar al día de todo lo relacionado con estándares como el RGPD, la HIPAA, el SOC y otros.

En HelloSign, nuestra misión es ayudar a las empresas, tanto las grandes como las pequeñas, a encontrar el equilibrio entre seguir un proceso de ventas totalmente libre y unas medidas de seguridad y legales demasiado estrictas.

Cómo implementar las firmas electrónicas para aprovechar estas ventajas tan importantes para una empresa

Si necesitas cerrar más acuerdos —y hacerlo más rápido— no encontrarás mejor forma de conseguirlo que implementar las firmas electrónicas en tu flujo de trabajo de operaciones comerciales. 

Demostración guiada sobre cómo firmar un documento online
Aquí te explicamos cómo puedes implementar sin problemas las firmas electrónicas para tu equipo. También puedes descargar este eBook, en el que explicamos de forma exhaustiva todas las opciones de implementación disponibles —incluidas las integraciones en sistemas de CRM—, comparamos las principales empresas que compiten en este campo y hablamos de las funciones en las que más hay que fijarse para analizar correctamente una solución de firma electrónica.

Da los primeros pasos para conseguir un proceso de firma electrónica ágil.

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