営業担当者が最も多くの時間を費やしているのは、セールス活動のどの段階だと思いますか？
見込み客の発掘？
違います。
プレゼン後の意見の対立を乗り越えること？
残念ながら、それも違います。
正解は「事務作業」です。
営業担当者は一般的に、勤務時間の 3 分の 1 近くを書類管理やデータ入力などの事務作業に費やしており、それが常態化しています。
これは、勤務時間のうち顧客に対して実際に営業活動を行う時間（27 %）を超えています。
電子署名ソフトウェアをセールス活動のワークフローに取り入れることで、書類仕事に費やす時間を減らし、効率的で効果的なセールス プロセスに集中できる環境を整え、営業担当者の負担を軽減することができます。また、それに伴うビジネス上の大きなメリットもたくさんあります。
電子署名＋セールス活動がビジネスにもたらす 5 大メリット
見積、値引きの承認、販売契約、更新管理、パートナー契約、請求書など、セールスを成功に導き、健全で継続的な取引関係を築いていく過程には、さまざまなワークフローが存在します。営業担当者が能力を発揮できる環境を整え、セールスに電子署名ソリューションを取り入れることには、収益力の強化やリスクの軽減など、さまざまなメリットがあります。
1. いつでもどこでも商談がスムーズ
米国では全会社員のうち約 40 % が、オフィス以外の場所で仕事に関連する作業を行っています。
モバイル テクノロジーにより、時間や場所に縛られない働き方が可能になりました。デジタル化に対応できない営業部門は、通勤バスの中で、あるいは週末にお気に入りのポッドキャストを一気に聴く合間に取引を成立させてしまう競合他社に追い越されてしまうでしょう。
成約率を上げるために、モバイルファーストの電子署名ソリューションを営業部門に導入し、担当者が場所や時間、デバイスの制約を受けることなく、収益をすぐに計上できるようにしたいものです。
Dropbox Sign を使用すると、デスクトップだけでなくモバイルでも、重要な営業関連のドキュメントをデジタルデータとして作成、送信、署名、保存できます。必要であればモバイル デバイスで直接署名を集めることもできます。さらに、見込み客もモバイル デバイスでドキュメントを受け取り、その場ですぐに確認や署名ができます。
また、セールス プロセス全体をモバイル対応のツールで完結させたい場合は、Dropbox Forms がお勧めです。
Dropbox Forms を利用すると、営業チームの契約関連業務が、手早く完了できるモバイル ファーストのワークフローに変わります。契約はモバイルで完結するよう設計されており、高度なデータ妥当性検証機能や外部システムからデータを取り込んで契約書を作成する機能により、細部の見逃しを防げます。Dropbox Forms では、収集した重要な情報すべてを PDF に関連付けるわけではないため、データ入力に時間を取られることがなく、バックエンド システムでそのまま活用できます。このままの状態が続けば、収益の計上に忙殺され、繰り返しの多い手作業に時間をかけられなくなるため、これは好都合です。
2. 健全で安定した収益
ステップを明確に定義したセールス ワークフローは、短期間で収益を上げるだけでなく、営業チームの手作業を最小限に抑えて繰り返し実行できるようにするうえでも非常に有効です。
電子署名ソフトウェアを利用して信頼性の高い繰り返し可能なセールス ワークフローを自動化することで、現在の安定した状態を保ち、将来の成長を促すために、売上から得られる収益を活用しやすくなります。
セールスに電子署名を取り入れると、信頼性が高まるだけでなく、収益力が強化されます。実際に、電子署名を導入した企業では、初年度だけでも 8 % の収益増が確認されています。
電子署名を既存のテクノロジーやプロセスに統合した企業に関する Ombud の調査では、ドキュメント 1 件あたりの平均的なコスト削減額が 20 ドルであり、売上規模によっては軽く数百万ドルのコスト削減につながることがわかりました。これも電子署名の導入によってメリットのある分野の 1 つです。
3. 売上規模の拡大
NDA、サービス契約書、提案書、見積書、契約書など、取引関係を円滑にスタートさせるには、さまざまなドキュメントが必要になります。
しかし、21 世紀の今日、どんなに大量の事務作業もセールスや事業拡大を停滞させる言い訳にはなりません。電子署名を取り入れたセールス ソリューションがあれば、すべてをオンラインで完結できます。
Forrester Consulting の調査によると、紙ベースの販売契約には通常 4 人の異なる担当者が対応する必要があります。しかもそれは内部だけの話です。同社の調査によると、営業関連の書類を送付するまでには、通常 2 人の担当者による事務処理にそれぞれ 30 分、2 人の役員による承認にそれぞれ 15 分を要します。しかし電子署名の導入後は、その処理時間が合計でわずか 9 分に短縮され、営業チームは想像もしなかったほど多くの時間を他の業務に振り向けられるようになりました。
電子署名ソフトウェアが、それほど劇的な変化をもたらす理由は何でしょうか。ほとんどの場合は時間短縮につながるテンプレートや連携機能のおかげです。
Dropbox Sign には再利用可能なテンプレートを作成できる機能があり、複雑な契約書やドキュメントも簡単に完成することができます。また、HubSpot、Salesforce などの一般的なプラットフォームと簡単に連携でき、正確な顧客情報を一括で自動的に取り込めるため、重要なセールス関連ドキュメントの書式設定、送信、署名を瞬時に実行できます。
営業チームの電子署名導入について詳しい情報をご希望の場合は、e ブックをダウンロードしてご覧ください。
4. ミスを減らして成約率をアップ
セールスに契約書が不可欠であることは言うまでもありません。その作成、送信、署名を簡単にできないものでしょうか。
紙ベースの契約で署名を集める場合、一般的に電子署名と比べて 3 日ほど余計に時間がかかります。営業担当者が契約手続きの状況を把握し、管理できるようにすることが迅速な契約締結につながります。電子署名はまさにそのためのツールです。
優れた電子署名ソフトウェアを使用すると、各項目の細かな定義付けや割り当て、イベント順序の決定、契約手続きの状況把握、ワークフロー内の役割を完了していない署名者への通知などを実行できます。さらに、ワークフローを完結させる効率的なオートメーションや検証機能により、署名者は同じ質問の繰り返しに時間を取られることがなく、営業担当者は足りない情報の修正や確認に追われることがなくなります。
5. 法的リスクの低減とセキュリティの強化
あらゆるものがデジタル化される時代において重要なことは、各営業部門が良好なセールス環境を推進し、自社とその顧客を守り、健全な状態を維持するための強固な法的措置とセキュリティ対策の両方をバランスよく実現することです。
営業部門は、電子署名ソフトウェア プラットフォームの購入にあたって、気付かないうちにドキュメントが変更または改ざんされることがないように、電子ドキュメントに対するすべてのアクションが細かく追跡され、タイムスタンプが記録される監査証跡が備わっていることを確認する必要があります。さらに、強固な認証機能を利用して、署名の実行を許可する前にユーザーの本人確認を行う必要もあります。金融機関水準のセキュリティにより、このような監査証跡や認証方法から収集されたデータが信頼できるものであり、法的効力があることが保証されます。また、組込み型のコンプライアンス対策により、GDPR、HIPAA、SOC などの基準に対して常に最新の状態が保たれます。
Dropbox Sign は、大規模企業と中小規模の企業の両方が、スムーズなセールス活動、強固なコンプライアンスとセキュリティ機能の最適なバランスを見つけられるようサポートすることを第一に考えています。
電子署名の導入で得られる大きなビジネス上のメリットを活用するには
成約までの時間を短縮し、成約率を上げるには、セールス活動のワークフローに電子署名を組み込むのが一番です。
印刷せずに PDF に署名したいとお考えですか？Dropbox Forms なら、これまで以上に簡単にできます。
電子署名をチーム内でスムーズに導入する方法についてはこちらをご覧ください。また、詳細をまとめた Dropbox Sign の e ブックをダウンロードしていただくと、電子署名をセールス チームに導入する際のさまざまな選択肢（CRM との連携を含む）、電子署名分野の主な競合他社との比較、電子署名ソリューションの検討にあたって確認しておきたい主要機能などを細かくチェックできます。
